Belege nachdrucken
Das Fenster dient zum Nachdruck von Belegen, die im Rechnungsausgang gespeichert sind. Dabei kann es sich um Rechnungen, um Gutschriften (aus Vergütungen, aus Rechnungen oder Lieferscheinen mit negativen Beträgen), um Stornos oder um Spediteur-Gutschriften handeln.
Wählen Sie zunächst die nachzudruckende Dokumentenart aus. Die ausgewählte Dokumentenart wirkt nicht nur als Filter bei der folgenden Verarbeitung, sie hat auch Auswirkung auf das Vorbelegen der folgenden Auswahlfelder und auf die Suchfunktion nach Kunden und nach Belegen.
Durch die Auswahloption nur für Kunden/Spediteur und das zugehörige Auswahlfeld anstelle von alle Kunden/Spediteure können Sie den Nachdruck auf einen bestimmten Kunden/Spediteur einschränken. Der Bedeutungsunterschied zwischen Kunde und Spediteur ergibt sich aus der zuvor gewählten Belegart. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie auch einen gültigen Kunden/Spediteur eingeben oder auswählen. Erst dann sind Rechnungsauswahl und der Start des Nachdrucks möglich. Zur Auswahl des Kunden/Spediteurs mit F3 oder durch Eingabe eines Buchstabens werden je nach Dokumentenart Kunden (einschließlich Händler) oder Spediteure angeboten. Ein hier eingegebener oder ausgewählter Kunde fungiert beim Nachdruck wirklich als Kunde, nicht als eventueller Händler.
Die Häkchen Papierdokumente und elektronische Dokumente schränken die Auswahl der nachzudruckenden Belege auf diejenigen ein, die im Original als Papier- oder als elektronische Dokumente erstellt wurden. Auch die ehemals elektronischen Dokumente werden durch dieses Fenster als Papierdokumente erzeugt. Zum nachträglichen Versenden elektronischer Dokumente per E-Mail gibt es ein separates Fenster. Solange keines der beiden Häkchen gesetzt ist, ist der OK-Schalter deaktiviert.
In den Feldern Belegnummer von und Belegnummer bis können Sie die Suchfunktion verwenden. Die Suchauswahl ist auf die jeweils gewünschte Dokumentenart und den eventuell gewünschten Kunden voreingestellt. Sie können diese Voreinstellungen aber im Suchfenster abschalten, um einen Überblick über alle Belege zu gewinnen.
Durch die Auswahloption mehrere anstelle von einen einzigen wird die Gefahr verringert, versehentlich eine zu große Auswahl zu treffen.
Die Felder Belegnummer bis und Datum von-bis sind nur aktiviert, wenn Sie die Auswahloption 'mehrere' gewählt haben.
Sowohl beim Öffnen des Fensters als auch nach Änderung der Belegart, nach Änderung der Auswahloption für einen bestimmten Kunden/Spediteur und nach Änderung eines Kunden/Spediteurs nimmt das Programm eine Vorbelegung der Belegauswahl vor, nämlich die kleinste und größte Belegnummer und das kleinste und größte Belegdatum. Wenn 'einen einzigen' gewählt ist, dann wird nur die größte Belegnummer vorbelegt, Wenn es keinen einzigen zutreffenden Beleg gibt, dann sind die Auswahlfelder und der OK-Schalter deaktiviert.
Durch das Häkchen Kennzeichen eindrucken und die zugehörigen Datenfelder können Sie einen Eindruck in das Dokument vornehmen, um das Dokument zum Beispiel als "Nachdruck" oder als "Kopie" zu kennzeichnen. Der eingegebene Text wird auf jeder Seite des Dokuments mit der angegebenen Schriftgröße und an den angegebenen Koordinaten eingefügt. Die Maßeinheit sind Zentimeter. Die Einfügung erfolgt unmittelbar vor jedem Seitenwechsel.
Die Trennung für Postversand und das zugehörige Formular können Sie in der Regel ignorieren. Diese Felder sind nur in dem Fall nötig, wenn Sie einen elektronischen Postversand verwenden, der im Druckdokument für jeden neuen Kunden ein besonderes Steuerzeichen benötigt. Die Steuerzeichenfolge muss in diesem Fall im Formular hinterlegt sein.
Bei der Verarbeitung werden die zutreffenden Datensätze nach Rechungsnummer sortiert in die Druckausgabe übernommen; es erfolgen keinerlei Veränderungen an den Daten. Falls in Rechnungsausgangsdaten fehlerhafterweise kein Druckabbildung der Rechnung enthalten ist, werden diese Datensätze übergangen.