Zahlungserinnerungen

Diese Funktion erzeugt aus den Rechnungsausgangsdaten Zahlungserinnerungen, die Sie an Ihre zahlungspflichtigen Kunden senden können. Sie setzt voraus, dass im Rechnungsausgang nicht nur die Rechnungsdaten vorhanden sind, die beim Erstellen von Rechnungen entstehen, sondern auch die Zahlungseingänge gepflegt werden. Zu letzterem gibt es zwei Möglichkeiten:
a) Sie verfügen über eine entsprechende Schnittstelle - sehen Sie Import von Zahlungseingängen
b) Sie geben die Zahlungseingänge manuell im Fenster Rechnungsausgang ein.
In die Zahlungserinnerungen/Mahnungen werden nur Rechnungen mit den Zahlungsarten "Überweisung" und "Vorkasse" einbezogen, nicht solche mit den Zahlungsarten "Einzug" und "Barzahlung". Maßgeblich ist die Zahlungsart im Rechnungsausgang, auch wenn die Zahlungsart nach der Rechnungserstellung im Geschäftspartner geändert worden ist.

Sie müssen entscheiden, ob Sie nur echte Rechnungen oder auch Gutschriften/Stornos einbeziehen wollen. Wenn Sie nur echte Rechnungen einbeziehen, dann wird auch an solche Rechnungsbeträge erinnert, die beispielsweise anschließend ganz oder teilweise gutgeschrieben oder storniert wurden, ohne sie gegeneinander zu verrechnen. Wenn Sie jedoch Gutschriften und Stornos einbeziehen, dann müssen Sie aber dafür Sorge tragen, dass die betreffenden Rechnungsausgangsdaten zum zutreffenden Zeitpunkt (wenn sie gegen eine Rechnung ausgeglichen sind oder rückgezahlt wurden) das Häkchen 'bezahlt' erhalten - bis dahin werden sie unbegrenzt immer wieder einbezogen. Frachtgutschriften werden nicht einbezogen. Mit dem Schalter Details können Sie sich einen Überblick über die offenen Rechnungen verschaffen; dabei werden nur echte Rechnungen einbezogen, keine Gutschriften und keine Stornos. Der vom Programm zur Auswahl vorgeschlagene Kunden- und Händler-Nummernbereich sowie die Suche nach Kunden/Geschäftspatnern beinhaltet ebenfalls nur echte Rechnungen. Dabei werden Kunden, nicht aber Händler mit den genannten Sperrkennzeichen ausgeschlossen. Das Feld Mindestfälligkeit bestimmt den Umfang der Zahlungserinnerungen: wenn diese Zahl groß ist, erhalten Sie nur weniger Zahlungserinnerungen, nämlich nur diejenigen, bei denen ab der Fälligkeit der Rechnung die vorgegebene Anzahl an Tagen bereits verstrichen ist. Einstellbar ist der Bereich von Null bis 100. Das Feld berücksichtigt bis ist nur zur Anzeige im Druckdokument vorgesehen; es erfolgen hiermit keine anderweitigen Verarbeitungsschritte.

Durch setzen des Hakens Mahnwesen verwenden können zusätzlich auch Mahnungen geschrieben werden, sowie erweiterte Optionen für das Mahnwesen freigeschalten werden.
Erweiterte Optionen:
Mahngebühr: Die Mahngebühr wird ab der zweiten Mahnung einmalig auf die Summe der offenen Beträgen des Kunden addiert.
Mahnzins: Der Mahnzins wird auf diejenigen Rechnungen erhoben, an die bereits schon einmal gemahnt wurden. Die Formel für die Zinsen lautet: (offener Betrag x Mahnzins x Fälligkeitstage) / (100 x 360).
Erinnerung: Anzahl der Tage, die der Kunde zum Zahlen bei einer Zahlungserinnerung hat
1. Mahnung: Anzahl der Tage, die der Kunde zum Zahlen der 1.Mahnung hat
2. Mahnung: Anzahl der Tage, die der Kunde zum Zahlen ab der 2. Mahnung hat
Diese Fristen werden nur im Formular verwendet. Sie dienen nicht etwa dazu, um zu entscheiden, ob eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zu erzeugen ist.
Für jede der 3 Mahnstufen kann im Formular ein anderer Text angedruckt werden, dazu muss jedoch ein spezielles Mahnungsformular erstellt werden. Die Rechnung mit der höchsten Mahnstufe bestimmt dabei den Text. Rechnungen mit niedrigerer Mahnstufe werden jedoch mit aufgelistet, Verzugszinsen werden jedoch nur auf Rechnungen ab der Mahnstufe 1 oder höher erhoben, nicht auf Rechnungen der Mahnstufe 0.
Beachten Sie unbedingt im Rechnungsausgang ihre Zahlungseingänge zu aktualisieren, damit nicht versehentlich Mahnungen für Ihre zahlenden Kunden erstellt werden.

Beim endgültigen Erzeugen der Zahlungserinnerungen wird deren Anzahl in den Rechnungsausgangsdaten jeweils um 1 erhöht und das aktuelle Tagesdatum wird dazu gespeichert. Sie können diese Daten im Fenster "Rechnungsausgang" einsehen und diese Daten können beim nächstmaligen Erzeugen von Zahlungserinnerungen verwendet werden.

Zur individuellen Gestaltung der Zahlungserinnerungen können Sie sich ein eigenes Formular erstellen lassen. Verfügbar ist außer einem Muster weiterhin ein Formular zur Auflistung der Zahlungserinnerungen. Lezteres ist für den internen Gebrauch, nicht zum Ausliefern an den Zahlungspflichtigen gedacht; in der Regel werden Sie die Liste zur Vorinformation beim Entwurfsdruck nutzen.


Es gibt eine alternative Aufrufmöglichkeit für dieses Fenster, nämlich vom Fenster Details zu Kunden aus. Wenn Sie diesen Weg beschritten haben, dann ist der zuvor ausgwählte Geschäftspartner entweder in den Feldern "von Kunden-Nr" und "bis Kunden-Nr" oder in den Feldern "von Händler-Nr" und "bis Händler-Nr" vorbelegt und kann nicht geändert werden. Auch die übrigen Datenfelder / Funktionen beziehen sich auf diesen einen Geschäftspartner: Die Mindestfälligkeits-Überschreitung, die Anzahl offener Rechnungen, das älteste Fälligkeitdatum und die Detail-Anzeige. Wenn der aktuelle Geschäftspartner sowohl als Kunde als auch als Händler vorkommt, werden Sie gefragt, in welcher Funktion das Fenster vorbelegt werden soll. Der Schalter "Details" ist beim Aufruf auf diesem Weg deaktiviert.
Der Aufruf auf diesem Weg ist nur dann möglich, wenn es zu dem Geschäftspartner unbezahlte Rechnungen gibt.