Rechnungs-Ausgang

Dieses Fenster dient zur Anzeige aller bereits erzeugten Rechnungen, Gutschriften und Stornos. Die hier sichtbaren Datensätze werden beim (endgültigen) Erstellen von Rechnungen, Gutschriften und Stornierungen automatisch angelegt. Sie können die meisten Daten nur ansehen, aber nicht verändern.

Bei den Belegarten Rechnung / Gutschrift aus Vergütung / Frachtgutschrift wird zusätzlich die Nummer des Stornobeleges angezeigt, wenn das betreffende Dokument storniert ist. In diesen Fällen können Sie mit dem entsprechenden Schalter auf den Stornierungsbeleg wechseln. Bei Stornierungsbelegen sehen Sie an analoger Stelle im Fenster die Nummer des Herkunftsbeleges und Sie können zu dem Herkunftsbeleg wechseln. Falls zu einem Dokument mehrere Teilstornos existieren, steht statt einer Stornonummer der Text "mehrere"; wenn Sie zum Stornobeleg wechseln, kommt zunächst eine Auswahlliste für das gewünschte Storno.

Die Ausgangsdaten, auf die sich ein Beleg bezieht, sehen Sie in der Tabelle rechts unten. Je nach Art des Beleges handelt es sich um Lieferscheine, um Vergütungen oder um Frachtbelege. Im Fall von aktuellen Lieferscheinen oder aktuellen Vergütungen können Sie durch Doppelklick oder durch die Eingabetaste das jeweilige Anzeigefenster für Lieferscheine beziehungsweise für Vergütungen oder für Frachtbelege direkt aufrufen.

Unterscheiden Sie Lieferscheine und Vergütungen von aktuellen und von historischen Dokumenten. Wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift stornieren, dann werden die bisherigen Lieferscheine/Vergütungen aufbewahrt und sie werden in diesem Fenster für die stornierte Rechnung/Gutschrift sowie für den Stornobeleg weiterhin im ehemaligen Zustand angezeigt. Der Lieferschein kann jedoch verändert oder gelöscht werden. Eine neue Rechnung kann denselben Lieferschein mit veränderten Daten enthalten. Durch mehrmaliges Neuberechnen und Stornieren kann ein Lieferschein in mehreren Generationen existieren. Wenn Teilstornos existieren, dann kann es zu einer Rechnung gleichzeitig aktuelle und ehemalige Lieferscheine geben, die man am Feld "Generation" voneinander unterscheiden kann.
Für Frachtbelege gibt es keine Historie. Sie sehen nur den aktuellen Stand der Frachtbelege zu Frachtgutschriften, solange sie im Falle einer Stornierung noch nicht neu berechnet wurden. Zu Stornos von Frachtgutschgriften werden folglich keine Frachtbelege angezeigt.

Änderbar sind die Daten bezüglich der Zahlungseingänge. Diese Daten werden beim Erstellen von Zahlungserinnerungen verwendet. Falls Sie Zahlungserinnerungen erzeugen wollen, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, Zahlungseingängen aus einer Buchhaltung zu importieren. Alternativ können Sie die Zahlungseingänge über dieses Fenster pflegen oder nachträglich korrigieren/ergänzen.

Das Häkchen bezahlt kennzeichnet, ob die Rechnung bezahlt ist. Rechnungen mit diesem Häkchen gehen nicht in Zahlungserinnerungen ein. Das zugehörige Datum ist dasjenige, an dem die Bezahlung erfolgte. Wenn es mehrere Zahlungen zur Rechnung gibt, dann steht hier das letzte zutreffende Datum. Das Feld Teilzahlungsbetrag enthält den gezahlten Betrag oder - wenn es mehrere Zahlungen zu dieser Rechnung gibt - die Summe der gezahlten Beträge. Das zugehörige Datum ist das Datum der letzterfolgten Zahlung. Einzelheiten zur Belegung der Felder finden Sie beim Import von Zahlungseingängen. Die Felder Anzahl Zahlungserinnerungen und letztes Datum werden beim endgültigen Erzeugen von Zahlungserinnerungen vom Programm belegt.

Beim Erzeugen von Zahlungserinnerungen können Sie entscheiden, ob Sie Guschriften und Stornos einbeziehen wollen. Falls Sie Gutschriften und Stornos einbeziehen, müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass diese Daten ebenfalls dann, wenn sie gegen andere Rechnungen oder durch eventuelle Rückzahlungen ausgeglichen sind, das Häkchen 'bezahlt' erhalten. Durch den Import von Zahlungseingängen wird das in der Regel nicht geschehen.

Das Feld Rechnungsgruppe wird dann belegt, wenn Sie rechnungsgruppenweise Rechnungen erzeugen. Das Programm erkennt das an der Auswahl von-Rechnungsgruppe gleich bis-Rechnungsgruppe.
Die Agenturabrechnungsnummer wird beim Erstellen von Agenturabrechnungen eingetragen.

Als weitere Eingabefelder gibt es die mehrzeiligen Bemerkungen und die einzeilige Info/Bank/Konto. Das Info-Feld ist zum Beispiel geeignet, um Bank/Konto einzugeben, auf der die Zahlung eingegangen ist. Um Patz zu sparen, sind Bemerkungen und xpd-Code des Druckdokumentes nur alternativ zu sehen. Sie können in den Optionen einstellen, welches von beiden beim Öffnen des Fensters gleich angezeigt werden soll.

Sie können in denOptionen ebenfalls einstellen, ob die Zahlungserinnerungen änderbar sind. Das ist dann nützlich, wenn aus Kulanzgründen ein einzelner Vorgang eines Mahnlaufes nicht zugestellt, sondern manuell rückgesetzt werden soll.

Um für ausländige Kunden den Empfang der unterschriebenen Gelangungsbescheinigung nachzuweisen, können sie in den "Optionen - Eingabefenster" ein diesbezügliches Häkchen in das Rechnungsausgangsfenster aufnehmen und das Kennzeichen dann manuell setzen.