Optionen - elektronischer Versand

Falls das Feld BCC mit einer gültigen E-Mail-Adresse belegt ist, werden die erzeugten Dokumente als Blindkopie an diese Adresse gesendet. Wenn Sie hier eine eigene Adresse eintragen, können Sie sich eine zusätzliche Kontrolle über den erfolgten Versand verschaffen.

Der E-Mail-Client kennzeichnet die Versandart der E-Mail. Wenn Sie "Outlook" wählen, dann muss an dem Arbeitsplatz auch Outlook installiert sein. Die E-Mail wird im Ausgangsordner von Outlook bereitgestellt. Wenn Sie "SMTS" wählen, erfolgt der Versand unabhängig vom installierten E-Mail-Programm. Sie müssen dann die folgenden Zugangsdaten abhängig vom Ihrem E-Mail-Provider einstellen. Bei anderen E-Mail-Clienten sind die Zugangsdaten deaktiviert.

Der SMTS-Dienst könnte zum Beispiel "smtp.gmail.com" lauten, falls Ihr Provider Google ist, oder "mailsmtp.t-online.de" beim T-Online-Zugang ohne SSL, oder "securesmtp.t-online.de" beim T-Online-Zugang mit SSL.

Die E-Mail-Adresse ist Ihre eigene Adresse, die der Empfänger der E-Mail als Absender sieht. Sie muss der zulässigen Syntax für E-Mail-Adressen entsprechen.

Durch das Häkchen Credentials aktivieren Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen Ihres Providers - wenn vorgesehen - nämlich den Benutzer und das Passwort. Ebenfalls die Verschlüsselung SSL und den Port müssen Sie nach den Vorgaben Ihres Providers einstellen, letzteren nur dann, wenn er vom Standard (25) abweicht.

Mit dem Schalter Test-Versand an können Sie testhalber eine E-Mail an die dort angegebene Adresse senden, um die E-Mail-Versand-Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Gesendet wird eine Nachricht aus wenigen Zeilen unter dem Betreff "Test der E-Mail-Funktion". Auch die Blindkopie wird einbezogen, wenn BCC (siehe oben) angegeben ist. Das auf der Karteiseite "Druckereinstllungen" eingestellte Format und die dort eingestellte Priorität werden berücksichtigt.

Der Schalter Test CIB-Service überprüft die Erreichbarkeit dieses Dienstes, der zum Versenden von CIB-Dokumenten (Rechnungen, Gutschriften, Stornos) erforderlich ist. Hinweise dazu stehen beim Fenster Rechnungen erstellen.

Wenn Sie das Häkchen Rechnungen testhalber per E-Mail versenden setzen, werden für eine begrenzte Zeit von 15 Minuten Rechnungsentwürfe, die Sie selbst erstellen, per E-Mail an die angegebene Test-Adresse gesendet. Das dient insbesondere zum Test für das Aussehen der E-Mail, nämlich den Betreff und den Inhaltstext. Das Häkchen wird unmittelbar beim Setzen wirksam, aber nicht beim Betätigen von OK gespeichert. Der testweise Versand wird mit einem entsprechenden Vermerk protokolliert, eine eventuelle BCC wird einbezogen. Beim endgültigen Erstellen von Rechnungen sowie bei fehlerhaften Einstellungen wird das Häkchen ebenfalls rückgesetzt.

Der Schalter Protokoll E-Mail-Versand anzeigen funktioniert beschriftungsgemäß. Protokolleinträge entstehen beim Versenden von CIB-Dokumenten. Das Protokoll kann Ihnen als Nachweis versendeter Dokumente oder zum Nachweis von Fehlern dienen. Sie können das Protokoll per Zwischenablage in andere Dokumente kopieren oder den Inhalt teilweise oder vollständig löschen und speichern.

Der Test auf zulässige Syntax der vorkommenden E-Mail-Adressen variiert in diesem Fenster, weil abhängig von dem Client Sonderzeichen und andere Syntaxelemente zulässig oder verboten sind.