Datenexport

Die Funktion dient zur Übergabe von Daten aus der Beton.NET-Datenbank an andere Anwendungen, zum Beispiel an eine Steuerungsanlage oder an eine Buchhaltung. Es gibt mehrere Export-Kategorien, zur Zeit Kunden, Baustellen, Lieferscheine und Rechnungen. Die zu verwendenden Formate je Kategorie sind einzeln vorbereitet und aus Combo-Boxen auswählbar. Es gibt zum Beispiel für die vier vorhandenen Kategorien je ein Standard-Export-Format. Andere Formate werden bei Bedarf zugefügt.
Die Formatdefinitionen müssen am Server in einer Datei namens "Export.def" im Programmverzeichnis hinterlegt sein. Diese Definitionen sind unabhängig vom Programm änderbar. Es wird jedoch empfohlen, solche Änderungen/Erweiterungen nur in Abstimmung mit dem Programmentwickler CIB-Bamberg vorzunehmen. Einzelheiten zur Syntax der Def-Datei stehen weiter unten.

Die Auswahlspannen und das verwendete Format werden vom Programm je Export-Kategorie und je Benutzer separat gespeichert. Als "von-Änderungszeitpunkt" wird derjenige vorgeschlagen, der beim vorhergehenden Export der "bis-Änderungszeitpunkt" war; er wird in Minutengenauigkeit verwendet und bezieht sich auf denjenigen Zeitpunkt, an dem ein Datensatz erstellt oder letztmals geändert wurde. Sie sehen diesen Zeitpunkt beim Bearbeiten von Stammdaten in der Statuszeile des Beton-NET-Hauptfensters unter "Letzte Änderung". Analog wird das vormalige "bis-Lieferscheindatum" zum neuen "von-Lieferscheindatum". Beim Export von Kundendaten wird das Änderungsdatum der Kommunikationsdaten (Telefon und Fax) nicht in die Prüfung einbezogen; es werden nur diejenigen Geschäftspartner exportiert, deren Mandantendaten angelegt sind und die mindestens eines der ausgewählten Häkchen "Kunde" oder "Händler" oder "Interessent" haben.
Falls ein Kunde keine Debitoren-Zahlungsbedingungen hat, werden im Ausgabesatz die Standardzahlungsbedingungen ausgegeben.

In den Dateinamen sind Ersatzausdrücke zulässig. Sie werden in eckigen Klammern eingeschlossen, in einem Fall auch in Dollarzeichen. Es handelt sich um dieselben Ersatzausdrücke, die auch in Dateinamen innerhalb der Exportdefinitionen (in Datei Export.def) verwendet werden können. Sie sind weiter unten aufgelistet.

Die Einstellung exportierte Lieferscheine löschen bewirkt nach erfolgreichem Export von mindestens einem Lieferschein eine Sicherheitsabfrage und das Löschen der betroffenen Lieferscheine in der Datenbank. Das Löschen ist bei Auswahl auch berechneter Lieferscheine nicht zulässig.

Die Einstellung Gutschriften auch berücksichtigen bewirkt, dass auch Vergütungen exportiert werden in der Export-Datei erscheinen zuerst alle Lieferscheine anschliessend alle Vergütungen. Vergütungen exportieren ohne Lieferscheine ist nicht möglich.
Je nach gewähltem Exportformat können zusätzliche Auswahl- oder Eingabefelder erforderlich werden, die dann im rechten Teil des Fensters erscheinen. Die zu erzeugende Zieldatei am Client geben Sie im entsprechenden Datenfeld ein oder Sie wählen sie mit dem Auswahlschalter aus.

Der Bezug Anlagezeit statt LS-Datum ist vor allem für den automatischen Lieferschein-Export interessant, kann aber auch bei direktem Export verwendet werden. Der Anlagezeitpunkt eines Lieferscheins ist im Lieferscheinfenster unter der Historie sichtbar; er enthält Datum und Uhrzeit. Das Anlage-Datum eines Lieferscheins kann vom Lieferschein-Datum abweichen. Wenn Sie den Bezug auf die Anlagezeit verwenden, dann wird das eingegebene Bis-Datum intern (für Sie unsichtbar) bis zum Folgetag 0 Uhr verlängert, damit die Auswahlspanne alle Lieferscheine mit Anlagedatum des Bis-Datum bis einschließlich 23:59 Uhr umfasst.

Wenn dieses Fenster zum Export von Rechnungen vom Fenster "Fibu-Übergabe" aus geöffnet wurde, dann werden sowohl die Eingabemöglichkeiten für Kunden, Baustellen und Lieferscheine verhindert als auch die Auswahldaten für Rechnungen (Rechnungsnummern, Datum und Kundennummern) gesperrt und der Export wird ohne weiteres Zutun für die gerade an die Fibu übergebenen Rechnungen sofort ausgelöst. Nur wenn Fehler auftreten, haben Sie die Möglichkeit, einzugreifen. Neben den automatisch vorbelegten Nummernbereichen wird die Liste der Belegnummern der vorausgegangenen Fibu-Übergabe beachtet. Daher können Unterschiede gegenüber dem expliziten Aufruf des Exportfensters bestehen, zum Beispiel durch eingeschränkte Belegarten (wie Frachtgutschriften) oder durch das Buchungsdatum. Einschränkungen individueller Fibu-Formate gehen dabei in der Regel nicht ein; es können Rechnungen exportiert werden, die zum Beispiel durch FibuExport-Def-Einstellungen übergangen werden. Es wird aber die Einschränkung der Kundennummer im Fibu-Übergabeformat Nevaris_BH beachtet. Es werden keine Auswahldaten zur späteren Vorbelegung gespeichert.

Die Funktion automatischer Export dient zum kontinuierlichen Erzeugen der Exportdaten am Server, ohne dass Sie jeden Exportvorgang einzeln auslösen. Falls bereits ein automatischer Export in der betreffenden Kategorie läuft, wird ein Ausführungssymbol auf dem Schalter angezeigt. Falls ein automatischer Export einen Fehler verursacht hat, wird ein Warnsymbol angezeigt. Dieser Schalter ist deaktiviert in der Kategorie "Rechnungen" und dann, wenn es weder laufende Exportaufträge gibt noch die Einstellungen für einen neuen Exportauftrag richtig/vollständig sind.
Zum Starten/Beenden der automatischen Exportaufträge öffnet sich das separate Fenster Automatischer Export.

Zusätzliche Optionen / Besonderheiten im Kunden-Export-Format Arriba:
Die Daten werden zwar in eine Datenbank übergeben, trotzdem ist ein Dateiname erforderlich, unter dem die auszuführende Befehlsfolge erzeugt und zwischengespeichert wird. Nachdem die Übergabedatei mit der an die Oracle-Datenbank zu übergebenden Befehlsfolge erzeugt wurde, baut das Programm Beton.NET-Server die Verbindung zu dieser Oracle-Datenbank auf. Dazu werden diejenigen Datenbankverbindungsinformationen (Datenbankname, Benutzer und Kennwort) verwendet, die bei der Übergabe an die Buchhaltung (über den separaten Menüpunkt) einstellbar sind.
Anstelle der Mandantennummer wird die abweichende Mandantennummer verwendet, die ebenfalls bei der Übergabe an die Buchhaltung einstellbar ist.

- Das Häkchen Hausanschrift verwenden bewirkt die Übergabe der Felder Straße, PLZ und Ort aus der Hausanschrift anstelle der Versandanschrift.
- Das Häkchen Sperre ignorieren bezieht sich auf das BETON.NET-Feld LIEFERSPERRE (mit dem Wertevorrat Sperre allgemein, Mahnbescheid, Konkurs, Limit überschritten u.s.w.), entsprechend dem Arriba-Feld SPERRE. Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird stets der Wert "0" übergeben.
- Das Häkchen Sperrkz/Bonität ignorieren bezieht sich auf das in BETON.NET und in Arriba gleichnamige Feld BONITAET. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird dieses Feld nicht mit übergeben, im INSERT-Befehl also nicht verwendet.
- Das Häkchen dreizeilige Adresse ändert die Zuordnung der folgenden Felder zwischen dem Beton.NET-Format (grün dargestellt) und dem Arriba-Format:
Arriba-Feld
KURZBEZEICHNUNGBEZEICHNUNG1BEZEICHNUNG2
NormalfallNULLFIRMENCODENAME2
3-zeiligFIRMENCODENAME1NAME2
In beiden Fällen kommt zusätzlich das Beton.NET-Feld NAME1 in das Arriba-Feld NAMEFIRMA und das Beton.NET-Feld NAME2 in das Arriba-Feld ZUSATZ1.
- Das Häkchen temp. Tabelle zu Beginn löschen stellt der Befehlsfolge einen Löschbefehl für alle Datensätze des gerade zu übergebenden Mandanten in der Arriba-Tabelle FK_CIB_KUNDEN voran.
- Je Geschäftspartner können mehrere Telefon- und Fax-Nummern hinterlegt werden. Wenn Sie das Häkchen Telefon und Fax übergeben zielgerichtet verwenden wollen, sollten Sie nur jeweils eine davon nutzen. Das Programm kann bei mehreren hinterlegten Nummern nicht erkennen, welche davon Sie übergeben wollen und verwendet daher je eine beliebige. Es werden die Kategorien "1" und "2" verwendet, auch dann, wenn Sie dafür andere Texte statt "Telefon" und "Fax" zugewiesen haben.


Besonderheiten im Kunden-/Baustellen-Export-Format IVU:
Bei diesem Format wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Exportdatei erzeugt werden soll. Der Dateiname wird vom Programm unter anderem aus dem Tagesdatum und der aktuellen Uhrzeit ermittelt und ist im Fenster deaktiviert. Der links unten stehende komplette Dateiname wird beim Betätigen von OK angepasst. - Das Progamm erzeugt im angegebenen Verzeichnis sowohl die Datendatei als auch zusätzlich eine Protokolldatei (aus nur einer Datenzeile).


Besonderheiten im Kunden-/Baustellen-Export-Format Comlab:
Die Daten werden zwar an eine Datenbank übergeben, trotzdem ist ein Dateiname für die zwischenzuspeichernde SQL-Befehlsfolge erforderlich. Für den Datenbankzugriff benötigen Sie die Serverdatenquelle, Benutzernamen und Password. Diese Informationen werden sowohl für den Kunden- als auch für den Baustellen-Export verwendet. Nach dem Erzeugen der Befehlsfolge wird diese Befehlsfolge am Beton.NET-Server ausgeführt.


Besonderheiten im Kunden-Export-Format eGecko:
Der Name des Verzeichnisses soll laut Schnittstellenbeschreibung je nach Version der eGecko-Software mit "\fibnr.dbs" oder mit "\fibnr.dbs\fibu\stamm" enden, wobei nr für die 2-stellige Mandantennummer steht. Der Dateiname soll "kunden.unl" lauten. - Als Kreditversicherungsbetrag wird jener aus den Mandanten-Daten (nicht aus den mandantenübergreifenden Geschäftspartnerdaten) verwendet.


Besonderheiten im Kunden-Export-Format BRZ:
Um diese Exportfunktion in vollem Umfang nutzen zu können, ist es notwendig, dass chon einmal eine FiBu-Übergabe in BRZ-Format, mit den notwendigen Einstellungen gemacht wurde.

Besonderheit im Lieferschein-Exportformat Baums:
Es kann zusätzlich das Statistikdatum eingegrenzt werden. Das Statistikdatum wird beim Erstellen von Rechnungen in den Lieferschein-Positionen hinterlegt. Es muss vor dem Erstellen der Rechnungen produktgruppenweise eingestellt worden sein, welches Datumsfeld (Lieferscheindatum, Rechnungsdatum oder Buchungsdatum) hierfür verwendet werden soll. Als Vorbelegung für das Statistikdatum setzt das Programm hierfür die sehr große Zeitspanne vom 1.1.1900 bis zum 31.12.2099 ein. Das Statistikdatum wird nur bei berechneten Lieferscheinen geprüft, unberechnete Lieferscheine gehen unabhängig von dieser Auswahl ein.

Hinweise zur Syntax in der Datei Export.def

Jedes Exportformat wird mit einer Zeile mit folgender Syntax eingeleitet, eine dieser 4 Möglichkeiten, je nach gewünschter Export-Kategorie:
:FORMAT Kundenexport oder :FORMAT Baustellenexport oder :FORMAT LSExport oder :FORMAT RechExport. In derselben Zeile folgt nach einem Leerzeichen ein eindeutiger Name für das Format.
Die Export.def-Datei wird außer in diesem Fenster zusätzlich an anderen Stellen verwendet. Das Format "RechExport" dient auch beim Erstellen von Rechnungen zum Erzeugen von Dateien in einem Austauschformat, wenn eine Austauschdatei zusammen mit dem Pdf-Dokument per E-Mail versendet werden soll. Aus historischen Gründen wird auch noch die veraltete Definition unter der Kategorie :FORMAT RechnungsAustausch berücksichtigt. In diesem Fall werden die Ausgabedefinitionen unter KOPF und FUSS als RBEG und REND für Rechnungsbeginn und Rechnungsende interpretiert.
Die Def-Datei kann zusätzliche auch die Kategorie :FORMAT FibuExport zum Übergeben von Buchungen enthalten. Sehen Sie dazu Fibuübergabe.

Nach der Zeile mit der Formatkategorie und Formatnamen folgen innerhalb des Formates (also vor der nächsten Zeile mit :FORMAT) Definitionsblöcke=Labels, die jeweils mit einer Zeile mit einleitendem Doppelpunkt beginnen. Der Programmcode bearbeitet jeweils das Label :KOPF zu Beginn des Exportvorgangs, das Label :FUSS bei Ende des Exportvorgangs und das Label :SATZ für jeden verarbeiteten Datensatz. In Erweiterung hierzu gibt es für den Rechnungsexport die Label RBEG und REND, die bei Rechnungsbeginn und Rechnungsende ausgeführt werden. Sie unterscheiden sich von SATZ dann, wenn auch Lieferscheine gelesen werden.
Die im Label folgenden Zeilen werden in die Ausgabedatei übernommen, wobei der Programmcode die im folgenden beschriebenen Ersetzungen vornimmt.
Zeilenwechsel innerhalb der folgenden Zeilen werden ignoriert. Gewünschte Zeilenwechsel sind durch Ersatzausdrücke einzubinden.
Veraltet ist folgende Funktionsweise: "Wenn die erzeugte Datei mit der Zeichenfolge $ASCII$ beginnt, dann werden (vom Client) diese 7 Zeichen entfernt und die gesamte Datei wird in das ASCII-Format konvertiert." Diese Methode soll nicht mehr angewendet werden. Stattdessen kann ASCII jetzt unter CODIERUNG eingestellt werden.
Weitere Labels können Sie zusätzlich definieren. Sie werden wirksam, wenn sie von einem der explizit bearbeiteten Labels, gegebenenfalls auch zyklisch, aufgerufen werden. Wenn ein augerufenes Label nicht existiert, dann entfällt die betreffende Ausgabe.

Zusätzlich wird das Label :EINSTELLUNGEN berücksichtigt. Hierüber wird folgendes ermöglicht:
  • Mit XML_CODE: JA kann veranlasst werden, dass die Ergebnisse in Xml-zulässige Syntax umgewandelt werden. Das betrifft zum Beispiel Umlaute und die Zeichen < > & ' und ".
  • LEERXML_SUBST: JA beseitigt Leerzeichen vor < und nach > (ausgenommen am Zeilenanfang); das kann für die Xml-Syntax erforderlich sein
  • Die CODIERUNG: ermöglicht es, eine gewünschte Codierung der Zieldatei vorzugeben. Ohne diese Vorkehrung werden Rechnungen mit der Codierung UTF-8 gespeichert und alle anderen Exporte im ANSI-Code. Hier können Sie abweichend vorgeben: UTF-8, Unicode, UTF-7, UTF-32 oder UTF-16. Eine Sonderstellung nimmt ASCII ein: Dadurch werden die deutschen Umlaute durch die frühere, alte Codierung ersetzt. Und es gibt UMLAUT: Dadurch werden ä, ö, ü durch ae, oe, ue (und so weiter) ersetzt. Letztlich können Sie statt einem dieser vorgegebenen Wörter auch die Zahl für eine Codepage eingeben, zum Beispiel "1252".
    Die Codierung wird bei Ausgaben in diesem Fenster, beim automatischen Export und beim Export von Buchungen wirksam.
  • Durch ZAEHLUNG: JA wird die Funktion des Zeilenzählers verändert. Ohne diese Einstellung werden alle NWL/LF gezählt. Mit dieser Einstellung werden stattdessen die Funktionen Z0 und Z+ zur Veränderung des Zählers verwendet. Die Zählung erfolgt gleichwertig auf ZEILENZAHL und ZAEHLER.
  • ZAEHL_KOPF: JA bewirkt, dass die Zeilenzählung einschließlich Kopfzeilen erfolgt. Ohne diese Einstellung werden nur die Zeilen unter SATZ, RBEG, REND und FUSS gezählt.
  • Bei RechExport-Formaten wird der Anfang des Labels (bis zur folgenden TRENN-Zeile) zur Anwender-Info im Fenster angezeigt.
  • Bei RechExport-Formaten wird durch eine Zeile, die mit TRENN: beginnt, eine Trennzeichenfolge definiert, um die Zieldatei in mehrere Einzeldateien zu zerlegen. Aus historischen Gründen wird ohne diese Maßnahme die Zieldatei bei jedem Zeilenwechsel (NWL) zerlegt, dabei bleibt der Zeilenwechsel erhalten. Wenn nach TRENN: nichts mehr folgt (außer eventuell einem Kommentar mit [REM...]), dann wird die Trennung außer Kraft gesetzt. Wenn nach TRENN: andere Zeichen folgen, dann gelten diese Zeichen als Trennzeichenfolge und werden bei der Ausgabe entfernt. Innerhalb der Trennzeichfolge sind diese Ersatzausdrück erlaubt: [NWL],[CR],[LF] und [TAB]. Die Trennung erfolgt nur dann, wenn die Trennzeichenfolge am Ende einer Definitionszeile des Exportformats vorkommt. Eine Trennung ist nur dann sinnvoll, wenn der Ausgabedateiname oder -pfad Ersatzausdrücke (zum Beispiel die Rechnungsnummer) enthält, damit sich die Teildateien nicht gegenseitig überschreiben.
  • Wenn bei RechExport- und bei RechnungsAustausch-Formaten in diesem Label die Zeile LS_LESEN: JA vorkommt, dann werden zusätzlich weitere Datenbanktabellen gelesen und für die Verwendung im Export-Format bereitgestellt, nämlich die Tabellen LSCHEIN, LSCHEIN2 und ARTIKEL.
  • Für den Datenaustausch kann nach DATEINAME: der Name definiert werden, unter dem die Anlage in der E-Mail erzeugt werden soll. Die Einstellung gilt bis zum Zeilenende oder zum folgenden Apostroph. Dabei erfolgen Ersetzungen wie weiter unten erläutert. Ohne diese Einstellung erhält die erzeugte Datei den Namen "Austausch.txt".
  • Die Ident-Nr zum Rechnungsexport/Datenaustausch aus den Optionen wird bei der Rechnungserstellung für jeden Lauf um 1 erhöht, bei Rechnungsexport aber nur dann für jeden Export-Lauf, wenn IDENTNR: JA eingestellt ist. Durch IDENTNR: JE_RECH wird die Identnummer sowohl beim Datenaustausch als auch beim Export auch für jede einzelne Rechnung erhöht.
  • Ein Rechnungsexportformat mit der Einstellung AUSTAUSCH: JA kann auch als Austauschformat verwendet werden und im Fenster für mandantenabhängige Geschäftspartnerinformationen zu diesem Zweck ausgewählt werden. Es ist deshalb nicht mehr nötig, ein Blindlabel unter "RechnungsAustausch" anzulegen.
  • Bei den FibuExport-Formaten hat dieses Label besondere Funktionen, die dort beschrieben sind.

verwendbare Ersatzausdrücken=Ausgabevariable
a) Feldnamen des verwendeten Datenbanktabellen, nämlich je nach Format:
  • bei Kundenexport: Geschäftspartner, MndGeschäftspartner, Bankleitzahlen und Debitor-Zahlungsvereinbarungen
  • Baustellenexport: Geschäftspartner und MndGeschäftspartner und Baustellen
  • LSExport: Lieferscheine LSCHEIN+LSCHEIN2, Gutschriften GUTSCH+GUTSCH2, Geschäftspartner, MndGeschäftspartner, Baustellen, MndFahrzeuge, Artikel, Einheiten und Fahrzeuge
  • RechExport: Rechnungsausgang, Mandanten, Geschäftspartner und MndGeschäftspartner, abhängig von LS_LESEN kommen auch dazu: LSCHEIN/GUTSCH/EHEMALIG, und deren Positionen, Baustellen und Artikel; im Fall von Frachtgutschriften und deren Stornos sind die Lieferschein-/Vergütungsdaten nicht belegt, stattdessen die Datenfelder aus Frachtbelege und Frachtbelege2. Um Namensüberschneidungen zu vermeiden, sind die Feldnamen dieser beiden Tabellen mit dem Präfix F_ beziehungsweise F2_ versehen. Es gibt also zum Beispiel F_FUHRUNTERN, F_GDATUM, F2_MENGE, F2_PREIS und F2_MAUT.
    Die Geschäftspartner-Datenfelder beziehen sich auf den Rechnungsempfänger, je nach Vorhandensein der Händlernummer also auf den Händler oder auf den Kunden. Zusätzlich gibt es dieselben Datenfelder mit dem Präfix KU_, die sich nur auf den Kunden beziehen und die mandantenspezifischen Geschäftspartner-Datenfelder mit dem Präfix K2_; die Unterscheidung ist für namensgleiche Felder wie KreditversicherungsBetrag bemerkenswert.
    Wenn die Einstellung "LS_LESEN" gesetzt ist, dann werden für jeden Lieferschein weiterhin die Datenfelder aus dem Fahrzeug unter dem Präfix FZ_ und die zugehörigen mandantenspezifischen Datenfelder unter dem Präfix FZ2_ bereitgestellt.
  • FibuExport: Buchungen, Rechnungsausgang, bedingt auch andere, siehe Fibuübergabe
b) folgende zusätzliche Definitionen - dürfen sich nicht mit Feldnamen decken:
  • [CR] = einzelner Wagenrücklauf = 13 = hex 0D
  • [LF] = einzelner Zeilenvorschub = 10 = hex 0A
  • [NWL] = Kombination [CR][LF] = 13+10 = hex 0D0A
  • [SPC] = Leerzeichen
  • [NULL]='0'
  • [TAB] = Tabulatorzeichen
  • bei den vorausgehenden ist es zulässig, nach einem Komma (vor der schließenden eckigen Klammer) die gewünschte Anzahl anzugeben
  • [ASC.xx] oder [CHR.xx] = Zeichen mit angegebenem Code
  • [REM.xx] = Kommentar
  • [SATZZAHL] = Anzahl verarbeiteter Sätze
  • [ZEILENZAHL] = [ZAEHLER] Anzahl Zeilenwechsel (NWL/LF) oder individueller Zähler, in Zusammenwirken mit den folgenden beiden Aktionen
  • [Z0] - setzt Zähler auf Null;
  • [Z+] erhöht Zähler um 1; [Z+,9] erhöht Zähler um 9
    Die Zeilenzählung mit Z0 und Z+ setzt den entsprechenden Eintrag in EINSTELLUNGEN voraus. Bei Verwendung muss man beachten, dass identische Ausdrücke innerhalb einer Zeile beim erstmaligen Vorkommen (von links nach rechts) in einer einzigen Aktion ersetzt werden.
  • [DATUM.] = Tagesdatum, dies und folgendes ggf. mit einem der 12 explizit genannten Datums-Zeit-Formate (Microsoft-Syntax wird noch nicht unterstützt)
  • [ZEIT.] = Uhrzeit
  • [ERZEUG_ZEITPUNKT] = Datum und Uhrzeit in gemeinsamer Variablen, Formatierung auch in Microsoft-Syntax
  • [MANDANT]
  • [ABWMANDANT] aus Optionen
  • [MAND_BEZ], [MAND_PLZ] , [MAND_STRASSE], [MAND_ORT]
  • [BENUTZER] = Vor+Fam-Name des angemeldeten Benutzeres
  • [BEN_USERNAME] = User-Name des angemeldeten Benutzeres
  • [BEN_VORNAME], [BEN_NACHNAME], [BEN_TEL], [BEN_FAX], [BEN_EMAIL], [BEN_MOBIL]
  • [EIG_USTID] = eigene Umsatzsteuer-ID; [EIG_IBAN] = eigene IBAN aus Optionen
c) weitere vom Programmcode zugeordnete Ersatzausdrücke
  • für Kunden:
    BANKVERB (Bezeichnung+Ort), MNDKREDITVERSICHERUNGSBETRAG (der mandantenspezifischen Daten im Gegensatz zu demjenigen aus Geschäftspartner),
    KREDITORSKONTOTAGE, KREDITORSKONTOPROZENT, KREDITORSKONTOTAGE2, KREDITORSKONTOPROZENT2, KREDITORNETTOTAGE und KREDITORSUCHBEGRIFF der Zahlungsbedingung
    und abhängig vom Format laut Benutzerauswahl im Fenster: GESUEBERGKZ (bei Formaten Wöhwa und Liebherr einstellbar),
    AUSW_HAUSANSCHR, AUSW_SPERREIGN, AUSW_BONITIGN, AUSW_ADR3ZEILIG, AUSW_TEMPDELETE, AUSW_TELFAX - (bei Format Arriba, Datentyp Bool),
    BETRNR (bei Format BRZ, Ganzzahl), BAKZFRACHT und BAKZWARE (bei Format BRZ, aus den Fibu-Einstellungen, Textzeichen), IBAN_KOMP - koprimiert (ohne Leerzeichen), USTID_KOMP - koprimiert,
    TELEFON, FAX, EMAIL - aus Kontakten "geschäftlich", LAND und VERSAND_LAND, BANKVERB (aus Bezeichnung+Ort), USERNAME des Zuständigen
  • für Baustellen:
    KUNLSUEBERGABENR, KUNLIEFERSPERRE, KUNSPERKENNZEICHEN, KUNFIRMENCODE, KUNNAME1, KUNNAME2, KUNNAME3, KUNSTRASSE, KUNPLZ, KUNORT, KUNVERSTRASSE, KUNVERPLZ, KUNVERORT - zur Unterscheidung gleichnamiger Felder aus Tabelle Baustellen ohne das Präfix "KUN",
    EXPORTDATUM, EXPORTZEIT (aktueller Zeitpunkt, beides im Textformat, letzteres "HH:mm:ss"),
    BSTLSUEBERGABENR, KUNZUSTAENDIG (Nummer des Zuständiger aus Kunden), USERNAME (des Zuständigen der Baustelle), KUNUSERNAME (des Zuständigen des Kunden)
  • für Kunden und Baustellen laut Benutzerauswahl im Fenster:
    GESAMT (bei Format Comlab, Bool), VKORG (bei Format IVU, Ganzzahl)
  • für Lieferscheine:
    HERKUNFT (Werte L oder G), BES1, BES2, BES3 (lfd. Nr innerhalb des LS abhängig von Prod-Artikel-Kz und Zusatz), SPEDNAME1, KUNLSUEBERGABENR, BSTLSUEBERGABENR, MFZLSUEBERGABENR, BSTORT, BSTPLZ, BSTSTRASSE (drei Felder aus Tabelle Baustellen), EIEINHEIT (Einheit-Klartext aus Tabelle Einheiten,
    ARTBEZ, ARTBEZ2 (zwei Bezeichnungsfelder aus Tabelle Artikel), ARTKENNZ (Feld Kennzeiches des Artikels gegenüber demjenigen in der Baustelle), ZUSATZ_NUMMER (Nummer des Artikels in Tabelle Zusatz),
    POSZAHL (Gesamtzahl der Positionen des Lieferscheins), LFDPOS (laufende LS-Position), LFDRECHPOS (laufende Position innerhalb der Rechnung, wenn nach Rechnung sortiert wird),
    HAUPTARTNR, HAUPTIMPARTNR, HAUPTMENGE (drei Felder von der ersten Position des LS),
    FZ_BEZEICHN (Bezeichnung des Fahrzeugs), FZ_KFZKENNZ (Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs im Gegensatz zu demjenigen im Lieferschein), FZ_SPEDITEUR (derjenige im Fahrzeug im Gegensatz zu FUNTERN des Lieferscheins), FZ_PUMPE (Kennzeichen 0-1 im Gegensatz zu Nummer der Pumpe im Lieferschein)
    TBVCODE (bei Format TBV - laut Benutzerauswahl im Fenster)
  • für Rechnungen und Rechnungsaustausch:
    - PDFDATEI (Pfad und Dateiname der Pdf-Datei)
    - IDENTNR aus Optionen, Erhöhung wie unter Einstellungen beschrieben
    - KU_LEITWEG, KU_GLN (Global Location Number); Felder des Rechnungsempfängers/Kunden,
    - WERKNR (aus dem ersten Lieferschein)
    - WK_NAME*, WK_STRASSE*, WK_PLZ*, WK_ORT*
    - BSTKSTBEZ (Name der Baustelle), BSTKST (deren Kostenstelle), BPLZ, BORT, BLAND, BSTRASSE - der Baustelle laut Rechnungsausgang
    - BSTNAME1*, BSTNAME2*, BSTSTRASSE*, BSTPLZ*, BSTORT*, BSTLAND* - aus Baustelle des Lieferscheins, wegen Namensgleichheit mit Kunden
    - BELEGART_T (Klartext "Rechnung", "Gutschrift", ...)
    - beim Format Datev wird das Feld BELEGART umfunktioniert mit BELEGART_T belegt
    - EINHEIT_T* (Einheit als Text)
    - PGRUPPE_BEZ* - Bezeichnung der Produktgruppe
    - ERST_LSDATUM (frühestes Liefrscheindatum zur Rechnung)
    - LSDATUM* (Lieferscheindatum im Gegensatz zu DATUM aus RAUSGANG)
    - STSATZ* (Steuersatz in % jeder Position), , allerdings nicht bei Frachtgutschriften, denn dort enthalten die Positionen keinen Steuerschlüssel
    - LAND_KLART, VLAND_KLART, KU_LAND_KLART, KU_VLAND_KLART (Langbez. für Haus-/Versandanschrift für Rechnungsempfänger/Kunden)
    - LAND_L, VLAND_L, KU_LAND_L, KU_VLAND_L (wie vorstehende, aber aus Datenfeld LAND statt aus LANDBEZ)
         (wenn die Datenfelder für das Land nicht belegt sind, werden die Variablen mit DE belegt)
    - ZAHLBED_BEZ - Bezeichnung der Zahlungsvereinbarung
    - BIC - Bankidentifikation aus der Debitor-Bank-ID ermittelt
    - ERST_LSDATUM (Datum des ältesten Lieferscheins der Rechnung/Gutschrift/Frachtgutschrift)
    - STSCHL_x, STSATZ_x, NETTO_x, MWST_x, STBEZ_x (Steuerschlüssel, Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuerschlüsselbezeichnung für mehrere Steuerschlüssel je Rechnung, wobei x die Werte 1 und folgende annehmen kann. Die Werte werden aus Tabelle BUCHUNG ermittelt, wenn dort nicht vorhanden, dann aus den Lieferscheinen/Vergütungen/Ehemaligen. Bei Frachtgutschriften sind nur STSCHL_1, STSATZ_1, NETTO_1, MWST_1 und STBEZ_1 belegt, weil es nur einen Steuersatz für das ganze Dokument gibt. Bei Frachtgutschriften und nicht vorhandenen Buchungen werden die Werte aus dem RAUSGANG-Satz (NETTO/MWST) rückgerechnet und mit den vorhandenen Steuerschlüsseln abgeglichen).
    - ANZSTSCHL (Anzahl vorstehender Steuerpositionen)
    - POSSUMME (Nettosumme aller Positionen),
    - STEUPFLICHT (von vorstehendem derjenige Anteil, der nicht steuerfrei ist)
    - NETTOTAGE (Zahlungsfrist), SKONTOTAGE (Skontofrist in Tagen)
    - STSCHL_G, STSATZ_G, STBEZ_G (überwiegender Steuerschlüssel Rechnung und zugehöriger Steuersatz und Steuerschlüsselbezeichnung; "überwiegend" ist derjenige für den größten Teilbetrag; bei Frachtgutschriften nicht belegt)
    - Variable zu Endrabatten: Die Endrabatte für Rechnungen, Gutschriften und Stornos werden analog zur Rechnungserstellung ermittelt, aber nur dann, wenn die Einstellung LS_LESEN: JA gesetzt ist. Falls in der Zwischenzeit zwischen Rechnungserstellung und Rechnungsexport Stammdaten verändert worden sind, dann wird mit den jetzt veränderten Stammdaten gerechnet. Das Ergebnis kann sich von der Rechnung unterscheiden. Das betrifft die Endrabattsätze im Kunden/Händler, die Endrabatt-Daten in den Sonderkonditionen, das Vorhandensein von Rahmenbaustellen. Aus den Artikelstammdaten werden Prod-Mengen-Kennzeichen, Rabatt-Kennzeichen, Pauschal-Kennzeichen und Produktgruppe verwendet. Auch das Selbstabholer-Kennzeichen des Fahrzeugs geht ein. Für jeden Rabatt wird ein 6-Tupel von inkrementierten Werten bereitgestellt, nämlich:
    .. ENDRAB_ART_x*, ENDRAB_PGRNR_x* (Produktgruppen-Nr), ENDRAB_PGRBEZ_x* (Produktgruppen-Bezeichnung),
    .. ENDRAB_PROZ_x* (Prozentsatz oder Absolutwert in €, ENDRAB_BEZUG_x* (Wert in € oder Menge) und ENDRAB_BETRAG_x*, wobei x für die inkrementierte Zahl steht,
    .. auf ENDRAB_ANZAHL* wird die Anzahl der 6-Tupel bereitgestellt
    .. ENDRAB_ART-x hat folgenden Wertevorrat: "PGru-Ku-abs", "PGru-Ku-prz", "PGru-Hä-abs", "PGru-Hä-prz", "Kunde-abs", "Kunde-prz", "Händler-abs", "Händler-prz"
    Für Frachtgutschriften und ohne LS_LESEN bleiben die vorstehend genannten Variablen undefiniert.
    - ENDRABATT (für Rechnungen, Gutschriften und Stornos bei LS_LESEN: JA ist das die Summe der ENDRAB_BETRAG, für Frachtgutschriften und ohne LS_LESEN ist das die Differenz aus POSSUMME minus Nettobetrag der Rechnung; bei Frachtgutschriften entspricht das der Bearbeitungsgebühr)
    - laut Benutzerauswahl im Fenster: EASYCHANNEL, EASYFILE, EASYDOK, EASYARCHIVE (bei Format Rib2Easy)
    Die mit * markierten Ausgabevariable sind nur verfügbar, wenn die Einstellung LS_LESEN: JA gesetzt ist.
  • für Buchungen:
    die verwendbaren Ersatzausdrücke sind in Fibuübergabe beschrieben und teilweise aus dem Fibu-Übergabe-Format "Demonstration" ersichtlich
d) Ersatzausdrücke in Dateinamen
Diese Ersatzausdrücke gelten - mit im folgenden genannten Abstrichen - einerseits für die Dateinamen in den Fenstern zum Export aller Kategorieren und beim Übergeben von Buchungen, und andererseits für Dateinamen, die in den Export-Einstellungen definiert sind; letzteres betrifft die Kategorien Fibu-Export und Datenaustausch. Beim Datenaustausch ist das zusätzliche Erzeugen einer Anlage (wie Edifact oder ZUGFeRD) bei E-Mail-Rechnungen gemeint; das Pdf-Dokument selbst hat einen fest vorgegebenen Dateinamen aus dem Geschäftsvorgang (Rechnung/Gutschrift/...) und der Nummer des Dokuments.
Durch das Ersetzen dürfen keine Zeichen entstehen, die in Datei-/Pfadnamen verboten sind, wie zum Beispiel der Doppelpunkt.
Ersatzausdrücke sind weiterhin bei einigen Export-Sonderformaten nicht erlaubt.
  • $ $ - in Dollarzeichen eingeschlossener Ausdruck: Darin enthaltene Zeichen jjjj jj MM tt hh mm ss fff (außer j und f auch einstellig, fff steht für Millisekunden) werden durch Komponenten aus dem aktuellen Zeitpunkt (wie AKTZEIT) ersetzt; Beispiele: "Datei$jjjj-MM-tt - hh-mm$.txt" wird zu "Datei2008-12-31 - 23-59.txt"; "Datei$t.M.jj-h-m$.txt" wird am 3.April 2008 um 07:05 Uhr zu "Datei3.4.08-7-5.txt". Beachten Sie, dass in Dateinamen kein Doppelpunkt vorkommen darf. - Dieser Ersatzausdruck unterscheidet sich von allen anderen durch die Dollarzeichen. Alle folgenden werden in eckige Klammern eingeschlossen.
  • AKTZEIT - aktueller Zeitpunkt aus Datum/Uhrzeit; der Moment, in dem Sie die Verarbeitung mit OK auslösen
  • MAND - Mandantennummer, ABWMANDANT - wie in Optionen eingestellt,
  • BEN_NR - Nummer des Benutzers, BEN_NAME - Familienname des Benutzers, USERNAME - Anmeldename des Benutzers
  • IDENTNR - wie in Optionen eingestellt, kann bei Rechnungsexport/Datenaustausch je Programmlauf oder je Rechnung erhöht werden
  • LFDNR, LFDRECH * - laufende Nummer der Datei je Exportvorgang, beginnend mit 1, beide identisch
  • RNR, RNUMMER * - Rechnungsnummer, beide identisch
  • RDATUM * - Rechnungsdatum, BDATUM - Buchungsdatum, KUNDE - Kundennummer
  • BAUST * - Baustellennummer
  • BELART * - Belegart als Zahl 0 bis 8; BELART_T - Belegart-Kurzzeichen: RE / GU / FU / FS / KA / PR / SO (incl. Fuhruntern-Gutschrift, Fuhruntern-Storno, Kasse, Prod-Gutschrift, Sonstige)
  • LEITWEG * - beim Rechnungsexport und Austausch der Leitweg Rechnungsempfängers / beim Fibu-Export derjenige des Kunden
  • GLN * - beim Rechnungsexport und Austausch die GLN des Rechnungsempfängers / beim Fibu-Export diejenige des Kunden
Die mit * markierten Ersatzausdrücke (ab LFDNR) gelten nur bei Rechnungsexport/Datenaustausch und beim Fibu-Export. Sie haben nur dann einen Sinn, wenn je Exportvorgang mehrere Dateien entstehen, sowohl als Namen der Datendateien als auch als Namen der Pdf-Dateien sowie beim Erzeugen von Fibuübergabedateien je Rechnung und beim Erzeugen von Rechnungsaustauschdateien. Bei den in eckigen Klammern stehenden Ausdrücken sind die unten beschriebenen Formatierungen zulässig.

Bedingungen [IF.xx], [IFNOT.xx]: "xx" steht für Bedingung mit Operator < > = <> >= <=
Der linke Operand der Bedingung muss ein zulässiger Feldname oder eine Variable sein. Als Variablen in diesem Sinn gelten auch die oben unter b) genannten Definitionen ab "SATZZAHL". Als einzige Formatisierungsangabe ist das T zulässig; es gilt - wenn gesetzt - für beide Operanden. Der Datentyp des linken Operanden bestimmt die Art des Vergleichs (numerisch, Datumsvergleich, Textvergleich; Besonderheit: Bool siehe bei Datentypen). Der rechte Operand kann ein Literal (Zahl oder Text) oder ebenfalls ein Feldname/Variable ohne jegliche Formatierung sein. Sein Datentyp muss mit dem Datentyp des rechten Operanden übereinstimmen. Bedingungen müssen nicht zwingend am Zeilenanfang stehen, sondern sie können an beliebiger Stelle innerhalb der Zeile stehen. Falls die Bedingung nicht erfüllt ist, überspringt der Programmcode die gesamte Zeile. Es können mehrere Bedingungen in einer Zeile stehen.

Datentypen: Es werden bei Datenbankfeldern und den zusätzlichen Variablen die Formate Text, Datum/Zeit, Ganzzahl und Dezimalzahl explizit behandelt. Bei Zuweisungen mit SET werden alle numerischen Ergebnisse als Dezimal interpretiert, nicht als Ganzzahl.
Der Datentyp Bool wird bei sowohl bei der Ausgabe als auch in einer Bedingung als Text behandelt. Boolsche Felder der Datenbank werden bei der Ausgabe als "true" beziehungsweise "false" dargestellt. Boolsche Params-Einstellungen, die beim Fibu-Export vorkommen, und mit SET zugewiesene boolsche Variable werden als "True" beziehungsweise "False" dargestellt. Verwendbar sind boolsche Variable in IF-Abfragen und in Ausdrücken von SET-Anweisungen; sie sind nicht in andere Datentypen konvertierbar. Als Liteale zur Zuweisung kann beliebige Klein-Großschreibung verwendet werden.
Werte vom Text-Datentyp werden in Bedingungen mit "CompareOrdinal" verglichen. Daher gilt zum Beispiel "a" ist größer als "B" (weil in der Reihenfolge erst alle Großbuchstaben, dann die Kleinbuchstaben stehen).

Definitionsblöcke [LABEL.xxx] können eingebunden werden. "xxx" steht für den Namen eines Labels, das innerhalb desselben Formates definiert ist (also eine Zeile, die mit Doppelpunkt beginnt und aus diesem Namen besteht).

Eigene Variable können mit [xxx=] definiert werden. Dabei steht xxx für den Namen einer eigenen Variablen. Er soll nicht identisch mit dem Namen eines Datenfeldes und mit dem Namen einer anderen Variablen sein. Der Inhalt der betreffenden Zeile nach Verarbeitung aller Ersatzausdrücke wird zum Inhalt der Variablen im Textformat. Die Variablen sind ab der nächsten Definitionszeile verwendbar. Es können zu einer eigenen Variablen mehrfach verschiedene Inhalte zugewiesen werden.
Alternativ und mit erweiterten Möglichkeiten können eigene Variable mit [SET.varname=ausdruck] definiert werden. Für den Ausdruck gelten dieselbe Syntax und dieselben Funktionen, die auch in den Import-Formaten erlaubt sind. Bei dieser Definition erhält die Variable den Typ, der sich aus dem Ausdruck ergibt. Im Ausdruck sind Datenfelder und früher definierte Variable erlaubt. Zur Vereinfachung erhalten alle numerischen Variablen den Datentyp "Dezimal", auch wenn es sich um Ganzzahlen handelt. Das muss man bei der Formatierung mit Vornullen beachten. Ein Ganzzahl-Datenfeld kann zum Beispiel als [NUMMER,08] ausgegeben werden, eine numerische SET-Variable hingegen mit [NUMMER,08 0].

Formatangaben können an Feldnamen/Ausdrücken, mit Komma abgetrennt, noch vor der schließenden eckigen Klammer, angefügt werden:
  • Zahl erzeugt genau diese Länge: bei Textzeichen rechts abgeschnitten/aufgefüllt, bei Ganzzahl links abgeschnitten/aufgefüllt (nicht bei Dezimalzahl)
  • führende Null bei vorstehender Länge füllt eine Nummer bei Bedarf links mit 0 statt mit Leerzeichen auf
  • Zeichen "T" entfernt Leerzeichen; Länge (ohne führende Null) mit "T" wirkt wie Maximalwert: Text oder Nummer wird bei Bedarf abgeschnitten; der Programmcode erzeugt erst die gewünschte Länge und schneidet dann Leerzeichen - wenn vorhanden - ab
  • Apostroph als letztes Zeichen verdoppelt alle Apostrophe
  • Anführungszeichen (=Gänsefüßchen) als letztes Zeichen ersetzt Anführungszeichen durch Apostroph; falls sowohl Apostroph und Anfühungszeichen in einem Feldnamen/Ausdruck verwendet werden, dann muss das Anführungszeichen vor dem Apostroph stehen; ausgeführt wird erst Apostroph-Verdopplung, dann Ersetzung der Anführungszeichen
  • Dezimalzahlformate z.B. "7.2" oder "8,3" oder "9 4" erzeugt insgesamt 7, 8 bzw. 9 Stellen, davon (und gerundet auf) 2 bzw. 3 Dezimalen und Punkt oder Komma oder ohne='gedachtes' Dezimaltrennzeichen; "07,0" wie "07 0" erzeugt 7 Stellen mit Vornullen und ohne Dezimalen
  • Minuszeichen vor einem numerischen Ersatzausdruck kehrt das Vorzeichen um
  • Datumsformate jjjjmmtt / jjjj.mm.tt / jjmmtt / jj.mm.tt / ttmmjjjj / tt.mm.jjjj / ttmmjj / tt.mm.jj / jjjj-mm-tt, Zeitformate hhmm / hh:mm / hhmmss
  • außerdem wird auch die Microsoft-Syntax unterstützt:
    bei Ganzzahl zum Beispiel D5 (5-stellig mit Vornullen, wie Länge 05) / F3 (mit Komma und drei Nullen) / N2 (mit Komma und zwei Nullen)
    bei Dezimalzahlen zum Beispiel: 9:F2 (mindestens 9 Stellen, führende Leerzeichen, 2 Dezimalen) / 0:N3 (3 Dezimalen),
    bei Datum zum Beispiel: yyyyMMdd / MMM yyyy / HHmmss (Uhrzeit in 24-Std-Format) // hh (Uhrzeit in 12-Std-Format) / m (Tag,Punkt Monat-Klartext); Default ist "dd.MM.yyyy hhmm"
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