Optionen - Grundeinstellungen

Die Felder Name, Straße, PLZ und Ort werden aus Ihrer Lizenzdatei ausgelesen. D.h. Sie haben selbst keine Möglichkeit, diese Daten zu ändern. Diese Felder werden beim Erstellen von Druckdokumenten benutzt. Wenn es erforderlich werden sollte, diese Daten einmal zu ändern, dann wenden Sie sich bitte an den Software-Entwickler, das Computer-Institut Bamberg, um Ihnen eine geänderte Lizenzdatei zukommen zu lassen.

Die Nummer können Sie frei verwenden, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Software-Entwickler. Sie lässt sich zum Beispiel bei Exportvorgängen oder in Druck-Formularen verwenden.

USTID
Umsatzsteuer-ID; kann auf Rechnungen gedruckt und an die Buchhaltung übergeben werden

SteuerNr
Steuernummer, kann auf Rechnungen gedruckt werden

Die SEPA-Gläubiger-ID ist für den Zahlungsverkehr mit dem SEPA-Verfahren notwendig.

Beenden des Programmes ohne Bestätigung
Dieses Häkchen schaltet die entsprechende Sicherheits-Abfrage ab, wenn Sie das Beton.NET-Fenster schließen.

Durch Beim Beenden/Anmelden auf offene Buchungen prüfen werden Sie beim Beenden der Anwendung, beim Schließen des Fensters und beim Ab- und Anmelden gewarnt, wenn in dem jeweiligen Mandanten noch offene Buchungen existieren, die nicht an die Buchhaltung übergeben worden sind. Sie können von der Warnung aus auf Wunsch das Fibu-Übergabefenster sofort öffnen.

Sprache
Sprache der Benutzeroberfläche; das Programm übersetzt die in den Fenstern vorkommenden Bezeichnungen ("Labels") und Programmausschriften ("MessageBoxen"); andere Sprachen als "deutsch" setzen voraus, dass Übersetzungen in einer MDB-Datei vorliegen; die MDB-Datei können Sie gegebenefalls selbst pflegen/anpassen.

Die Sprachendatei LANGUAGES.MDB lässt sich mit Microsoft-Access erzeugen, indem man eine neue Datei dieses Namens mit der Tabelle "Translations" mit mindestens 4 Spalten anlegt (jeweils Name / Feldtyp): object / Memo + type / Zahl + default / Memo + pl / Memo. Das letzte Feld "pl" ist ein Beispiel. Alternativen wären zum Beispiel "fr"/"en"/"hu"/"de" - je nach gewünschter Sprache. Es können mehrere Sprach-Spalten in dieser einen Tabelle verwendet werden. Im Faktura-Fenster wird die gewünschte Sprache hier ausgewählt. In der Dispo verwendet man den Kommandozeilen-Paramer, zum Beispiel "/LANG:pl". Die Sprachendatei wird jetzt bei Aktionen in Faktura / Dispo dynamisch erweitert. Zur Erstbelegung kann man in der Fakturierung die Autostart-Funktion mit dem Parameter * für alle vorhandenen Fenster (etwa 150 Stück) verwenden. Damit entstehen die ersten reichlich 1300 Datensätze, im wesentlichen für die Menüpunkte und für die Beschriftungen in den Fenstern. Es fehlen noch diejenigen Datensätze, die aus Meldungstexten entstehen, wie zum Beispiel "Lieferschein nicht vorhanden".
Ein Übersetzer sollte im Anschluss in die Fremdsprachenspalte in allen Zeilen die Ausdrücken der jeweiligen Sprache eintragen. Die Übersetzung erfolgt je Fenster. Daher kommen manche Begriffe wie "Kunden-Nr" und "von" und "bis" öfter vor und müssen also mehrfach übersetzt werden.
Unschön sind Meldungen mit variablen Bestandteile, zum Beispiel "Es fehlen 7 Erlöskonten". Solche Texte können Sie dem Software-Entwickler (dem Computer Institut Bamberg) mitteilen, um sie fortan zu vermeiden, indem Ersatzausdrücke für die variablen Bestandteile verwendet werden.

Die synonyme Stammdatenführung
Diese Einstellung bewirkt, dass Änderungen an bestimmten Stammdaten automatisch in anderen Mandanten dupliziert werden. Hierzu müssen Sie mindestens zwei oder mehr Mandanten in der Liste selektieren. Wenn dann zum Beispiel in einem der selektierten Mandanten eine Baustelle angelegt wird, dann entsteht diese Baustelle automatisch mit den gleichen Datenfeldinhalten in den anderen hier selektierten Mandanten. Diese Einstellung ist mandantenübergreifend wirksam. Es werden folgende Tabellen synonym geführt: Werke, Preislisten, Gebiete, Gebiete-Werke, Steuerschlüssel, Kopf-Fuß-Texte, Tarifzonen, Tarifzonenaufpreise, Zahlungsvereinbarungen, mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten und Baustellen, ab Juli 2008 erweitert um Produktgruppen, Erlösgruppen, Erlöskonten', Einheiten, Artikel, ArtikelPreise', Sonderkonditionen und Sonderpreise, später auch Regionen und Regionen-Werke'.
Diese Funktion ist bei Datenänderungen (nur) von den Stammdaten-Fenstern aus wirksam, und zwar dann, wenn gespeichert oder gelöscht wird. Beachten Sie, dass das Speichern in der Regel nur dann erfolgt, wenn Sie zuvor Datenfelder im angezeigten Datensatz geändert haben. Bei der Wirkungsweise sind diejenigen Tabellen, die ein eigenes Fenster besitzen, von denjenigen Tabellen zu unterscheiden, die in einem anderen Fenster als untergeordnete Daten tabellenförmig (in einem sogenannten Gitter) angezeigt werden; die letztgenannten sind vorstehend durch ein Apostroph gekennzeichnet. Die Tabellen mit eigenem Fenster werden satzweise bei jedem Speichervorgang in den verbundenen Mandanten erzeugt oder aktualisiert. Die untergeordneten Tabellen werden zusammen mit dem Speichern des übergeordneten Datensatz aktualisiert. Beim Speichern des übergeordneten Datensatzes werden in den untergeordneten Tabellen Datensätze bei Bedarf neu erzeugt, aktualisiert oder gelöscht. Eine Sonderstellung nehmen Baustellen und Sonderkonditionen ein. Die Besonderheit bei den Sonderkonditionen besteht darin, dass die Gültigkeitsspannen "von - bis" wie Schlüsselfelder behandelt werden. Bei Änderung eines dieser Felder im Fenster Sonderkonditionen werden daher in den abhängigen Mandanten temporär neue Datensätze erzeugt. Erst wenn Sie den übergeordneten Baustellendatensatz speichern, in dem die Sonderkonditionen als untergeordnete Datensätze enthalten sind, werden die überzähligen Datensätze wieder entfernt. Die Besonderheit bei Baustellen besteht darin, dass sie nur vom gleichnamigen Fenster aus mandantenweise geführt werden, also nicht vom Fenster "mandantenspezifische Geschäftspartnerdaten" aus, und daher (noch) nicht mandantenübergreifend löschbar sind.
Beachten Sie hierbei unter anderem die Datenbankabhängigkeiten. Wenn Sie einer Baustelle zum Beispiel ein Gebiet, ein Werk, eine Preisliste, eine Tarifzone oder eine Zahlungsbedingung zuweisen, dann sind diese Daten im Anlage-Mandanten vorhanden, weil Sie sie hier auswählen. Zum Duplizieren der Baustelle in die anderen Mandanten müssen die abhängigen Daten aber auch dort vorhanden sein. Das Programm prüft diese Bedingungen beim Speichern und zeigt gegebenenfalls eine Fehlermeldung an. Um solche Probleme zu vermeiden, erfolgt die synonyme Datenführung in allen oben aufgeführten, abhängigen Tabellen. Verletzungen der Abhängigkeiten sind daher nur dann zu erwarten, wenn zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die synonyme Stammdatenführung aktivieren, mandantenübergreifende Abhängigkeiten verletzt sind.
Der Schalter prüfen deckt solche Verletzungen auf. Er prüft in den genannten Tabellen, ob einerseits alle Stammdaten in allen verbundenen Mandanten vorkommen, und ob andererseits die Daten auch identisch sind. Letzteres ist für die Funktion der Datenbank zwar unwesentlich, aber es kann aus Ihrer Sicht sehr wichtig sein. Wenn zum Beispiel die Zahlungsbedingung mit der Nummer 1 in einem Mandanten "14 Tage mit Skonto" bedeutet, in einem anderen Mandanten aber "zahlbar sofort rein netto", und Sie weisen dann die Zahlungsbedingung in einem Mandanten einem Kunden zu, dann hat dieser Kunde trotz sonst gleicher Informationen im andereren Mandanten trotzdem eine andere Zahlungsbedingung. Das wird von Ihnen nicht gewollt sein. Beim erstmaligen Speichern der Zahlungsbedingung in einem der beiden Mandanten wird der Datensatz jedoch in allen verbundenen Mandanten automatisch angepasst.
Es ist daher sehr ratsam, vor der endgültigen Einstellung der synonymen Stammdatenführung diese Prüfung auszuführen und gewissenhaft auszuwerten. Erst wenn Sie sich sicher sind, dass alle Daten Ihren Anforderungen entsprechen, sollten Sie diese Einstellung speichern.
Die Prüfung kann bei großen Datenmengen ziemlich lang dauern. Das Programm prüft jede Tabelle so lang, wie es die Zeitvorgabe zwischen Client und Server erlaubt. Das sind in der Regel 5 Minuten, kann aber per Kommandozeilen-Einstellung erweitert werden, Gegebenenfalls wird die Prüfung der Einzeltabelle zu diesem Zeitpunkt mit einem Fehlereintrag im Prüfprotokoll abgebrochen und mit der nächsten Tabelle fortgesetzt.
Es gibt einige Felder, die aus der synonymen Stammdatenführung ausgeschlossen sind. Es handelt sich derzeit um DispoWerkID, DispoBaustellenID und DispoArtikellD. Bei der Prüfung werden diese Felder trotzdem mit angezeigt; sie können aber ignoriert werden.
Über den Schalter Ausnahmen können Sie einzelne Felder festlegen, die aus der mandantenübergreifenden synonymen Stammdatenführung ausgeschlossen werden sollen. Beachten Sie die dort beschriebenen Hinweise. Die Ausnahmefelder werden auch bei der vorstehend beschriebenen Prüfung ausgeschlossen.

Wenn das Häkchen Pdf-Anzeige im Original-Modus gesetzt ist, erfolgt die Darstellung von Druckdateien im Pdf-Format genau so wie im Xpd-Format. Das ist insbesonder für Formulare gedacht, die bis zum Jahr 2016 speziell für die Pdf-Darstellung entwickelt wurden.
Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, dann verschiebt das Programm die Pdf-Anzeige gegenüber der Xpd-Anzeige um 4 Punkte, das sind etwa 1,4 mm. Dadurch stimmt ein Pdf-Dokument genauer mit dem Xpd-Dokument überein. Neuere Formulare werden so gestaltet, dass sie dieses Häkchen nicht benötigt wird.

Das Häkchen Druck mit Drucker und Seitenauswahl zeigt den entsprechenden Schalter im Druckdatei-Betrachter an. Per Vorbelegung ist das Häkchen gesetzt, um diese Druckmöglichkeit nutzen zu können. Nur wenn der Schalter Sie stört, dann können Sie ihn hier für alle Mandanten unsichtbar machen.