Rechnungen erstellen

1. Aktionen bezüglich der Benutzeroberfläche (im Fenster)

1.1 Öffnen des Fensters / Prüfungen
  • Das Fenster kann nicht gleichzeitig mehrfach geöffnet werden, auch nicht zeitgleich mit Fenstern zum Erzeugen von Gutschriften und zum Stornieren. Diese Einschränkung dient dazu, um die gleichmäßige und nichtüberschneidende Vergabe der Rechnungsnummern zu sichern. Zusätzlich wird bei Beginn der Verarbeitung (siehe 2.) daraufhin geprüft, dass auch kein anderer Benutzer im selben Mandanten in diesem Augenblick derzeit endgültige Dokumente erzeugt. Einzelheiten hierzu stehen unter Verarbeitungssperre rücksetzen.
  • Prüfungen auf nicht oder falsch angelegte Daten im Zusammenhang mit Erlöskonten werden erst dann signalisiert, wenn sich im Verlaufe der Verarbeitung keine Konten zur Verbuchung ergeben (siehe 3). Fehlende Tarifzonenaufpreise, Sonderkonditionen / Sonderpreise führen dazu, dass die entsprechenden Frachtaufschläge nicht hinzugezogen werden. Analoges gilt für Referenz-(=Rahmen-)Baustellen und Händler
  • Das Nichtvorhandensein der Datei ZAHLWORT.TXT wird nicht signalisiert, das Ausgabefeld INWORTEN - falls es im Formular vorkommt - bleibt ggf. leer.
  • Das Druckdatenverzeichnis wird auf Vorhandensein geprüft.
  • Wenn in den Optionen das Häkchen 'elektronische Dokumente' aktiviert ist und Rechnungen zum elektonischen Versand vorgesehen sind, dann prüft das Programm im bearbeiteten Mandanten für alle unberechnete Lieferscheine diejenigen Kunden/Händler, die das Häkchen 'elektronische Rechnung' und eine zugehörige EMail-Adresse haben, ob die Syntax dieser EMail-Adressen stimmt. Eine Auflistung kann anschließend per Bedienhandlung angezeigt werden, wobei Fehler in der Anzeige markiert sind. Es erfolgt außerdem eine Warnung; der elektronische Versand wird deaktiviert. Sie können möglicherweise durch die Auswahloption "einziger Kunde" trotzdem einige elektronische Dokumente erstellen.
  • Umgekehrt erfolgt eine Warnung, wenn es zwar Geschäftspartner gibt, die für den elektronischen Versand vorgesehen sind, elektronische Dokumente in den Optionen aber deaktiviert sind.
  • Falls im vorstehenden Schritt zutreffende Kunden/Händler gefunden wurden, dann prüft das Programm weiterhin, ob Outlook oder eine andere in den Optionen eingestellte E-Mail-Software installiert ist und darauf zugegriffen werden kann. Wenn dieser Prüfung fehlschlägt, dann besteht die Ursache möglicherweise darin, dass das folgende Programm "Microsoft Visual C++ 2008 Resdistributable-Setup" nicht installiert ist; über den folgenden Link kann man es herunterladen und installieren: www.cibamberg.de/download/public/beton.net/vcredist_x86.exe.
  • Außerdem prüft das Programm, ob die Verbindung zum Software-Hersteller (www.cibamberg.de) zur späteren Abrechnung der in Anspruch genommenen EMail-Versendungen aufgenommen werden kann. Wenn vom vorherigen Programmlauf noch eine solche Meldung offen geblieben war, wird die betreffende Anzahl jetzt nachträglich übermittelt.
Wenn die letzte Prüfung fehlschlägt, dann wird ebenfalls für diesen einen Rechnungslauf das Erstellen von elektronischen Rechnungen deaktiviert. Falls Sie fortsetzen, werden alle Rechnungen als Druckdokumente erzeugt. Sie können - wie schon erwähnt - die Anzeige der betroffenen elektronischen Kunden/Händler vornehmen, um das Ausmaß der Auswirkung abzuschätzen. Sie können die Auflistung auch per Zwischenablage an eine andere Stelle kopieren. Sie können elektronische Dokumente aber nicht aktivieren.

Eine Fehlerursache kann darin bestehen, dass nicht die richtige Version von VCREDIST installiert ist. Bei 32-Bit-Computern muss es die 32 - Bit Version sein.

1.2. Faktursperren
Wenn zwar unberechnete Lieferscheine existieren, aber die zugehörigen Kunden, Baustellen oder Lieferscheine selbst das Kennzeichen "Faktursperre" haben, dann werden die Faktursperren signalisiert. Dazu zeigt das Programm einen entsprechenden Hinweis mit Anzahl betroffener Lieferscheine und betroffenem Nettobetrag an; wenn Sie hier die Option "Details" wählen, dann blendet das Programm eine Liste aller betroffener Lieferscheine ein. Am Klartext erkennen Sie den Ursache der Sperre: Geschäftspartner, Baustelle oder Lieferschein. Wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, haben Sie hier die Möglichkeit, per Leertaste, Eingabetaste oder Doppelklick sofort zum Stammdatenbearbeitungsfenster für Kunden bzw. für Baustellen oder zur Standardlieferscheinbearbeitung zu verzweigen; bei den Stammdatenfenstern ist der Fokus bereits auf das zutreffende Feld "Faktursperre" gesetzt und Sie können es mit einem Leertastendruck deaktivieren und dann speichern. Wenn ein und derselbe Kunde bzw. einunddieselbe Baustelle bei mehreren Lieferscheinen vorkommen, dann brauchen Sie die Sperre nur ein Mal je Kunde/Baustelle zu bearbeiten, also nicht unbedingt in allen Zeilen. Beachten Sie allerdings: Die Vorauswahl der "von-bis-Spannen" wird durch das Rücksetzen der Faktursperren nicht verändert. Um sicher zu sein, dass nach dem Entfernen einer Faktursperre alle fakturierbaren Lieferscheine enthalten sind, müssen Sie ggf. den "von-" oder den "bis-"Wert der Kunden/Baustellen erweitern, oder einfach das Fenster zur Rechnungserstellung schließen und neu öffnen. - Bei den folgenden Aktionen in diesem Fenster werden nur die nichtgesperrten Kunden/Baustellen einbezogen.

Gleichermaßen werden auch diejenigen Geschäftspartner behandelt und signalisiert, die das Kennzeichen ungeprüft haben. Das sind solche Geschäftsparter, die in der Anwendung CIB-Disposition angelegt wurden, oder solche, die Sie selbst im Fenster "Geschäftspartner verwalten" als ungeprüft gekennzeichnet haben.

1.3. Vorbelegen der Auswahlfelder
  • a) aktuell = aus vorhandenen Lieferscheinen: Häkchen "Entwurf" wird gesetzt
  • b) letztverwendete Auswahl
  • c) einziger Kunde: dann ist nur der Kunde auswählbar, andere Felder sind gesperrt
  • bei ungültiger Lizenzierung: Entwurfsmodus wird gesetzt, ist nicht änderbar
  • wenn es keine unberechneten Lieferscheine gibt, dann ist der Schalter OK gesperrt
  • wenn es keine/nur Barzahler gibt, dann ist diese diese Auswahlmöglichkeit gesperrt
  • bei a) wird Barzahler nur dann vorausgewählt, wenn es nur (noch) Barzahler gibt
  • Formular und Kopf+Fußtexte stets laut b) vorbelegt
  • Buchungs- und Rechungs-Datum werden bei a) mit dem Tagesdatum und bei b) aus der letztverwendeten Auswahl vorbelegt
  • der Druckdateiname wird vorbelegt mit "Faktur_" + BenutzerNr
  • Verzeichnisnamen (für Formular und für Druckdatei) werden je nach Vorgabe benutzerabhängig oder -unabhängig ermittelt
  • Mindestbetrag wird stets vorbelegt und aktiviert, wenn hinterlegt
  • Händlernummer=0 bedeutet "Lieferschein ohne Händler"; demzufolge werden bei "von Händler 0 bis Händler 0" nur Kundenlieferscheine verarbeitet, und wenn "von Händler" größer als 0 ist, werden nur Händlerlieferscheine verarbeitet.
  • Das Feld bis-Rechnungsgruppe ist deaktiviert und wird automatisch identisch zu von-Rechnungsgruppe belegt, wenn Rechnungen laut Optionen "einzeln je Rechnungsgruppe" erstellt werden sollen.
  • Anzahl zutreffender Kunden/Händler für elektronische Dokumente, wie oben beschrieben; bezieht sich bei a) und b) auf die von-bis-Spannen für alle unberechneten Lieferscheine, bei c) nur auf den ausgewählten Kunden
  • Alternativ zur Werkauswahl "von Nummer" und "bis Nummer" kann eine Einzelauswahl vorgenommen werden. Einstellbar ist die Einzelauswahl in den Optionen - Druckeinstellungen. In diesem Fall gibt es hier in diesem Fenster statt der beiden Werknummer-Eingabe-Felder eine ComboBox mit den definierten Einzel-Auswahlmöglichkeiten.

1.4. Benutzereingaben

  • bei Dateneingabe erfolgt Prüfung auf Numerischkeit/Datumsformat; abgekürzte Eingabe (nur Tag oder Tag.Monat) ist möglich, zweistellige Jahreszahlen werden auf die Spanne 1930 bis 2029 erweitert; Datumseingabe ohne Trennzeichen muß 2-, 4- oder 6-stellig erfolgen, Komma statt Punkt ist erlaubt
  • In den Felden von-bis Kunde / Händler können Sie mit F3 oder durch Eingabe eines Buchstabens suchen. Zur Auswahl werden diejenigen Kunden/Händler angeboten, die in unberechneten Lieferscheinen vorkommen.
  • bei Wechsel der Vorbelegung werden zwischenzeitl. Änderungen nicht gespeichert
  • Gültigkeit des Druckdateinamens wird nicht geprüft - Falscheingabe kann zu unkontrolliertem Fehler führen; Druckdateiname bis 20 Zeichen eingebbar; (geht auch mit Leerzeichen - nicht empfohlen)
  • Der Echtdruck von Rechnungen wird farblich hervorgehoben, um eine versehentliche endgültige Verarbeitung zu vermeiden. Der Entwurfsdruck unterscheidet sich in folgendem von der endgültigen Verarbeitung:
    • Es werden - außer der Benutzerauswahl - keine Daten in der Datenbank verändert.
    • Der Ausdruck kann als Entwurf gekennzeichnet werden. Das ist jedoch abhängig von der Formulargestaltung .
    • Es werden keine Rechnungsduplikate erzeugt.
    • Die Prüfung gegen monatsübergreifende Buchungen erfolgt nicht.
    • Bei fehlenden Konten wird nur im Entwurfsmodus eine Druckdatei erzeugt.
    • Es erfolgt kein E-Mail-Versand; alle Rechnungen entstehen im Druckdokument.
  • Mindestbetrag läßt sich entweder temporär deaktivieren (Häkchen weg) oder dauerhaft entfernen (Betrag löschen); durch ersteres wird der Mindestbetrag bei der nächstfolgenden Rechnungserstellung erneut vorbelegt, durch letzteres nicht wieder
  • Falls elektronische Dokumente erzeugbar sind, können Sie diese trotzdem für diesen einen Rechnungslauf Deaktivieren oder wieder Aktivieren. Wenn sie deaktiviert sind, werden alle Rechnungen in dem gemeinsamen Druckdokument erzeugt.
  • Wenn Sie das Häkchen "Barzahlerrechnungen" setzen, oder wenn das Häkchen aufgrund anderer Bdingungen gesetzt wird, und wenn gleichzeitig der elektronische Versand aktiviert ist, dann wird eine Warnung angezeigt.

2. Verarbeitung
Nach Betätigen von "OK" werden folgende Schritte ausgeführt und deren Fortschritt durch temporäre Meldungen signalisiert:

  • Die Benutzer-Auswahlfelder werden auf Einhaltung der Reihenfolge "von < bis" geprüft, und es wird geprüft, ob ein Formular ausgewählt ist. Im negativen Fall wird die Verarbeitung mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
  • Es wird geprüft, ob eine temporäre Verarbeitungssperre besteht, indem eine andere Rechnungs- oder Gutschrifts-Erstellung und eine Stornierung in demselben Mandanten läuft. Falls dies der Fall sein sollten, erhalten sie eine Meldung. Das Programm versucht alle 5 Sekunden erneut, die Verarbeitung zu beginnen, solange Sie die Versuche nicht mit ESC abbrechen. Sollte aus nichtvorhersehbaren Gründen eine vorausgegangene Verarbeitungssperre nicht aufgehoben worden sein, hilft möglicherweise nur ein Neustart des Beton.NET-Server-Programmes.
  • Das Vorhandensein freier Rechnungsnummern in der Tabelle RAUSGANG wird geprüft. Das ist notwendig, damit nicht verschiedene Rechnungen mit gleicher Nummer entstehen, wenn Sie einmal unter "Optionen" eine neue Rechnungsnummer einstellen (üblicherweise bei Anfang eines neuen Jahres) und sich dabei vertun. Ab derjenigen Nummer, die in den Optionen hinterlegt ist, müssen in der Tabelle RAUSGANG entsprechend viele Rechnungsnummern unbenutzt sein. Hierzu erfolgt zunächst eine "Schnellprüfung" mit der Anzahl vorhandener unberechneter Lieferscheine. Wenn diese fehlschlägt, wird mit größerem Zeitauswand die Anzahl entstehender Rechnungen (die in aller Regel niedriger als die Anzahl Lieferscheine ist) vorausgezählt und mit dieser Anzahl geprüft. Wenn auch dies fehlschlägt, wird die weitere Verarbeitung mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Die Prüfung erfolgt getrennt für die eventuell separat vorgegebenen Nummernbereiche für Barzahlerrechnungen und interne Rechnungen. Diese Nummernbereiche dürfen einander auch nicht überschneiden und auch nicht denselben Anfangswert haben. Die Prüfung erfolgt noch vor dem eventuellen Ausschluß von Rechnungen unterhalb eines Mindestbetrages.
  • Es erfolgt eine Prüfung daraufhin, ob alle Lieferscheine in dem Monat des eingegebenen Buchungsdatums liegen. Wenn das nicht der Fall ist, erhalten Sie eine entsprechende Warnung; Sie können abbrechen oder trotzdem fortsetzen.
  • Das Programm prüft weiterhin die ausgewählten Daten daraufhin, dass keine Rechnungen mit nichteindeutigen Zahlungsbedingungen und mit nichteindeutigen Zahlungsarten entstehen. Dies könnte vorkommen, wenn über Baustellen oder Rahmenbaustellen abweichende Zahlungsbedingungen/Zahlungsarten gegenüber dem Kunden, dem Händler beziehungsweise gegenüber der Standardzahlungsbedingung definiert sind. Wenn solche Situationen vorkommen, werden sie signalisiert. Sie können zum Umgehen des Problems die Datenauswahl ändern oder eventuell auch erforderliche Stammdatenänderungen vornehmen.
  • Es wird geprüft, dass in der eingegebenen von-bis-Spanne der Werke kein Werk enthalten ist, das das Häkchen "separat abrechnen" hat. Diese Prüfung erfolgt nicht bei der Werk-Einzel-Auswahl.
  • Dann startet die eigentliche Verarbeitung. Dabei werden insbesondere die Lieferscheindaten, ergänzt um weitere Stammdaten, kunden- und baustellenweise sortiert durchlaufen und dabei einerseits die Druckdatei erzeugt und andererseits - bei der endgültigen Erstellung - Änderungen an der Datenbank vorgenommen. Der Fortschritt wird durch die Nummer der jeweils in Arbeit befindlichen Rechnung signalisiert. Bei den Veränderungen in der Datenbank handelt es sich um folgende:
    • Der Lieferschein wird als 'berechnet' gekennzeichnet und mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen.
    • Die Lieferscheinpositionen werden um solche Daten vervollständigt, die für statistische Zwecke interessant sind und die zum eventuellen Stornieren benötigt werden (Beträge, Rabatte, Konten, Statistikdatum).
    • Je Rechnung wird ein Satz im Rechnungsausgang erzeugt.
    • Je Position und je Rechnung werden Sätze in der Buchungstabelle erzeugt.
    • Abhängig von Einstellungen wird der Bestand je Kunde/Artikel fortgeschrieben.
    • Das letzte Lieferdatum in Kunden und Baustellen wird aktualisiert.
    • Für Kunden mit Zahlungsart "Vorkasse" wird je Rechnung ein Eintrag in der Vorkasse-Tabelle erzeugt.
    Vom Ergebnis dieser Aktionen können Sie sich in den entsprechenden Fenstern überzeugen: Lieferscheine bearbeiten / Rechnungsausgang / Buchungen anzeigen / Bestände anpassen / mandantenspezifische Geschäftspartnerdaten / Baustellen / Vorkasse.
    Während dieses Durchlaufes erfolgt dann, wenn das entsprechende Häkchen aktiviert ist, die Prüfung auf Mindestbeträge. Diejenigen Rechnungen, deren Bruttobetrag unter dem Mindestbetrag liegt, werden nicht mit in die Druckdatei übernommen und es werden für die betroffenen Daten auch beim endgültigen Druck keine Änderungen in der Datenbank vorgenommen.
    Wenn das Programm Rechnungen erkennt, deren Betrag negativ ist, die also zu Gutschriften werden sollen, werden diese Dokumente zunächst nicht mit in die Druckdatei übernommen und es werden keine Änderungen in der Datenbank vorgenommen. Nachdem alle Rechnungen erzeugt worden sind, wird in diesem Fall aber ein weiterer Durchlauf durch alle Daten durchgeführt; dabei werden jetzt nur noch die Gutschriften erzeugt und bei endgültigem Druck in der Datenbank verarbeitet. Diese umständlich erscheinende Verfahrensweise wird deshalb praktiziert, um schon bei Beginn der ersten Seite den Ausdruck gegebenenfalls als "Gutschrift" statt als "Rechnung" kennzeichnen zu können.
  • Durch das nachträgliche Verwerfen bereits entworfener Rechnungen kann es gelegentlich vorkommen, dass auch eine solche Rechnung, die in der Fortschrittsanzeige vorkommt, nicht tatsächlich erzeugt wird.
3. abschließende Anzeigen / Maßnahmen
  • Falls es innerhalb der Auswahlspanne keine zutreffenden Daten gab, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
  • Falls ein Mindestbetrag aktiviert war und falls Rechnungen des Mindestbetrages wegen unterdrückt wurden, erhalten Sie eine Meldung über die Anzahl und den Bruttobetrag der betroffenen, also nicht erzeugten Rechnungen, die aber ohne Mindestbetragsvorgabe erzeugbar wären.
  • Falls ein für die Verbuchung erforderliches Konto den Wert Null hat, dann werden alle betroffenen Lieferscheinpositionen in tabellarischer Form angezeigt, Wenn es sich beim Versuch um eine endgültige Rechnungserstellung handelte, wird die gesamte Druckdatei verworfen und alle vom Programm bereits vor Fehlereintritt vorgenommenen Datenbank-Änderungen werden wieder rückgesetzt. Wenn es sich um einen Entwurfsdruck handelte, dann bleibt die Druckdatei erhalten.
    Es kann sich in seltenen Fällen beim fehlenden Konto auch um das Rabattkonto handeln.
  • Bei Ende der Verarbeitung kann eine Kontroll-Information über die Anzahl der erzeugten Rechnungen und der betroffenen Lieferscheine angezeigt werden. Diese Anzeige ist benutzerweise während der Anzeige ein- und abschaltbar. Im abgeschalteten Zustand erhalten Sie die Anzeige trotzdem, wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Das ist dann nötig, wenn Sie die abgeschaltete Anzeige wieder einschalten wollen; Sie können diese Funktion auch benutzen, um nur einmalig oder gelegentlich die Kontrollanzeige zu erhalten. Das Halten der Strg-Taste muss beim Betätigen von OK erfolgen.
    Von der Kontroll-Info aus können Sie zu Testzwecken die verstrichene Programmlaufzeit anzeigen lassen und die Berechnung von Rabatt und Skontierfähigkeit genauer auflisten lassen. Hinweise zu letzterem finden Sie in der separaten Hilfeseite.
  • Wenn elektronische Rechnungen erzeugt worden sind, erhalten Sie sowohl temporäre Meldungen für jede EMail als auch eine Schluss-Meldung mit Info über die EMail-Protokoll-Datei.
  • Wenn elektronische Rechnungen erzeugt worden sind, dann wird deren Anzahl zur späteren Abrechnung an einen Dienst im Hause des Software-Herstellers (www.cibamberg.de) gemeldet.
4. Verbuchung
4.1. Regelfall:
Je Lieferscheinposition entstehen mehrere Buchungssätze, zum Beispiel je ein Satz für Ware und ein Satz für Fracht, dazu können ein Satz für die Verpackung und mehrere Sätze für den (Produktgruppen- und für den End-)Rabatt kommen, nämlich getrennt für Waren-, Fracht und Verpackungsanteil. Je Fahrzeug kann eine zusätzliche Frachtbuchung erzeugt werden. Für die gesamte Rechnung erfolgt eine Steuerbuchung und möglicherweise eine Buchung des Bruttobetrages. Im einfachen Fall enthält eine Buchung im "Konto" die Nummer des Geschäftspartners und das "Gegenkonto" ergibt sich über Erlösgruppe und Steuerschlüssel aus dem Erlöskonto. Da ältere Buchhaltungsprogramme möglicherweise nicht in der Lage sind, direkt zwischen Sachkonten und Personenkonten zu buchen, kann man in den Optionen ein Zwischenkonto einstellen; falls das Zwischenkonto eingestellt ist, vertritt es in allen Buchungssätzen das "Konto"; dafür wird am Ende eine separate Buchung über den Betrag aller Rechnungspositionen einschließlich Steuer erzeugt, bei der im Feld Konto die Geschäftspartnernummer steht und im Feld Gegenkonto das Zwischenkonto. Buchungssätze entfallen, wenn der zugehörige Betrag Null ist, aber mit der Einschränkung, dass bei Vorhandensein einer Warenerlösmenge zumindest Fracht- oder Warenbuchung je Lieferscheinposition erhalten bleibt. Die Nummer des Geschäftspartners wird durch eine abweichende Debitorennummer ersetzt, wenn diese im Geschäftspartner hinterlegt ist. Die Steuerbuchung erfolgt mit dem im Steuerschlüssel eingestellten Konto. Da Rabatte beim Rechnungsende übergreifend ausgewiesen werden, erfolgen gegebenenfalls Rundungsausgleiche je Produktgruppe und je Steuerschlüssel bei der letzten rabattierten Position. Ein Rundungsausgleich erfolgt ebenfalls bei steuergemischten Rechnungen beim letzten Steuerschlüssel je Steuersatz (falls mehrere Steuerschlüssel mit gleichem Steuersatz existieren).

4.2. Besonderheit bei internen Buchungen:
- werden bei der Rechnungserstellung wirksam, wenn Kunde oder Händler das Häkchen "intern" hat
- werden bei Storno wirksam, wenn im LSCHEIN2-Satz das Feld "intern" gesetzt ist
- wenn Häkchen "KInternNichtBuchen" gesetzt ist, entfällt gesamte Verbuchung
- Kennzeichen "intern" wird in Buchung bei allen Sätzen gespeichert
- die Rechn-Nr-Vergabe erfolgt aus dem separaten Nummernkreis, sofern dies in den Optionen eingestellt ist

Anstelle eines Buchungssatzes (jeweils für Warenerlös bzw. für Frachterlös) werden bei internen Buchungen zwei Buchungssätze erzeugt. Beide haben dieselbe Menge und - mit einer Ausnahme - denselben Betrag. Sie unterscheiden sich folgendermaßen:
- a) Der eine Buchungssatz - Entlastung genannt - erhält als Gegenkonto anstelle des Warenerlöskontos das spezielle Entlastungskonto, aber die normale Kostenstelle (wie auch bei externen Buchungen - ermittelt aus Artikel und Werk-Aufschlag). Dieser Satz erhält eine besondere Buchungsart, nämlich Warenerlös-Entlastung bzw. Frachterlös-Entlastung (in der Datenbank als 7 bzw. 8 codiert). Anstelle des Buchungsbetrages werden abweichend die Herstellkosten verwendet. Diese ergeben sich aus dem Listenpreis des Artikels für die Herstell-Preisliste. Das geschieht aber nur dann, wenn sowohl diese Herstell-Preisliste im Werk definiert ist als auch die Einstellung "IVL Eigene Verrechnungssätze" gesetzt ist.
- b) Der andere Buchungssatz - Belastung genannt - erhält als Gegenkonto das spezielle Belastungskonto, eine Kostenstelle aus Baustelle/Geschäftspartnerdaten und die normale Buchungsart für Warenerlös/Frachterlös. Falls die Kostenstelle in der Baustelle belegt war, wird sie um den Kostenstellen-Aufschlag des Werkes erhöht, aber nur dann, wenn die Einstellung "Baustellenkosten ohne Werkaufschlag" nicht gesetzt ist. Falls die Kostenstelle in der Baustelle nicht belegt ist, wird die Kostenstelle aus dem Geschäftspartner verwendet, dann nicht um den Werkaufschlag erhöht.
Die beiden Buchungssätze werden in folgender Reihenfolge in die Buchungstabelle geschrieben:
- b) für Warenanteil
- a) für Warenanteil
- b) für Frachtanteil
- a) für Frachtanteil

4.3. Rezepturverbuchung:
Sie erfolgt dann, wenn in den Optionen das entsprechende Häkchen gesetzt ist. Von der Rezepturverbuchung sind die selbstproduzierten Lieferscheine betroffen (bei denen also das Häkchen "fremd" nicht gesetzt ist) und deren Werk mit einem Dispowerk verknüpft ist, innerhalb dieser Lieferscheine diejenigen Positionen , bei denen es sich um einen Produktionsartikel handelt. Wenn es sich um einen internen Kunden handelt, muss das Häkchen zur Verbuchung interner Kunden gesetzt sein.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird der Artikel als ein Rezept betrachtet, das aus einer Reihe von Rezeptbestandteilen besteht. Jeder Bestandteil wird einzeln verbucht. Die zu verwendenden Bestandteile, deren Konten und Kostenstellen sowie die Mengenanteile und Preise werden aus den Daten der CIB-Dispo.NET entnommen. Es gibt ebenfalls einen Verarbeitungstyp, der definiert, ob die Menge absolut, prozentual oder anderweitig eingeht.
Beachten Sie: Wenn die oben genannten Vorraussetzungen erfüllt sind, dann muss CIB-Dispo.NET im Einsatz sein und die Dispositionsdaten müssen entsprechend belegt sein. Andernfalls kann das Programm die Konten zur Verbuchung nicht finden; das Programm würde dann die unter 3. beschriebene Fehlermeldung auslösen und kein endgültiges Erstellen von Rechnungen zulassen. Setzen Sie das Häkchen zur Rezepturverbuchung in den Optionen daher nicht unbeabsichtigt.
Es gibt allerdings eine Ausnahme: Wenn zum Fakturwerk kein Dispowerk zugeordnet ist, dann entfällt die Rezepturverbuchung.

5. Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen
Der Entwurf erfolgt ganz normal, ohne Besonderheiten. Es wird sinnvoll sein, die elektronischen Rechnungen per Formular auf geeignete Weise zu kennzeichnen. Beim endgültigen Erzeugen von Rechnungen werden diejenigen Rechnungen, deren Kunden das Häkchen Rechnung per EMail haben und bei denen eine Rechnungs-EMail-Adresse hinterlegt ist, nicht in die Druckausgabe aufgenommen. Stattdessen wird für jede solche Rechnung eine EMail erzeugt und die Rechnung als Anlage im PDF-Format zugefügt. Die Betreff-Zeile und der Inhalt der EMail kann im Formular hinterlegt werden. Sehen Sie hierzu Rechnungsformulare.
Duplikate zu elektronischen Rechnungen werden als ausdruckbare Dokumente erzeugt.
Wenn elektronische Rechnungen vorkommen, muss Port 22299 auf www.cibamberg.de am Client verfügbar/freigegeben sein! Andernfalls erhalten Sie die Fehlermeldung "... es konnte keine Verbindung zum CIB-Service aufgebaut werden".


Zur Klärung von Unklarheiten kann es zuweilen nützlich sein, eine Rechnung mit dem speziellen Diagnose-Formular zu erstellen. Die dabei entstehende Druckdatei ist nicht zur Weitergabe an einen Kunden geeignet; sie enthält aber eine Reihe zusätzlicher Informationen über den Berechnungsablauf. Besonders interessierten Anwendern werden bei Interesse weitere Details zur Verarbeitung und zur Ermittlung der Rechnungsbeträge auf individuelle Nachfrage hin mitgeteilt.