E-Mail-Passagen

Zum Versand von E-Mails werden zwei besondere Labels verwendet, nämlich:
- MAIL_BETREFF - nur die erste Zeile dieses Labels wird als Betreffzeile verwendet, der Rest des Labels wird ignoriert; wenn es nicht definiert ist, dann verwendet die Anwendung als Standard "Rechnung [DOKUNR]"
- MAIL_INHALT - viele Zeilen sind verwendbar; Leerzeilen am Ende werden ignoriert; Standard ist "In der Anlage erhalten Sie die Rechnung [DOKUNR]."
Diese Labels werden in der Regel in demselben Formular verwendet, mit dem auch das Dokument erzeugt wird. Beim nachträglichen E-Mail-Versand könnte theoretisch auch ein anderes Formular mit nur diesen beiden Labels verwendet werden; das wird aber in der Regel keinen Vorteil haben. Auch beim nachträglichen E-Mail-Versand wird in der Regel das vorhandene Formular ausreichen.
Sie sind - wenn alle anderen Voraussetzungen zum E-Mail-Versand erfüllt sind - beim Versand von Rechnungen, Stornos und Gutschriften, einschließlich Gutschriften aus Vergütung und Frachtgutschriften verwendbar.

Zu Gestaltung ist der Unterschied Text- oder Html-Format zu beachten. Diese Gestaltungsart muss zur Einstellung in den Optionen - Druckereinstellungen passen. Beim Html-Format sind Textauszeichnungen (Unterstreichungen, Kursiv-/Fettschrift, Schriftarten) möglich; es können auch Bilder eingebettet werden. Die Labels müssen dann aber in html-Syntax gestaltet werden; dazu sind entsprechende Kenntnisse erforderlich. Unter anderem müssen Zeilenwechsel explizit angewiesen werden, in der Regel mit <br>.

In diesen E-Mail-Labels sind folgende Ersatzausdrücke vorgesehen:
  • Standard-Variable, wie unter Formulargestaltung aufgeführt. Das sind (wiederholt) folgende: MAND_ID, MAND_BEZ, MAND_NAME, MAND_ORT, MAND_PLZ, MAND_STRASSE, UHRZEIT, WAEHRUNG, USER_NR, USER_NAME, BEN_VORNAME, BEN_NACHNAME, BEN_TEL, BEN_PLZ, BEN_ORT, BEN_STRASSE, BEN_ANREDE, BEN_ABTEILUNG, BEN_STATUS, BEN_POSITION, BEN_FAX, BEN_EMAIL, BEN_MOBIL, BEN_MOBIL
  • in der Kategorie Ersatzausdr unter selbstgewählem Namen definierte Ausdrücke, die sich abhängig von der Belegart beziehungsweise abhängig vom Mandanten einstellen lassen
  • weitere Ersatzausdrücke: BELART (=Belegart: R/G/S/V), DOKUNR, DOKUDATUM (=Dokument-Nr und -Datum), BETRAG_BRUTTO, SKFAEHIG (=skontierfähiger Betrag), SKPROZ (=Skonto-Prozentsatz), RBETRAG (=Rechnungsbetrag, identisch zu BETRAG_BRUTTO, aus historischen Gründen doppelt definiert), SKBETRAG (=unter Abzug des Skontos zu zahlender Betrag, also RBETRAG minus SKTAT), SKTAT (=Betrag des Skontos), SKNETTO (=Nettoanteil aus SKTAT), NETTODATUM (=Fälligkeitsdatum), SKONTODATUM (=Frist für Bezahlung abzüglich Skonto)

Beim Nachversand gelten nur die bisher genannten Ausgabevariablen. Beim E-Mail-Versand im Zusammenhang mit dem Erzeugen von Dokumenten sind zwar noch die Datenfelder/Ausgabevariablen vom Ende der Rechnung, des Stornos oder der Gutschrift verfügbar. Deren Verwendung ist aber dann nicht sinnvoll, wenn dasselbe Formular auch zum E-Mail-Nachversand verwendet werden soll. Nur für Rechnungen gibt es aus historischen Gründen auch noch RENUMMER und REDATUM.
Bamberg