Agentur

Bei der Agenturabrechnung handelt es sich um eine spezielle Weiterverrechnung von Rechnungen. In die Abrechnung gehen nur solche Rechnungen ein, die mit einer Rechnungsgruppe versehen sind. Voraussetzung hierfür ist das Häkchen "Rechnungen einzeln je Rechnungsgruppe" in den Optionen - Druckeinstellungen vor dem Erzeugen der Rechnungen. - Es kann zusätzlich ein separater Mandant verwendet werden, der die Agentur repräsentiert, in den folgenden Darstellungen als "TBA" bezeichnet. In diesem Mandanten gibt es keine Agenturprotokolle/Agenturabrechnungen.

Die wesentlichsten Schritte dabei sind das Agentur-Protokoll und die Agentur-Abrechnung.

Es gibt drei Versionen. Die gewünschte Version wird in den Optionen - Fakturierung eingestellt. Die Versionen unterscheiden sich in folgenden wesentlichen Punkten:
  • Die erste Version 'P' ermittelt die Provision aus der Produktgruppe, die zweite Version 'S' berücksichtigt zusätzlich die Provision aus Sonderkonditionen, die dritte Version 'W' ermittelt die Provision aus dem Werk.
  • Das Protokoll wird in Version 'P' nach Buchungsmonat, in den anderen Versionen nach einer Buchungs-Datumsspanne (dekadenweise) erstellt. Das Buchungsdatum spielt in allen Versionen eine wesentliche Rolle für die Eingrenzung der Rechnungen.
  • In Version 'P' gehen in das Protokoll nur Rechnungen ein, die schon an die Buchhaltung übergeben worden sind, in den anderen Versionen gehen alle noch nicht protokollierten Rechnungen ein.
  • In Version 'P' werden im Protokoll die echten Lieferscheinmengen ausgegeben, in den anderen Versionen hingegen die statistischen Produktionsmengen.
  • In Version 'P' entsteht bei einem Lauf eine einzige Agenturabrechnung über alle betroffenen Werke. In den anderen Versionen entsteht eine Agenturabrechnung je Werk (mit einer später behandelten Einschränkung), also in der Regel mehrere Dokumente.
  • Die Agenturabrechnung ist in Version 'P' an einen fest im Formular vorgegebenen Adressaten gerichtet. In den anderen Versionen ergibt sich der Adressat aus einem Geschäftspartner, der im Werk über die KreditorNr definiert ist.
  • In Version 'P' werden nur die Provisionssätze aus den Produktgruppen verwendet. In Version 'S' werden neben der Provision aus den Produktgruppen auch abweichende Provisionssätze aus Baustellen/Sonderkonditionen berücksichtigt. In Version 'W' wird die Provision aus dem Werk verwendet und es werden abweichende Provisionssätze aus Baustellen/Sonderkonditionen berücksichtigt.
  • Der Provisionssatz bezieht sich in Version 'P' auf den Bruttobetrag der Rechnungen, in den den anderen Versionen auf den Nettobetrag.

Die Funktion Agentur-Protokoll erzeugt aus den vorhandenen und noch nicht agenturmäßig verarbeiteten Rechnungen sogenannte "Protokolle" und zu jedem Protokoll einen Buchungssatz, dessen Konto aus dem Werk stammt.

Die Funktion Agentur-Abrechnung erzeugt aus den vorhandenen und noch nicht abgerechneten Agentur-Protokollen eine neue Abrechnung. Dabei entsteht in Version 'P' ein (einziges) Dokument, ind den anderen Versionen entsteht ein Dokument je Werk, auf dem unter anderem die Provision ausgewiesen ist. Je Dokument wird ein Buchungssatz erzeugt. Die Provisionsprozentsätze werden aus den Produktgruppen entnommen, wobei die Rechnungsgruppen der betroffenen Rechnungen als Produktgruppen gelten.

Die Funktion "Nachdrucken" erstellt das Dokument neu aus dem gespeicherten Druckabbild. Für das Nachdrucken von Protokollen können Sie eine Spanne auswählen, für den Nachdruck einer Provisions-Abrechnung ist nur jeweils ein einzelnes Dokument vorgesehen.

Die Funktion "Löschen" für Protokolle entfernt die Agentur-Nummern einer oder mehrerer Protokoll aus den Rechnungsausgangssätzen und löscht die zugehörigen Buchungen. Bei Buchungen der zugehörigen Rechnungen werden - soweit sie gesetzt sind - die Übergabekennzeichen rückgesetzt. Das Agenturprotokoll kann dann neu erstellt werden.
Die Funktion "Löschen" für eine Provisionsabrechnung entfernt diese eine Provisionsabrechnung und deren Buchung. Das Verarbeitungskennzeichen der betroffenen Protokolle wird rückgesetzt. Die Provisionsabrechnung kann dann neu erstellt werden.
In beiden Fällen führt das Programm im ersten Schritt eine Prüfung durch und zeigt Kontrollinformationen an. Lesen und beachten Sie diese Informationen sehr genau und entscheiden Sie dann, ob Sie das eigentliche Löschen veranlassen wollen.

Die Funktion Agentur - Fibu-Übergabe übergibt die Buchungen zu Abrechnungen. Unterscheiden Sie hiervon die Buchungen zu Rechnungen/Gutschriften/Stornos mit den zugehörigen Protokollbuchungen: diese erfolgen wie üblich über das Menü Buchhaltung - Fibu-Übergabe in Format Nemetschek, beziehungsweise in demjenigen Mandanten, der die Agentur darstellt, im Format "Nemetschek TBA".

Das Fenster Konten und Kostenstellen kann von der Fibu-Übergabe aus aufgerufen werden. Die eingestellten Konten dienen zur Fibu-Übergabe. Die Konten werden außerdem auf den Agenturabrechnungen ausgewiesen und müssen deshalb schon vor dem Erstellen der Agenturabrechnungen eingegeben werden.

Hinweis auf Fehlerquellen:
- Wenn versehentlich zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung keine Rechnungsgruppe in einem Lieferschein steht, dann lässt sich die Rechnung nicht in ein Agenturprotokoll aufnehmen. Es gibt allerdings eine Korrekturmöglichkeit über den Menüpunkt Rechnungsgruppe anpassen, um nachträglich - ohne die Rechnung stornieren zu müssen - die Rechnungsgruppe anzupassen.
- Wenn eine Rechnung und ein dazugehöriges Storno unmittelbar nacheinander erstellt werden und dann gemeinsam in ein Agenturprotokoll eingehen, dann wird die Summe Null, man sieht keinen Betrag. Das kann unerwünscht sein. Um das nachträglich zu umgehen, kann man notfalls mit einem SQL-Werkzeug beim Storno temporär eine Agenturnummer eintragen, dann das Protokoll für die Rechnung erzeugen und dann die Agenturnummer wieder entfernen, um auch für das Storno das Protokoll zu erzeugen.
Bamberg