Vorkasse

Mit diesem Fenster können Sie per Vorkasse gezahlte Beträge eingeben und gegen in Anspruch genommene Rechnungsbeträge ausgleichen.

Zur Bearbeitung können Sie solche Kunden auswählen, bei denen die Debitor-Zahlungsart "Vorkasse" hinterlegt ist. Die Auswahl ist über die Navigationsschalter und über die Suche möglich, letzteres auch durch Eingabe eines Buchstabens. Sie können auch die Nummer des Geschäftspartners eingeben und Tab drücken. Nach Auswahl eines Kunden werden dessen Vorkasse-Datensätze angezeigt. Das Programm unterscheidet zwischen drei Arten zum Vorgang:
  • Einzahlungen - Das sind die von Ihnen in diesem Fenster eingegebenen Daten
  • Rechnungen - Diese Daten werden bei der Erstellung von Rechnungen für Vorkasse-Kunden automatisch eingetragen, in der Regel mit negativen Beträgen
  • Toleranzen - Sie entstehen beim Ausgleich von Einzahlungen mit Rechnungen, wenn die Beträge nicht exakt aufgehen
Die Datensätze werden je Vorgangsart farblich unterschiedlich dargestellt.

Ferner unterscheidet das Programm ausgeglichene und unausgeglichene Daten. Nach der Eingabe ist ein Datensatz zunächst unausgeglichen. Wenn eine Einzahlung und eine Rechnung über denselben Betrag, aber mit umgekehrtem Vorzeichen vorhanden sind, werden diese beiden Datensätze ausgeglichen. Das wird durch ein Häkchen gekennzeichnet. In der Regel interessieren Sie sich nur für die unausgeglichenen Daten. Beim Öffnen des Fensters ist daher das Filter standardmäßig eingeschaltet; Sie sehen nur die unausgeglichenen Daten. Zur Recherche nach früheren Daten können Sie das Filter in der Werkzeugleiste ausschalten; dann sehen Sie alle Daten zu einem Kunden.

Bei der Anzeige sehen Sie auch den Bestand als Summe aller nichtausgeglichenen Beträge.

Mit dem Schalter Neu =F8 fügen Sie eine neue Einzahlung zum ausgewählten Kunden hinzu. Vom Programm wird eine neue Zeile angelegt. Das Tagesdatum wird vorgeschlagen. Der Vorgang wird mit "Einzahlung" belegt; das können Sie nicht ohne weiteres ändern. Die laufende Nummer (LfdNr) wird vom Programm als Schlüsselfeld verwaltet, um mehrere Datensätze vom selben Datum zu unterscheiden; diese Nummer können Sie nicht ohne weiteres ändern; das geschieht automatisch beim Speichern. Das Ausgeglichen-Kennzeichen bleibt unbelegt. Sie können das Datum anpassen, einen Referenz-/Bemerkungstext eingeben und Sie sollten in jedem Fall den Betrag eintragen. Es ist im Regelfall nicht vorgesehen, eine einmal eingegebene Zahlung wieder zu löschen.

Eine besonders wichtige Funktion ist der Ausgleich über den gelben Schalter in der Werkzeugleiste mit dem entsprechenden mathematischen Symbol. Der Schalter ist während der Eingabe neuer Daten gesperrt, erst nach dem Speichern oder Rücksetzen wieder aktiviert. Er gleicht nach folgenden Prizipien aus:
  1. zwei einzige offene Datensätze mit gleichen, aber komplementären Beträgen, aber kein markierter Datensatz
    sie werden ohne nochmalige Abfrage/Bestätigung gegeneinander ausgeglichen
  2. zwei oder mehrere markierte Datensätze, deren Beträge sich exakt ausgleichen
    sie werden ohne nochmalige Abfrage/Bestätigung gegeneinander ausgeglichen
  3. ein markierter Datensatz
    nach Abfrage/Bestätigung wird ein ausgleichender Toleranz-Datensatz erzeugt
  4. zwei oder mehrere markierte Datensätze
    Das Programm fragt, ob entweder eine einzige Toleranz-Datensatz erzeugt und mit ausgeglichen werden soll, oder ob zwei komplementäre Datensätze erzeugt werden sollen, von denen der eine die markierten Positionen ausgleicht und der andere als offene Position stehen bleibt
Es wird nicht automatisch gespeichert; Sie können, nachdem Sie das Ergebnis sehen, den Vorgang also notfalls noch rückgängig machen, oder aber speichern. Beim folgenden Speichern wird bei betroffenen Rechnungen im Rechnungsausgang das Kennzeichen "bezahlt" und das zugehörige Datum gesetzt, sofern das Kennzeichen noch nicht vorhanden war.

Es gibt im Menü einen Schalter zum Anzeigen aller Vorkasse-Bestände. Die Auflistung beinhaltet alle Kunden, für die Vorkassedaten exisiteren. Sie können die Anzeige umsortieren und per Zwischenablage kopieren.

Über das Häkchen Datum eingrezen können Sie dann, wenn viele Datensätze angezeigt werden, einen Teil ausschließen, um die Übersicht zu erhöhen. Wenn das Häkchen gesetzt is, werden zusätzliche Eingabefelder für Datum von - bis eingeblendet. Das Von-Datum wird benutzerabhängig bis zum nächstmaligen Öffnen des Fensters gespeichert. Während der Datumseingrenzung können keine neuen Datensätze eingegeben werden.

Das Häkchen erweiterte Änderungen dient nur für den Notfall, um ausnahmsweise vorhandene Daten nochmals zu ändern oder zu löschen. Sie sollten bei Verwendung dieser Möglichkeit die Zusammenhänge verstehen und beherrschen; Sie sind dann selbst für die Richtigkeit verantwortlich. Beachten Sie, dass die Summe aller ausgeglichener Daten weiterhin Null sein soll.