Überweisungen SEPA

Diese Überweisungen sind das Gegenstück zu SEPA-Lastschriften. Wenn Gutschriften oder Stornos erstellt wurden, dann kann mit diesem Fenster eine SEPA-Datei erzeugt werden, um dem Kunden den entsprechenden Betrag zurückzuerstatten. Es können auch neue Rechnungen je Kunde gegen diese Gutschriften/Stornos verrechnet werden, solange ein positiver Betrag zum Überweisen bestehen bleibt.

Falls Sie bisher mit das Fenster "Lastschrift SEPA" verwendet haben und gewohnt sind, dann beachten Sie folgende Unterschiede:
  • Hier entsteht bei einem Programmlauf eine einzige SEPA-Datei. Der Dateiname enthält das Tagesdatum. Falls schon Dateien von demselben Datum existieren, wird durch Folgeziffern weiter unterschieden.
  • Hier werden keine separaten Benachrichtigungen erzeugt.
  • Hier werden Gutschriften/Stornos/Rechnungen nicht automatisch selektiert.
  • Diese Funktion kann ohne BIC verwendet werden.
  • Der Umfang der einzulesenden Daten kann bei Kenntnis der SQL-Syntax konfiguriert werden.

Der offizielle SEPA-Zeichensatz umfasst Buchstaben ohne Umlaute und ohne ß, Ziffern, das Leerzeichen und die folgenden 10 Zeichen ':?,-(+.)/ . Dabei ist der Schrägstrich als erstes und letztes Zeichen eines Datenfelds und doppelt nacheinander verboten. Wenn andere Zeichen zum Beispiel im Namen des Kunden vorkommen, ersetzt das Programm die unzulässigen Zeichen durch Leerzeichen. Falls Ihre Bank-Software weitere Zeichen nicht akzeptiert, dann können Sie diese Zeichen im Fenster "Lastschriften SEPA" als auszuschließende Zeichen definieren; die dortige Definition wird von diesem Fenster mitverwendet; wenn dort eingestellte Zeichen in den Daten vorkommen, werden sie ebenfalls in der SEPA-Datei durch Leerzeichen ersetzt.

Um die Anzahl Buchungen gering zu halten, werden Gutschriften, Stornos und Rechnungen je Kunde zusammengefasst.

Die Länge des Namens ist auf 70 Zeichen beschränkt; zu lange Namen werden abgeschnitten.

Es wird nur die Währung EUR verwendet.

Das SEPA-Format bietet eine Referenzierung je Datei, Fälligkeitsdatum und Datensatz an. Um diese Möglichkeit zu nutzen, nummeriert das Programm je Programmlauf und je Kunde. Daraus entsteht die mehrteilige Identifikationsnummer, die in der SEPA-Datei enthalten ist, die auf der Liste ausgewiesen wird und die der Kunde für eventuelle Rückfragen einst auf seinen Kontoauszügen ersehen kann.

Für den Zahlungsgrund stehen 140 Zeichen zur Verfügung. Das Programm übermittelt im Zahlungsgrund die Gutschrifts-/Storno-/Rechnungsnummer, den Bruttobetrag, das Skonto und den Überweisungsbetrag, wenn kein Skonto vorliegt entfallen zwei Angaben. Der Platz reicht je nach Stelligkeiten für 2 bis vier Gutschriften/Stornos/Rechnungen. Wenn der Platz nicht genügt, dann kürzt das Programm diese Daten zusätzlich, indem die Skontierungsangaben und bei Bedarf auch die Beträge weggelassen werden. Im Extremfall werden auch die Rechnungsnummern gekürzt.

Das Einreichdatum darf frühestens 1 Tag vor dem Zeitpunk liegen liegen, an dem Sie die Datei einreichen.

Als Voraussetzung muss für jeden betroffenen Kunden eine IBAN (internationales Konto, max. 34-stellig) hinterlegt sein. Für Ihr eigenes Konto benötigen Sie natürlich auch eine IBAN.

Laut SEPA-Standard ist die BIC (die internationale Bankidentifizierung) nicht mehr nötig. Wenn Sie im Fenster Ihre eigene BIC nicht einstellen, dann wird eine SEPA-Datei sowohl ohne Ihre eigene BIC als auch ohne die BIC der betroffenen Kunden erzeugt. Wenn Ihre Bank-Software die BIC-lose SEPA-Dateien nicht unterstützt, dann müssen Sie die BIC der betroffenen Kunden unter den Geschäftspartnerdaten syntaktisch richtig eintragen und Ihre eigenen BIC im Fenster eingeben. In diesem Fall prüft die Anwendung die Syntax aller BIC und bricht bei Verletzung mit einer Fehlermeldung ab. Die Syntax der entstehenden SEPA-Datei weicht zwischen den Versionen ohne und mit BIC geringfügig ab.

Spaltenbreiten und Schriftgröße für die Tabelle können Sie wie in anderen Fenstern anpassen.

Durch Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung (anfangs nach Rechnungsnummern) ändern. Die letzte angeklickte Spalte ist das höchste Sortierkriterium; die anderen bisher geklickten Spalten bleiben als untergeordnete Sortierkriterien bestehen, bis sie sich wiederholen oder bis Sie beim Klick gleichzeitig die Großschalttaste oder die Steuerungstaste drücken. Die aktuelle Sortierung wird im schreibgeschützten Feld angezeigt. Beim Unsortieren bleibt die bisherige Markierung erhalten.

Zum Einlesen der zu bearbeitenden Gutschriften/Stornos/Rechnungen gibt es einen SQL-Standardbehl. Er liest Rechnungsausgangs-Dokumente unter folgenden Bedingungen :
  • für die Belegarten (1=GU)=Gutschriften aus Rechnung, (3=SG)=Gutschriften aus Vergütung, (2=ST)=Stornos aus Rechnung, (6=SV)=Stornos aus Vergütung, (0=Re)=Rechnungen.
  • Die Dokumente dürfen nicht bezahlt und nicht überwiesen/eingezogen worden sein.
  • Die Geschäftspartner (Kunde oder Händler) müssen eine zugeordnete Bank mit 8- oder 11-stelliger BIC haben,
  • Die Geschäftspartner-IBAN muss mindetens 10 Stellen lang sein,
  • Die Zahlungsart muss "Überweisung" sein.
Je nachdem, ob es sich um Händler-Rechnungen oder um Kunden-Rechnungen handelt, werden die Bankdaten des Händlers oder des Kunden verwendet. Vom Programmcode werden die Vorzeichen der Beträge gedreht, weil zum Beispiel der Betrag einer Gutschrift im Rechnungsausgang negativ ist, in der Überweisung aber ein positiver Betrag stehen muss.

Sie können den Einlese-Befehl konfigurieren. Das ist sinnvoll, weil sich zum Zeitpunkt der Entwicklung nicht mit Sicherheit voraussagen lässt, welcher Datenumfang konkret bei Ihnen sinnvoll ist. Zum Konfigurieren sind SQL-Kenntnisse nötig. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Software-Entwickler, das Computer Institut Bamberg. Um zu konfigurieren drücken Sie die Strg- oder die Groß-Taste, während Sie mit der Maus auf den Einlese-Schalter klicken. Durch das Konfigurieren können Sie zum Beispiel folgende Effekte erreichen:
  • Einschränkung auf Gutschriften/Stornos, Ausschließen von Rechnungen
  • Eingrenzung auf eine Datumsspanne, zum Beispiel auf Dokumente des laufenden Monats/Jahres
  • Eingrenzung auf einen Kundennummernbereich
  • Einschänkung auf einen Mindestbetrag
  • Einlesen unabhängig vom Vorhandensein einer Bank (da die BIC nicht zwingend benötigt wird)
  • Einlesen unabhängig von der Zahlungsart des Kunden (da die Zahlungsart des Dokuments davon abweichend sein kann)
  • Skonto ignorieren, durch Zuweisung "BRUTTO AS BETRAG_1"
  • zusätzliches Datenfeld zufügen, um es in die Druckliste aufzunehmen
Die Pflichtfelder müssen beim Konfigurieren erhalten bleiben; der Befehl muss syntaktisch fehlerfrei bleiben.

Aus den angezeigten Datensätzen wählen Sie durch Selektieren diejenigen aus, die Sie überweisen wollen, in der Regel durch zusätzliches Benutzen der Strg- oder der Groß-Taste. Nach jeder Veränderung der Selektion prüft das Programm, ob die Summe aller Beträge je Kunde/Händler größer als Null ist. Nur dann wird der Schalter Verarbeiten aktiviert. Wenn der Schalter deaktiviert ist, sehen Sie als Tooltipp (Sprechblase am Mauszeiger) über dem Schalter diejenige Kundennummer(n) mit unzulässigem Betrag.

Im Entwurfsmodus wird in der Regel nur das Druckdokument erzeugt, es wird keine SEPA-Datei erzeugt und es erfolgt keine weitere Verarbeitung der Daten. Es gibt aber eine Zusatzoption: Wenn Sie beim Betätigen von OK gleichzeitig die Strg- oder die Großschalttaste drücken, dann erzeugt das Programm trotzdem die SEPA-Datei als Demonstration. Es kommt eine diesbezügliche Warnung; Sie sollten die Demo-SEPA-Datei so bald wie möglichst wieder löschen, um ein versehentliches Einreichen bei der Bank zu vermeiden.

Nach der endgültigen Verarbeitung werden zur Kennzeichnung in den betroffenen Gutschriften/Stornos/Rechnungen die Häkchen "DTA erfolgt" und "bezaht" gesetzt. Diese Häkchen sind im Fenster "Rechnungsausgang" sichtbar/kontollierbar.
Bamberg