Agentur-Provisions-Abrechnung

Die Provisionsabrechnung steht im inhaltlichen Zusammenhang mit anderen Funktionen des Menü Agentur. Dort sind die Unterschiede zwischen den Versionen beschrieben, die sich auch auf die Funktionsweise dieses Fensters beziehen.

Die Provisionsabrechnung wird aus den Agenturprotokollen erstellt. Die Protokolle werden dabei nach deren Buchungsdatum ausgewählt. Es entsteht in Version 'P' ein Dokument und ein Buchungssatz. Die verarbeiteten Protokolle erhalten ein Verarbeitungskennzeichen; sie werden beim nächstmaligen Aufruf der Funktion dadurch nicht nochmals verarbeitet.
In den Versionen 'S' und 'W' wird je Werk eine separate Agenturabrechnung erzeugt und verbucht.

In der Regel sollten Sie zur Verarbeitung nur Protokolle innerhalb eines einzigen Buchungsmonats auswählen. Das Buchungsdatum der Provisionsabrechnung sollte im selben Monat liegen wie die von-bis-Spanne der ausgewählten Protokolle. Wenn Sie diese Regel verletzen, erscheint beim Betätigen des OK-Schalters eine Warnung; Sie können aber trotzdem weiterarbeiten.

Das Programm belegt die Buchungsspanne unter von mit dem ersten vorkommenden Buchungsdatum der noch unverarbeiteten Protokolle. Unter bis wird das letzte vorkommende Buchungsdatum in demselben Monat vorgeschlagen und unter Buchungsdatum der Abrechnung wird der letzte Kalendertag in demselben Monat vorgeschlagen. Falls es darüberhinaus noch Protokolle mit Buchungsdatum in einem folgenden Monat gibt, wird beim Öffnen des Fensters ein temporärer Warnhinweis mit diesem Inhalt eingeblendet.

In Version 'P' entnimmt der Programmcode die Provisionssätze den jeweiligen Produktgruppen. In Version 'S' können Sie auch abweichende Provisionssätze in Sonderkonditionen der Baustelle oder einer Rahmenbaustelle hinterlegen. Das hat zur Folge, dass in der Provisionsabrechnung je Produktgruppe unterschiedliche Provisionssätze vorkommen können. Damit die Auswertung trotzdem übersichtlich bleibt, werden dann bei Bedarf je Produktgruppe mehrere Zeilen dargestellt. Der Programmcode ruft in diesem Fall zusätzliche beziehungsweise geringfügig variierte Formular-Label auf; es muss daher das zutreffende Formular installiert sein. In Version 'W' wird die Provisions-Prozentsatz dem jeweiligen Werk entnommen; es kann ebenso ein abweichender Provisionssatz in den Sonderkonditionen hinterlegt werden.

Zum Zweck der Kontrolle/Prüfung/Plausibilität kann es nützlich sein, mit den betroffenen Rechnungen zu vergleichen, insbesondere im Fall "Provision je Baustelle". Dazu gibt es das Häkchen Rechnung auflisten. Wenn das Häkchen gesetzt ist, dann folgt nach jeder Provisionszeile noch eine Auflistung der jeweils betroffenen Rechnungen.

Im Regelfall werden Rechnungen für die spätere Agenturabrechnung werkweise erstellt. Bei dieser Abrechnung wird nochmal geprüft, ob diese Voraussetzung bei allen betroffenen Rechnungen erfüllt ist. Bei Verletzung erscheint ein Fehlermeldung und die Weiterarbeit wird verhindert. Wenn aber unter Extras - Optionen - Fakturierung das Häkchen "Agenturprotokolle/-abrechnungen werkübergreifend" gesetzt ist, dann wird diese Prüfung nicht vorgenommen. Die Abrechnung werkübergreifender Rechnungen erfolgt dann unter dem Werk mit der kleinsten Nummer je Rechnung.

Schon vor dem Erstellen der Provisionsabrechnung müssen die erforderlichen Konten angelegt sein, weil sie im Dokument dargestellt werden. Das geschieht über den Menüpunkt "Agenturabrechnung - Übergabe an Fibu", dort den Schalter Gegenkonten und Kostenstellen für Mandanten-Datei einstellen. Der Buchungssatz selbst enthält keine Konten/Kostenstellen, sondern diese werden bei der Agentur-Fibu-Übergabe zugespielt.

Eine Formularauswahl ist nicht vorgesehen, obwohl anwenderspezifische Passagen vorkommen. Es muss bei der Installation (durch das Computer Institut Bamberg) eine zutreffende Formular-Version bereitgestellt/installiert werden.
Bamberg