Geschäftspartner verwalten
In diesem Fenster geben Sie alle Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Interessenten, Händler), und zwar mandantenübergreifend, ein. Ob ein hier angelegter Geschäftspartner im aktuell bearbeiteten Mandanten verwendbar ist, hängt davon ab, ob Sie den Schalter mandantenspezifische Informationen betätigen und im dortigen Fenster speichern.
In diesem Fenster geben Sie diejenigen Daten ein, die mandantenübergreifend gültig sind, hauptsächlich die Adressdaten.
Das Wort Kundennummer steht hier für den weniger üblichen Begriff "Nummer des Geschäftspartners". Ist die eingegebene Nummer schon vorhanden, so wird der dazugehörige Geschäftspartner angezeigt. Sie können dessen Daten sichten und gegebenenfalls ändern. Ist diese Nummer noch nicht vorhanden, so handelt es sich um einen neuen Geschäftspartner, dessen Daten Sie nun eingeben können.
Unter Firmencode sollten Sie die zum bequemen Suchen in Ihrem Hause geläufige Rufbezeichnung des Geschäftspartners eingeben.
Das Häkchen ungeprüft dient dazu, ungewollte Aktionen, wie das Erstellen von Rechnungen, zu verhindern, solange Sie nicht alle Daten des Geschäftspartners ausreichend geprüft haben. Wenn Sie Rechnungen erstellen wollen und Lieferscheine mit ungeprüften Kunden vorkommen, dann werden diese Kunden beim Öffnen des Fensters gleich angezeigt, zusammen mit Faktursperren.
Das Häkchen inaktiv blendet den Geschäftspartner bei der Suche mit Faste F3 oder mit dem Toolbar-Schalter in vielen Fenstern aus. Das dient einerseits dazu, die Menge der angezeigten Datensätze bei der Suche zu reduzieren, und andererseits dazu, nicht versehentlich veraltete Geschäftspartner zu verwenden. Durch Eingabe der Kundennummer kann man in den betroffenen Fenstern den Geschäftspartner trotzdem eingeben. Im Geschäftspartnerfenster können Sie während der Suche auf "auch inaktive" erweitern.
Die Felder Name 1 bzw. Name2 sind für die Bezeichnung innerhalb der Postanschrift vorgesehen.
Duplizieren der Adresse:
Bei der Ersteingabe eines Geschäftspartners werden die Felder Strasse, PLZ, Ort und Land aus der (Haus-)Adresse automatisch auf die gleichnamigen Felder der Versandadresse kopiert. Das geschieht nur solange, bis der Eingabe-Fokus zum ersten Mal eines der Versand-Adressfelder erreicht hat. Beim Ändern vorhandener Geschäftspartner wird grundsätzlich nicht dupliziert.
Postleitzahl-Ermittlung.
Wenn Sie die Ortsliste installiert haben, versucht das Programm nach Eingabe des Ortes und des Versandortes die zugehörige Postleitzahl zu ermitteln. Die Ortsliste, eine öffentliche Datei mit Informationen zu deutschen Orten und Postleitzahlen, kann mit dem Service-Tool installiert werden. Im Zyklus von mehreren Jahren werden aktualisierte Versionen der Ortsliste bereitgestellt. - Das Programm versucht die Postleitzahl auf mehreren Wegen zu ermitteln: nur aus dem Ort, aus Ort und Straße oder aus Ort, Straße und Hausnummer. Wenn bei einem der Versuche ein eindeutiger Treffer gefunden wird, ersetzt das Programm die Felder Postleitzahl und Ort durch die ermittelten Werte. Wenn es mehrere Treffer gibt, öffnet sich eine Auswahlliste, aus der Sie selbst den zutreffenden Eintrag auswählen können. Das Programm sucht den im Feld "Ort" eingegebenen Text sowohl in der Spalte "Ort" als auch in der Spalte "Ortsteil" der Ortsliste. Ort und Ortsteil werden im Ergebnis durch Bindestrich getrennt aneinandergefügt. Wenn Sie in der jeweiligen Land-Auswahl-ComboBox ein Land auswählen, das nicht Deutschland ist, wird die Postleitzahl-Ermittlung abgeschaltet.
Branche: Das Feld kann individuell belegt werden. Der Suchschalter hinter dem Eingabefeld ermöglicht die Auswahl aus allen bisher in der Datenbank vorhandenen Einträgen dieses Feldes.
Der Leitweg wird für die Übergabe von Rechnungen in elektronischer Form im Format X-Rechnung an öffentliche Verwaltungen benötigt.
Notiz: Hier können den Kunden betreffende, interne Bemerkungen hinterlegt werden.
Das Häkchen Privatperson deaktiviert das folgende Feld "UStID". Es kann zum Beispiel beim Datenexport oder bei Gestalten der Druckdokumente verwendet werden.
Das Häkchen ungeprüft wird automatisch bei denjenigen Geschäftspartnern gesetzt, die in der Anwendung CIB-Disposition angelegt werden und damit auch für die Fakturierung zur Verfügung stehen. Solange dieses Kennzeichen besteht, werden für den betreffenden Geschäftspartner keine Rechnungen erstellt. Beim Öffnen des Fensters "Rechnungserstellung" erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Durch diese Kennzeichnung wird erzwungen, dass die übernommenen Geschäftspartner vor der erstmaligen Rechnungserstellung mindestens ein Mal durch einen Benutzer der Fakturierung in Augenschein genommen werden.
Das Feld UStID (Umsatzsteuer-Nummer) wird vom Programm auf die syntaktische Richtigkeit überprüft, sobald Sie den Datensatz speichern möchten. Die UStID sind mit einer Prüfziffer gegen versehentliche Falscheingabe gesichert. Jedes Land hat jedoch eine eigene Berechnungsvorschrift. Bisher werden die Berechnungsvorschriften für folgende Länder vom Prüfalgorithmus unterstützt: Deutschland (DE), Niederlande (NL), Österreich (ATU), Polen (PL), Luxemburg(LU), Belgien (BE). Maßgeblich für die Anwendung der Prüfung sind die führenden Buchstaben in Großschreibung. Andersbeginnende UStID werden ohne Prüfung gespeichert. Beispiele für richtige Nummern (für Testzwecke) sind folgende:
für Deutschland: DE 111 111 117 und DE 136 695 976
für Niederlande: NL 111 111 110 und NL 123456782B12
für Österreich: ATU 1111 1116 und AT U 13585627
für Polen: PL 11111 11111 und PL 8567346215
für Luxemburg; LU 1111 1139 und LU 13669580
für Belgien: BE 111 111 124 und BE 136695962
für Frankreich: FR 44 111111118 und FR 83 404833048 und FR 91 434189163
Zur leichteren Lesbarkeit können Sie die Ziffernfolge nach eigenen Wünschen durch Leerzeichen auflockern; die Leerzeichen werden für die Prüfung ausgeblendet. Eine Beschreibung der Prüfziffern-Berechnung findet sich (Stand von 2014, seit 2007) im Internet unter http://www.pruefziffernberechnung.de/U/USt-IdNr.shtml. Die französische Prüfziffernberechnung ist unter http://fr.wikipedia.org/wiki/Code_Insee beschrieben. Französische UstID können auf vielen Internetseiten geprüft/ermittelt werden, z.B. auf folgenden: http://www.ebsoft.org/mambo/ressources/clefs.htm und http://www.tva-intra.fr und http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies und http://www.agecsa.com/expert_comptable_siret.html.
GLN ist die "Global Location Number", eine 13-stellige internationale Nummer zur Identifizierung von Standorten. In dieser Anwendung wird sie zum Beispiel anwenderseitig beim Export verwendet. Sie ist prüfzifferngesichert nach folgener Berechnungsmethode:
Die Ziffern werden im Wechsel mit 1 und 3 gewichtet; Die Summe muss durch 10 teilbar sein
Beispiele: 4 0 1 4 7 9 2 0 0 0 0 0 7 oder 4 3 3 3 8 9 9 0 0 1 9 5 4
4 +0 +1 +12 +7 +27 +2 +0 +0 +0 +0 +0 +7 = 60 4 +9 +3 +9 +8 +27 +9 +0 +0 +3 +9 +15 +4 = 100
Es kann gespeichert werden, wenn die Zahl 13-stellig ist. Eine Verletzung der Prüfziffernkontrolle wird durch eine gelbliche Warn-Einfärbung signalisiert.
Sie können die Anzeige von mandantenspezifischen Zusatzinformationen, rechts neben den Adressdaten, einblenden. Alternativ stehen hierfür derzeit [Stand vom September 2014] die Geschäftsbeziehungen (Kunden, Händler, Spediteur, ...) oder die Daten eines zugeordneten Händlers zur Auswahl. Die Anzeige können Sie im Fenster "Extras - Optionen - Eingabefenster" einschalten. Je nach Vorhandensein eines gemeinsamen Händlerdatensatzes oder mandantenweise verschiedener Händler sehen Sie die Händler-Daten in einem größeren Textfeld oder zeilenweise in einem Datengitter.
Unter der Registerkarte Kontakt können Sie zu jedem Geschäftspartner beliebig viele Kontakte = Ansprechpartner eingeben. Ein Kontakt besteht aus mehreren Klartextfeldern und einer Anrede im linken Teil der Kontakte-Struktur sowie zugehörigen untergeordneten Kontakteinträgen im rechten Teil der Struktur. Die Einträge im rechten Teil beziehen sich auf die jeweils ausgewählte Zeile im linken Teil.
Das Feld Bezeichnung kann den Namen eines Mitarbeiters oder auch eine Sammelbezeichnung wie zum Beispiel "geschäftlich" beinhalten. Falls Sie die Bezeichnung leer lassen, wird sie beim Speichern des Datensatzes automatisch aus den folgenden Feldern belegt. In den folgenden Feldern können Sie die Anrede auswählen und Titel, Vorname, Nachname und Position eingeben. Die Position ist für die betriebliche Funktion der Person vorgesehen, wie "Geschäftsführer" oder "Buchhalter" oder "Sekretärin". Die untergeordneten Kontakteinträge enthalten jeweils eine Kategorie und den zugehörigen Inhalt. Als Kategorie können Sie aus den vier fest vorgegebenen Kategorien Telefon, Fax, EMail und Handy auswählen. Dazu können Sie nach eigenen Vorstellungen weitere Kategorien zufügen. Das Textfeld nach der Kategorie ist für die Telefon- oder Faxnummer oder EMail-Adresse bestimmt. Bei Einträgen mit der Kategorie EMail können Sie das Häkchen "keine Serien-Mail" setzen, um diese E-Mail-Adresse aus Serien-Versand-Aktionen auszuschließen. Sie können zu einem Kontakt mehrere Einträge mit derselben Kategorie anlegen; das hat nur dann Sinn, wenn sich der Inhalt des Eintrages (zum Beispiel die Rufnummer) unterscheidet.
Kategorien lassen sich im rechten Teil durch rechten Mausklick auf die Überschrift zufügen/ändern/löschen, soweit es sich nicht um die fest vorgegebenen Standard-Kategorien handelt. Beachten Sie, dass sich die Kategorien auf alle Geschäftspartner beziehen, die Kontakte mit deren Einträgen hingegen auf den jeweils bearbeiteten Geschäftspartner.
Im linken Teil der Struktur lassen sich per rechtem Mausklick auf die Überschrift Spalten ein-/ausblenden.
Registerkarte Personen
Sie wurde von den Anwendern nicht benutzt und ist deshalb Mitte 2012 entfallen.
Registerkarte Versicherung
Um eine firmen-/mandantenübergreifende Information zum Versicherungsvertrag eines Geschäftspartners zu hinterlegen, kann hier eine Vertragsnummer und der entsprechende, versicherte Betrag (in EUR ohne Dezimale), sowie das Datum des gültigen Vertrags hinterlegt werden. Diese Einträge dienen (bisher) ausschließlich zur Information.
Achtung: unterscheiden Sie hiervon die gleichnamige Registerkarte unter mandantenabhängigen Geschäftspartnerdaten