Buchungen
Dieses Fenster dient zur Anzeige aller vorhandenen Buchungen. Diese Buchungen werden über den dafür vorgesehenen Menüpunkt an die Buchhaltunge übergeben. Sie können die Daten hier nur ansehen, aber nicht verändern. Die Anzeige kann Ihnen zu Kontrollzwecken dienen.
Die Buchungen entstehen beim endgültigen Druck von Rechnungen, Gutschriften oder Stornierungen. Im allgemeinen gibt es zu jeder Rechnung mehrere Buchungen, nämlich je Position einen Datensatz für Ware und ggf. einen Datensatz für die Fracht, eventuell weitere Datensätze für die Fahrzeugverbuchung, die Steuer und den Bruttobetrag. Der Bruttosatz je Rechnung entsteht nur dann, wenn Sie mit Zwischenkonto verbuchen: Dann erfolgen die Buchungen der einzelnen Positionen auf dieses Zwischenkonto und der gesamte Bruttobetrag der Rechnung wird mit der letzten Buchung von diesem Zwischenkonto auf das Kundenkonto gebucht. Wenn Sie hingegen kein Zwischenkonto verwenden, werden alle Einzelpositionen direkt auf das Kundenkonto verbucht.
Die Buchungsnummer wird vom Programm beim Erzeugen der Buchungen fortlaufend vergeben. Die neueste Buchung hat also die größte vorhandene Buchungsnummer. Durch Eingabe der Buchungsnummer können Sie einen gewünschten Buchungssatz auswählen, wenn Sie die Buchungsnummer wissen (was selten der Fall sein wird) oder wenn Sie die Größenordnung der Buchungsnummer vermuten und von dort aus blättern wollen.
Wichtiger ist die Nummer der Rechnung / der Gutschrift / des Stornos, links, etwa in der Mitte des Fensters. Bei der Sortierung nach Buchungsnummer stehen alle Datensätze zu einer Rechnung / einer Gutschrift / einem Storno unmittelbar nebeneinander; durch Blättern können Sie alle zusammengehörigen Daten leicht einsehen.
Zum Beginn eines Suchvorgangs wird das Häkchen Suche nur in Belegnummer vorbelegt, weil das der häufigste Suchzweck ist. In dieser Einstellung wird nur nach einer einzigen Zahl (nicht nach Textzeichen, nicht getrennt durch &&) gesucht. Wenn Sie die Standard-Suchfunktionalität wünschen, müssen Sie das Häkchen entfernen.
Wichtig sind weiterhin die selbsterklärende Belegart, das Häkchen An Fibu übergeben und das zugehörige Datum. Das Feld Buchungsart unterscheidet die Buchungen nach den schon oben angedeuteten Kategorien, wie Ware, Fracht, Steuer, Brutto, aber auch zum Beispiel Entlastung interner Buchungen.
Zwecks Übersichtlichkeit werden zusätzlich einige Felder dargestellt, die nicht im Buchungsdatensatz enthalten sind, nämlich die Geschäftspartner-Nummer, der Name des Geschäftspartners und Netto-, Steuer- und Bruttobetrag der Rechnung.
Mit Taste F6 oder dem funktiosgleichen Toolbarschalter können Sie abhängige Daten in einem separaten Fenster anzeigen lassen, nämlich die Rechnung (oder Gutschrift), den Kunden oder den Lieferschein. Das letzte ist die Default-Auswahl, wenn keine der beiden anderen Fälle vorliegt. Die Rechnung oder den Kunden erreichen Sie, wenn Sie zuvor den Fokus in das entsprechende Feld setzen oder wenn Sie den Kennbuchstaben "R" oder "K" auf der Tastatur drücken. Bei der Anzeige von Kasse-, Produktions- und Agenturbuchungen ist die Anzeige der abhängigen Daten deaktiviert. Je nach Belegart oder Stornierung variiert auch die dritte Option auf Vergütung oder Frachtbeleg oder ehemaligen Beleg.