Zahlungsvereinbarungen verwalten

In diesem Fenster legen Sie Zahlungsbedingungen fest, die Sie anschließend Ihren Kunden oder Lieferanten, oder den Baustellen zuweisen können. Eine Standard-Zahlungsvereinbarung wird auch in "Extras - Optionen" eingestellt. Es lassen sich separate Zahlungsvereinbarungen für Pumpen einstellen; ob die Pumpen-Zahlungsvereinbarung verwendet werden soll, hängt von dem Werk ab, da zusammen mit der Pumpen-Zahlungsvereinbarung eingestellt wird.
Wichtig ist insbesondere der Suchbegriff, über den sich die Zahlungsvereinbarungen an den genannten Stellen auswählen lassen. Um Sie vor Eingabefehlern zu schützen, wird der Suchbegriff vom Programm automatisch mit einer Kurzform aus den Fristen und Skontobeträgen belegt. Sie können ihn nicht ändern. - Sie können allerdings die Funktion des Suchbegriffes als Auswahlfeld unter "Optionen - Eingabefenster" abschalten. Wenn Sie das machen, riskieren Sie aber Fehler bei versehentlich falscher Eingabe im Feld Bezeichnung.

Frei eingeben können Sie die Bezeichnung, die sich individuell zum Beispiel durch Gestaltung der Formulare in Druckdokumenten verwenden lässt.
Das Programm verwendet nur die obere Skontobedingung aus Tagen und Skonto-Prozentsatz. Die zweite Skontobedingung können Sie individuell belegen. Das Programm nimmt beim Speichern Prüfungen vor:
  • Eine Skonto-Bedingung muss entweder komplett leer sein oder zumindest einen Skonto-Prozentsatz haben.
  • Wenn beide Skontobedingungen belegt sind, dann muss die Bedingung mit der größeren Frist einen geringeren Skonto-Prozentsatz als die andere Bedingung haben.
  • Der Skonto-Prozentsatz darf nicht größer als 50% sein.
  • Jede Skontofrist muss kleiner als die Netto-Zahlungsfrist sein.
Das Feld Fibu-Nr kann zum Beispiel für den Datenexport an eine Finanzbuchhaltung verwendet werden. Es wird sonst vom Programmcode nicht explizit verwendet.


Anwendung der Zahlungsvereinbarungen

Diese Erläuterungen beziehen sich auf die Fenster Baustellen verwalten, mandatenspezifische Geschäftspartnerdaten verwalten und Optionen/Standardsätze.

Die Zahlungsvereinbarungen werden beim Erstellen von Rechnungen verwendet. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die gewünschten Zahlungsvereinbarungen vorzugeben, nämlich in der konkreten Baustellen, in der Rahmenbaustelle, im Kunden oder im Händler und in den Optionen. Diese genannte Reihenfolge ist auch die Vorrangfolge.
Noch höheren Vorrang haben die Pump-Zahlungsvereinbarungen, die Sie an denselben fünf Stellen vorgegeben können, indem Sie das Häkchen Pumpen unterscheiden setzen und eine zugehörige Zahlungsvereinbarung auswählen. Das Programm sucht in der genannten Folge zuerst nach einer zutreffenden Pumpzahlungsvereinbarung. Nur wenn an allen fünf Stellen keine zutreffende Pumpzahlungsvereinbarung vorliegt ist, sucht das Programm in den "normalen" Zahlungsvereinbarungen.

Eine Pump-Zahlungsvereinbarung ist unter zwei möglichen Voraussetzungen wirksam: Entweder geben Sie das zugehörige Werk vor. Dann gilt die Pump-Zahlungsbedingung dann, wenn das Lieferscheinwerk das hier eingestellte Werk ist. Im Gegensatz zur folgenden Möglichkeit braucht das Werk für diesen Fall nicht als Pumpwerk gekennzeichnet zu sein. Oder als zweite Möglichkeit lassen Sie das Werk bei der Pumpzahlungsvereinbarung leer; dann gilt die Zahlungsvereinbarung für alle diejenigen Lieferscheinwerke, die das Häkchen "Pumpwerk" haben.

Eine Rechnung umfasst in der Regel mehrere Lieferscheine zu einem Kunden. Durch die Abhängigkeit der Zahlungsbedingung von der Baustelle und vom Werk könnten sich deshalb verschiedene Zahlungsbedingungen je Rechnung ergeben. Das Programm prüft deshalb im Fenster "Rechnungen erstellen" unmittelbar vor Beginn der Verarbeitung, dass alle Lieferscheine zu einer Rechnung zu derselben Zahlungsbedingung führen. Das braucht nicht zwingend dieselbe Zahlungsbedingungsnummer zu sein, aber Nettotage, Skonto-Prozentsatz und Skontotage müssen für alle Lieferscheine identisch werden. Bei Verletzung dieser Bedingung erhalten Sie eine Fehlermeldung. Bei Verwendung der Einstellung "Rechnung je Baustelle" im Kunden oder bei "separat abrechnen" im Werk ist die Wahrscheinlichkeit für solche Fehler geringer.

Beachten Sie zur Auswahlmöglichkeit von Zahlungsvereinbarungen die Hinweise in Extras - Optionen - Eingabefenster.