EMail nachträglich versenden
Das Fenster dient dazu, E-Mails nachträglich zu versenden, wenn der originale Versand nicht erfolgreich war, sei es, dass Probleme in Ihrer E-Mail-Software, bei der Datenverbindung oder bei Ihrem Internetprovider vorlegen. Sie können die Funktion auch verwenden, wenn Sie nachträglich, nach dem Erstellen eines Papier-Dokumentes, noch entscheiden, dass ein Geschäftspartner das Dokument auch als E-Mail erhalten soll.
Sie wählen zunächst die zu versendende Dokumentenart aus. Diejenigen Dokumentenarten, für die der E-Mail-Versand in den Optionen nicht aktiviert ist, sind durch ein vorstehendes Minuszeichen gekennzeichnet; sie lassen sich nicht nachträglich versenden. Die Dokumentenart wirkt sich auch auf die Auswahl der Belege aus und auf die Auswahl der Formulare.
Durch die Auswahloption nur für Geschäftspartner und das zugehörige Auswahlfeld anstelle von alle Geschäftspartner können Sie den Versand auf einen bestimmten Geschäftspartner einschränken. Wenn Sie die Suche nach einem Geschäftspartner benutzen, so werden je nach Dokumentenart entweder die Kunden und Händler oder die Spediteure zur Auswahl angeboten. Wenn Sie versehentlich einen solchen Geschäftspartner eingeben oder auswählen, der nicht für den E-Mail-Versand vorgesehen ist, wird eine entsprechende Information angezeigt und der OK-Schalter deaktiviert. Der ausgewählte Geschäftspartner fungiert je nach Dokumentenart als Spediteur oder bei Kunden-Rechnungen/-Gutschriften/-Stornos als Kunde oder bei Händler-Rechnungen/-Gutschriften/-Stornos als Händler. Wenn Sie also einen Geschäftspartner auswählen, der in den ausgewählten Rechnungen nur als Kunde vorkommt, werden nur solche Dokumente versendet, die keinen Händler haben. Wenn Sie einen Geschäftspartner auswählen, der sowohl als Kunde als auch als Händler vorkommt, dann werden diejenigen Dokumente versendet, in denen der Geschäftspartner als Kunde vorkommt und die keinen Händler haben, und zusätzlich diejenigen Dokumente, in denen er als Händler vorkommt.
Das Formular dient nur dazu, einen individuellen Betreff und einen individuellen E-Mail-Inhalt festzulegen. Ohne Formular verwendet die Funktion nach dem Betätigen von OK und nach einer Warnung für beides einen kurzen Standard-Text. Individuelle Formulare je Geschäftspartner werden nicht verwendet. Die auswählbaren Formulare hängen von der zuvor gewählten Dokumentenart ab und gegebenenfalls von der Einstellung in den Optionen "gemeinsame Rechnungs-Storno-Formulare".
Im Feld Belegnummer von können Sie die Suchfunktion verwenden. Die Suchauswahl ist auf die jeweils gewünschte Dokumentenart und den eventuell gewünschten Geschäftspartner voreingestellt. Sie können diese Voreinstellungen aber im Suchfenster abschalten, um einen Überblick zu gewinnen. An dieser Stelle wird nicht danach eingeschränkt, ob der Geschäftspartner die Voraussetzungen zum E-Mail-Versand erfüllt. Die Filterung nach Kunde oder nach Händler erfolgt exakt nach der jeweiligen Spalte, nicht kombiniert wie oben beschrieben für den späteren Versand.
Die Felder Belegnummer bis und Datum von-bis sind nur aktiviert, wenn die Auswahloption mehrere anstelle von einen einzigen ausgewählt ist.
Das Häkchen incl. Austauschdatei ist nur aktiv und wirksam, wenn es sich um die Belegart "Rechnung" handelt und wenn zusätzlich die unter den Optionen eingestellte Versandart nicht "Mailbox" lautet. Weiterhin muss entweder ein einzelner Geschäftspartner ausgewählt sein, bei dem ein Austauschformat hinterlegt ist, oder es muss eine einzelne Rechnung ausgewählt sein, deren Kunde beziehungsweise Händler ein Austauschformat hat. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, dann wird die Austauschdatei erzeugt und in die zu versendende E-Mail aufgenommen.
Beim Betätigen von OK prüft das Programm die Syntax der betroffenen E-Mail-Adressen und bringt bei Verletzung eine Fehlerausschrift. Bei Auswahl mehrerer Dokumenten wird die Nummernspanne auf einen Maximalwert geprüft.
[Der Maximalwert ist auf 100 voreingestellt; er kann außerhalb der Oberfläche per SQL-Befehl abweichend konfiguriert werden, zum Beispiel so:
INSERT params (mandant,benutzer,parameter,inhalt) VALUES (1,4,'EMailNachversand_MaxSpanne','25')] Es sollen dabei keine doppelten Sätze in Tabelle PARAMS entstehen.
Dann zählt das Programm die betroffenen Dokumente, fordert noch eine Bestätigung von Ihnen und versendet dann die Dokumente per E-Mail. Betroffen sind solche Dokumente, die sowohl in der Belegnummer-Auswahlspanne liegen, als auch gegebenenfalls in der Datums-Auswahlspanne, als auch zur ausgewählten Dokumentenart gehören, als auch gegebenenfalls den ausgewählten Geschäftspartner haben, als auch ein gespeichertes Druckabbild enthalten, als auch einen Geschäftspartner haben, der sowohl das Häkchen "dieser Kunde erhält elektronische Rechnungen" oder "elektronische Frachtgutschriften an ..." besitzt, als auch eine gültige E-Mailadresse als Kunde beziehungsweise als Spediteur hat.
Bei der Verarbeitung erfolgen temporäre Meldungen und Einträge in das Protokoll, genauso wie beim erstmaligen Versenden der Dokumente.