Agenturprotokoll


Die Funktion "Agentur-Protokoll" erzeugt aus den vorhandenen und noch nicht agenturmäßig verarbeiteten Rechnungen ein sogenanntes "Protokoll". Sehen Sie hierzu auch die übergreifenden Hinweise zur Agenturabrechnung.

Das Agenturprotokoll ist ein Dokument je Rechnungsgruppe, eventuell je Werk(*1) und je Buchungsmonat(*2), das eine Summe dieser Rechnungen darstellt. Die dabei vergebene Agentur-Nummer wird im Rechnungsausgangs-Datensatz gespeichert. Je Protokoll wird eine spezielle Buchung erzeugt, die das Konto aus dem Werk und als Betrag die Netto-Summe der betroffenen Daten enthält. Agentur-Nummer, -Datum, -Buchungsdatum und das Druckabbild werden in einer Datenbanktabelle gespeichert.
Beim Öffnen des Fensters prüft das Programm sicherheitshalber:
  • dass alle Buchungen zu einer/m Rechung/Gutschrift/Storno dasselbe Buchungsdatum haben
  • dass es zu jeder/m Rechnung/Gutschrift/Storno mindestens einen Lieferschein oder eine Vergütung gibt. Für stornierte Dokumente sind diese "ehemaligen" Lieferscheine und Vergütungen versteckt; man findet sie vom Fenster "Rechnungsausgang" per Doppelklick auf die Lieferschein-/Vergütungszeile.

Das Aussehen des Fensters unterscheidet sich je nach der verwendenten Agentur-Version. Im Fenstertitel ist die Version durch einen Kennbuchstaben erkennbar. Sehen Sie dazu die oben verlinkten übergreifenden Hinweise.

In der Version 'P' wird links oben eine Liste mit allen zur Protokollierung vorkommenden Buchungsmonaten dargestellt. Das sind diejenigen Monate, zu denen es unprotokollierte Rechnungen gibt, deren Buchungsdatum im jeweiligen Monat liegt und die bereits an die Buchhaltung übergeben sind.

Wenn in der Version 'P' Rechnungen/Gutschriften/Stornos zu verschiedenen Buchungsmonaten vorliegen, wählen Sie zunächst den gewünschten Buchungsmonat aus. Das Programm zeigt Ihnen dann in der nebstehenden Liste die in diesem Buchungsmonat vorkommenden Rechnungsgruppen an. Sie können gleichzeitig alle oder mehrere oder nur eine einzelne Rechnungsgruppe selektieren.

(*2) In den Versionen 'S' und 'W' gibt es stattdessen eine frei eingebbaren Datumsspanne. Beim Öffnen des Fensters werden die Buchungsdaten für die protokollierbaren Rechnungen in der Von-Bis-Buchungsspanne vorbelegt. Sie können die Spanne eingrenzen. Beim späteren Betätigen von OK prüft die Anwendung, ob sich die Spanne auf eine einzige Dekade bezieht und ob das Buchungsdatum für die Protokolle ebenfalls in dieser Spanne liegt. Bei Verletzung der Bedingungen erscheint eine Warnung; Sie können trotzdem fortsetzen.

In den Versionen 'S' und 'W' wählen Sie die verarbeitenden Rechnungsgruppen unabhängig von der Datumsspanne aus.

Das Buchungsdatum ist dasjenige für die Verbuchung der entstehenden Protokolle.

(*1) In der Version 'P' gibt es eine weitere Variation. Sie können in den Optionen - Fakturierung einstellen, dass Agenturprotokolle und -abrechnungen werkübergreifend erstellt werden sollen. Bei dieser Variation entstehen Protokolle, die sich auf mehrere Werke beziehen können.

In der Regel - außer bei der vorstehenden Ausnahme - prüft das Programm jetzt, beim Erzeugen der Protokolle nochmals, dass keine werkübergreifenden Rechnungen existieren und verhindert bei Verletzung dieser Bedingung die Weiterarbeit. Notfalls lässt sich auch ein berechneter Lieferschein mit falschem Werk auch im Nachhinein noch korrigieren. Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie entweder die vorkommenden Werke entweder im Fenster Werke verwalten mit dem Kennzeichen "separat abrechnen" versehen; oder Sie sollten in Optionen - Rechnungssortierung die Einstellung "Rechnung je Werk" verwenden. Dann werden werkübergreifende Rechnungen schon beim Erstellen verhindert.

Die spätere Verbuchung erfolgt für das Protokoll und die einbezogenen Rechnungen gemeinsam; daher ist die Einschränkung auf einen Buchungsmonat für alle Rechnungen/Gutschriften/Stornos je Protokoll zwingend notwendig; auch das Protokoll muss denselben Buchungsmonat wie die Rechnungen haben.

Über den Schalter Details-Kontrollanzeige können Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Rechnungen verschaffen, zum Beispiel auch um Fehler wegen werkübergreifender Rechnungen aufzuklären. Es werden diejenigen Rechnungen angezeigt, die eine Rechnungsgruppe haben, aber noch auf keinem Agenturprotokoll enthalten sind.

In den ausgegebenen Protokollen hat die Menge je nach Agentur-Version eine unterschiedliche Bedeutung. In Version 'P' ist es die Summe aller Lieferscheinmengen. In den Versionen 'S' und 'W' ist es statistische Produktionsmenge. Das sind diejenigen Mengenbestandteile, deren Artikel die Einstellung "Produktionsmenge = Ja" haben, und deren Statistik-Einfluss die Menge enthält. Der Statistik-Einfluss ist für Lieferscheine im Artikel eingestellt, für Vergütungen kann er im Vergütungsfenster abweichend gewählt werden.

In Version 'P' werden Daten unabhängig vom Vorzeichen zusammengefasst. In den Versionen 'S' und 'W' werden die dargestellten Daten nach Dokumenten mit positivem Betrag (in der Regel Rechnungen) und nach solchen mit negativem Betrag (in der Regel Gutschriften und Stornos) separat zusammengefasst und separat ausgewiesen. Die Auflistung der betroffenen Dokumente erfolgt in diesen Versionen nicht erst am Ende eines Protokolls, sondern schon je Produktgruppe.
Bamberg