Rechnungen stornieren/gutschreiben
(baut auf den Erläuterungen zur Rechnungserstellung auf; hier werden nur Unterschiede dargestellt)
1. Vorbelegung/Auswahl:
- es wird innerhalb des neuesten Rechnungsdatums die größte Rechn-Nummer vorbelegt
- wenn in der Benutzerauswahl Stornos/Gutschriften enthalten sind, werden diese überlesen; Rechnungen ohne Lieferscheine führen hingegen zu einer Fehlermaßnahme
- es erfolgt keine Prüfung auf Lizenz
- es gibt keine auswahlabhängigen Kopf-/Fußtexte
- Druckdateiname wird vorbelegt mit "Storno_..."
- "Belege rücksetzen" ist nur bei endgültigem Storno möglich
- Vorrang "Gutschrift" vor "Belege rücksetzen" ist eingebaut; wenn der Benutzer ersteres wählt, wird letzteres automatisch entfernt
- Es werden alle elektronischen Kunden/Händler bereitgestellt und geprüft (nicht nur diejenigen, für die unberechnete Lieferscheine existieren)
2. Prüfungen
beim Drücken von OK und vor der eigentlichen Verarbeitung erfolgen (gegenüber der Rechnungserstellung) zusätzliche Kontrollen:
- zusammenhängender Rechnungsnummernbereich muss vorliegen
- Lieferscheine zu allen Rechnungen müssen vorhanden sein
- keine unberechneten Lieferscheine zu diesen Rechnungen dürfen vorhanden sein
- keine Rechnung darf teilstorniert sein
- Barzahlerstatus muss einheitlich zwischen RAUSGANG und LSCHEIN sein
- bei "Belegnummer rücksetzen" darf keine Verbuchung erfolgt sein, Stornierung muß bis zur letzten RechNr (lt. Optionen) gehen; dabei werden die Nummernbereiche separat gehandhabt; es können zum Beispiel in einer ersten Aktion die letzten drei Barzahlerrechnungen storniert und rückgesetzt werden, dann in einer zweiten Aktion die letzten drei internen Rechnungen; es kann aber nicht beides in einer Aktionen vorgenommen werden, weil die Rechnungsnummernbereiche in der Regel nicht zusammenhängen. Das Rücksetzen ist nicht bei Gutschriften möglich und nur bei endgültiger Verarbeitung.
3. Auswahl einer Rechnung: Beim Betätigen von F3 in einem der beiden Rechnungs-Nummernfelder öffnet sich das Rechnungs-Such-Fenster.
4. Funktion: Das Programm erzeugt ein Dokument. Bei endgültiger Verarbeitung (im Gegensatz zum Entwurf) werden ein Beleg-Datensatz und Buchungsdaten erzeugt. Es werden Kopien der bisher gesperrten Lieferscheine mit allen Daten für Archivierungszwecke und für eventuelle Auswertungen gespeichert. Die Lieferscheine selbst werden zur Datenänderung freigegeben. Die stornierte Rechnung wird mit dem Häkchen "bezahlt" und zugehörigem Datum versehen.
Abhängig von Optionen - Druckeinstellungen können elektronische Belege erzeugt werden. Falls in einem Lauf nur elektronische Dokumente entstehen, entfällt die Druckdatei.
Ausnahme: Das Häkchen "Belegnummer rücksetzen" verhindert das Erzeugen des Beleg-Datensatzes (nicht aber des Dokuments) und der Buchungen. Der vorhandene Rechnungsdatensatz und die vorhandenen Buchungssätze der zu stornierenden Rechnung werden gelöscht. Die letzte verwendete Rechnungsnummer - in den Optionen sichtbar - wird rückgesetzt. Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, deaktiviert das Programm automatisch das eventuelle Versenden elektronischer Dokumente; alle Dokumente werden in der Druckdatei erzeugt.
5. Alternative Arbeitsweise
Stornos/Gutschriften können entgegen der Erzeugung aus Lieferscheinen alternativ auch aus dem Dokument erzeugt werden. Im ersten Fall durchläuft das Programm - wie oben schon angedeutet - alle Lieferscheine, die zur Rechnung gehören, und ermittelt aus den Lieferscheinen und aus den Stammdaten das Storno/die Gutschrift auf ähnliche Weise, wie es vordem für die Rechnung geschehen ist. Geänderte Stammdaten oder Änderungen in den Optionen können deshalb Unterschiede zwischen Rechnung und Storno/Gutschrift bewirken. Der alternative Weg geht von der vorhandenen Rechnung aus. Der Rechnungsausgangssatz des Stornos/der Gutschrift und die Buchungen werden aus den Datensätzen der Rechnung durch Vorzeichenumkehr erstellt. Beachten Sie, dass die Buchungssätze der Rechnung für diese Konstellation keinesfalls nach der Übergabe an die Finanzbuchhaltung gelöscht werden dürfen. Das Storno-/Gutschriftsdokument wird aus dem Rechnungsdokument erzeugt, indem bestimmte Passagen gelöscht / geändert / zugefügt werden. Für die Änderungen am Druckdokument bestehen engere Einschränkungen als bei der Formulargestaltung für das Erzeugen aus Lieferscheinen. Es können beispielsweise Klartexte ersetzt werden, wie "Rechnung" durch "Storno". Die Rechnungsnummer/das Rechnungsdatum kann entfernt werden und durch Nummer/Datum des Stornos/der Gutschrift ersetzt werden. Die Änderungen müssen im Formular explizit definiert sein. Einzelheiten sind unter Formulare, Storno aus Dokument, beschrieben.
Die Option "aus Dokument" ist deaktiviert, wenn das Formular für diese Methode noch nicht eingerichtet ist.
Es ist nicht möglich, den Kopf-/Fusstext der Rechnung durch einen anderen Kopf-Fuss-Text aus dem Stornieren-Fenster zu ersetzen. Es besteht aber die Möglichkeit, einen Kopf- und einen Fusstext am Beginn bzw. am Ende des Dokuments einzuschieben, zum Beispiel um dem Empfänger einen Grund für das Stornieren mitzuteilen. Insofern besteht ein funktioneller Unterschied bei diesen Texten zwischen dem Stornieren aus Lieferscheinen und dem Stornieren aus dem Dokument. Die Einfügestellen sind bei der Formulargestaltung zu definieren. Das Programm verkleinert die erste beziehungsweise die letzte Seite ein wenig, damit der Text auf das Blatt passt.
Es werden weitgehend nur Daten aus dem Rechnungsausgang-Datensatz verwendet, mit nur geringen Ausnahmen. Das Kennzeichen "Interner Kunde" aus den mandatenspezifischen Geschäftspartnerdaten dient zum Einordnen der Belegnummer in einen eventuell definierten eigenen Nummernkreis. Zum Einordnen in einen eventuell definierten Barzahlernummernkreis wird die Zahlungsart im Rechnungsausgang benutzt. Das Statistikdatum ergibt sich aus dem Fremdkennzeichen des Lieferscheins, davon abhängig aus der eigenen oder fremden Produktgruppe im Artikel und aus der Statistikgrundlage der Produktgruppe.