Nachbuchen
Dieses Fenster erzeugt (nachträglich) Buchungen zu berechneten Dokumenten, "nachträglich" deshalb, weil im Regelfall die Buchungen automatisch unmittelbar im Zusammenhang mit den Rechnungen, Gutschrifen oder Stornos erzeugt werden. Nur wenn dort Unregelmäßigkeiten aufgetreten sind, wenn für die Verbuchung signifikante Stammdaten geändert worden sind oder aus anderen zwingenden Gründen kann die Verbuchung hiermit wiederholt werden.
Es ist dabei insbesondere zu beachten, ob zu den Dokumenten, die jetzt nachgebucht werden sollen, eventuell bereits Buchungen vorhanden sind, ob diese Buchungen bereits an die Buchhaltung übergeben worden sind und wie mit eventuell doppelten Buchungen verfahren werden soll. Je nach diesen Voraussetzung ist in eigener Verantwortung zu entscheiden, ob die Verbuchung neu erfolgen kann/soll.
Sie sehen aus der Kontrollanzeige, dass sowohl gültige und stornierte/gutgeschriebene Rechnungen, gültige und stornierte Gutschriften aus Vergütungen und gültige Frachtgutschriften verarbeitet werden. Stornierte Frachtgutschriften und Frachtgutschift-tornos sind nicht nachbuchbar, weil dafür keine Frachtbelege im ehemaligen Originalzustand mehr verfügbar sind.
Rechnungs-/Gutschrifts-Stornonummern sind per Funktionstaste F3 suchbar, wobei die aktuelle Dokumentnummer als Anfangs-Suchbegriff vorbelegt wird. Beim Verlassen eines Nummernfeldes aktualisiert das Programm die Kontrollanzeige über die Anzahl betroffener Datensätze. Abhängig von dieser Vorauszählung deaktiviert das Programm eventuell den OK-Schalter beziehungsweise das Häkchen "löschen". Aus Zeitgründen werden die Buchungen nicht gezählt, wenn die Anzahl betroffener Lieferscheine, Vergütungen und Frachtbelege größer als 1000 ist.
Das Buchungsdatum ist frei wählbar. Unter diesem Datum werden die Buchungen erzeugt. Beachten Sie im Zusammenhang mit diesem Datum den Dokumenten-Nummernbereich. Möglicherweise müssen Sie die Buchungen in mehreren Programmläufen erzeugen und jeweils den zutreffenden Nummernbereich und das zutreffende Buchungsdatum verwenden.
In der Regel ist es sinnvoll, vor der Verarbeitung eine Prüfung durchzuführen. Dabei stellt das Programm die eventuell bisher vorhandenen Buchungssätze denjenigen Daten gegenüber, die jetzt neu erzeugt werden könnten. Bestehende Differenzen können in einem Protokoll eingesehen werden. Für solche Rechnungen/Gutschriften, bei denen die Anzahl vorhandener und neu erzeugbarer Buchungen übereinstimmt und bei denen zumindest eine Position identisch ist, sind die korrespondierenden Zeilen im Protokoll unmittelbar gegenübergestellt; in anderen Fällen stehen im Protokoll in einem Block die Auflistung der vorhandenen Buchungen, dann im folgenden Block die Auflistung der erzeugbaren Buchungen. Unterschiede zwischen vorhandenen und neu erzeugbaren Buchungen sind vor allem dann zu erwarten, wenn nach der Erstverbuchung Stammdaten geändert wurden, beispielweise Erlösgruppen, Konten, steuer-, skonto- oder rabatt-relevante Daten. Außer den Schlüsselfeldern (MANDANT, BELNUMMER) gehen einige weitere Buchungsdaten nicht mit in die Prüfung ein, nämlich die Felder NUMMER, DATUM, REFBELEG, AENDERDAT (und vergleichbare Datenfelder), UEBERGEBEN und UEBERGAM.
Das Feld Bemerkung lässt sich aus der Prüfung ausschließen, wenn man das gleichnamige Häkchen entfernt. Das kann nützlich sein, wenn in der Zwischenzeit (seit dem Erzeugen der jetzt vorhandenen Buchungen) Artikelbezeichnungen geändert wurden. Dann erscheinen im Fehlerprotokoll sehr viele Positionen, die möglicherweise aber nicht signifikant sind. Wenn Sie das Häkchen entfernen, dann wird das Protokoll zudem etwas schmaler und dadurch vielleicht übersichtlicher. Die Buchungen werden aber möglicherweise anders sortiert und anders zusammengefasst. Das Programm sortiert nämlich die Buchungen nach dem gesamten Inhalt der Protokollzeilen und fasst alle Zeilen schon vor dem Vergleich zusammen, wenn die Zeileninhalte vom Anfang bis zum Beginn der Betragsfelder identisch sind.
Die Auswahl Buchungen erzeugen bewirkt beim folgenden Betätigen des OK-Schalters das Erzeugen der neuen Buchungen. Sie können zusätzlich durch die untergeordneten Häkchen die bereits vorhandenen Buchungen löschen. In der Regel wird es notwendig/sinnvoll sein, die alten Buchungen löschen, damit keine doppelten Buchungen entstehen. Nur in Ausnahmefällen kann es gewünscht sein, die alten Buchungen stehen zu lassen, wenn sie bereits das Kennzeichen "an Fibu übergeben" haben und wenn Sie auch in der Folge richtig damit umgehen. Bedenken Sie, dass das Feld REFBELEG nicht belegt wird.