Vergüten

Es handelt sich um eine alternative Methode, um Rechnungen gutzuschreiben, nämlich auf dem Weg über eine Vergütung. Im anderen Fall, über den Menüpunkt "Rechnung stornieren/gutschreiben", werden die Lieferscheine der Rechnung zur Änderung und nochmaligen Berechnung freigegeben. In diesem Fall jedoch bleiben die Lieferscheine unter einer geänderten Lieferscheinnummer erhalten, es wird für jeden Lieferschein eine Vergütungen und ein neuer Lieferschein (unter derselben Nummer wie der bisherige Lieferschein) erzeugt.

Zur Anwendung dieser Methode müssen Sie die Verfahrensweise zum Ändern der Lieferscheinnummern verstehen und beherrschen. Für Sie als Anwender sollen die geänderten Lieferscheinnummern so aussehen, als hätten die Nummern ein vorangestelltes Präfix. Aus der Lieferscheinnummer 12345 könnte zum Beispiel die Nummer 8812345 werde. Damit die Verfahrensweise variabel ist, addiert das Programm den von Ihnen vorgegebenen Summanden zur Lieferscheinnummer hinzu. In diesem Beispiel müssten Sie als Präfix/Summand den Wert "8800000" vorgeben. Wenn bei demselben Summanden die Lieferscheinnummer 4444 lauten würde, dann entstünde daraus die neue Lieferscheinnummer 8804444. Es ist also empfehlenswert, wenn Sie den Summanden mit sovielen Nullen enden lassen, wie es Ihrer größten regulären Lieferscheinnummer entspricht. Trotzdem können Sie vorhandene Lücken in Ihrem Nummernbereich geschickt ausnutzen, um die Zahlen nicht riesengroß und dadurch unübersichtlich werden zu lassen. Nehmen Sie an, die haben von früheren Jahren noch Lieferscheine im Bereich 20050001 bis 20079999, jetzt verwenden Sie aber Nummern im Bereich von 1 bis 99999, dann können Sie wie oben vorgeschlagen den Summanden 8800000 benutzen. Oder wenn Sie zum Beispiel Lieferscheine im Bereich 200900001 bis 200909999 verwenden, dann könnten Sie auch den Summanden 70000 wählen.
Wenn Sie ausnahmsweise eine bereits vergütete Rechnung nochmal vergüten wollen, dann könnten Sie für diesen Einzelfall den Summanden nach folgendem Beispiel abändern: Wenn die ursprüngliche Rechnung den Lieferschein 12345 enthielt und wenn dieser nun auf 8812345 geändert wurde, dann benutzen Sie den Summanden 100000, dadurch erhält der Lieferschein die neue Nummer 8912345. Sie müssen dann daran denken, den Summanden für die folgende Aktion wieder auf Ihren Standardwert von 8800000 zu setzen.

Nach Auswahl oder Eingabe einer Rechnung zeigt Ihnen das Programm zur Kontrolle einige Kopfdaten und die enthaltenen Lieferscheine an. Das Programm prüft,
  1. dass berechnete Lieferscheine vorhanden sind; unberechnete Lieferscheine können zum Beispiel existieren, wenn eine Rechnung storniert oder teilstorniert wurde; unberechnete Lieferscheine werden vom Programm nicht verarbeitet (sie gehen allerdings in die folgenden beiden Prüfschritte mit ein)
  2. dass noch keine Vergütungen mit einer der vorkommenden Lieferscheinnummern existiert
  3. dass kein Lieferschein mit einer solchen Nummer existiert, die aus alter Nummer und dem Präfix neu entstehen würde.
Wenn eine dieser Bedingungen verletzt ist, dann wird der OK-Schalter nicht aktiviert. Sie können diese Funktion dann nicht benutzen. Das Lieferscheindatum wird in die Prüfung nicht einbezogen. Die Bedingung gilt als verletzt, wenn ein Lieferschein / eine Vergütung mit gleicher Nummer existiert, selbst wenn das Datum verschieden ist.

Nach erfolgreicher Ausführung der Funktion können Sie den Lieferschein ändern und die Gutschrift aus Vergütungen und die neue Rechnung für den betroffenen Kunden erstellen.