Mandanten-spez. Geschäftspartnerdaten

Dieses Fenster erreichen Sie unter anderem vom Fenster Geschäftspartner aus über den Schalter "mandantenspezifische Informationen".
folgende Felder verdienen besondere Erwähnung:

Kunden-Nr und Firmencode sind nicht veränderbar; sie werden vom übergeordneten Fenster übernommen und dienen hier nur zur Kontrollanzeige.

Das Häkchen Kunde werden Sie oft benötigen. Nur solange dieses Häkchen gesetzt ist, können Sie nämlich die Registerseiten "Baustellen", "Fakturierung", "Buchhaltung" und "Versicherung" sowie den Schalter "neue Baustelle erstellen" benutzen, andernfalls sind diese Elemente deaktiviert. Die Schalter "Details" und "neue Baustelle erstellen" sind zusätzlich nur dann aktiviert, wenn der Datensatz nach dem letzten Laden, Speichern oder Aktualisieren das Häkchen "Kunde" hatte.

Unter Zuständig kann der für diesen Kunden zuständige Mitarbeiter ausgewählt werden. Der Mitarbeiter wird später in den Lieferschein übernommen und kann - abhängig von der Formulargestaltung - in den Rechnungdruck einbezogen werden. Details finden Sie dort. Der wenig darunter stehende Benutzer hingegen ist derjenige Mitarbeiter, der diesen Datensatz angelegt hat. Das Feld wird automatisch belegt und ist nicht änderbar.

Der Schalter Details zeigt Zusatzinformationen zu diesem Kunden. Es werden Umsätze, Produktionsmengen sowie die Zahlungsmoral dargestellt. Zudem ersehen Sie die Konditionen der bisher angelegten Baustellen. Sie können diese Daten dort zum Druck aufbereiten und Sie können in das Fenster "Zahlungserinnerungen" verzweigen.

Durch Doppelklick auf eine Baustellenzeile gelangen Sie in das Fenster Baustellen verwalten für diesen Kunden und diese Baustelle.

Sie können auch nach Baustellen suchen, indem sie in das Textfeld unten rechts eingeben und auf die Schaltfläche mit der Lupe klicken oder die Eingabetaste drücken. Diese Einstellung wirkt wie ein Filter, solange bis Sie die Suchansicht verlassen, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem "X" klicken oder das Fenster verlassen. Es können auch mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, die durch "&&" voneinander getrennt werden. Dabei wird der nach dem ersten Begriff gesucht, in diesen Ergebnissen anschliessend nach dem zweiten usw. Je nach Ansicht werden dabei abgeschlossene Baustellen berücksichtigt oder nicht, abhängig vom Haken "abgeschlossene Baustellen ausblenden".

Bei jedem Öffnen des Fensters werden abgeschlossene Baustellen ausgeblendet. Um die abgeschlossenen Baustellen zu sehen, muss der Haken abgeschlossene Baustellen ausblenden entfernt werden. Diese Einstellung wird nicht gespeichert.
Bei jedem Öffnen dieses Fensters und beim Öffnen und Speichern des Baustellenfensters werden Sie gewarnt, wenn doppelte Rahmenbaustellen existieren, die sich durch Werk-/Region-Einschränkungen nicht ausschließen. Diese Warnung lässt sich in "Optionen - Eingabefenster" abschalten.

Kunden mit dem Kennzeichen Noch nicht fakturieren werden beim Erstellen von Rechnungen übergangen; dabei erfolgt eine entsprechende Informationsanzeige und Sie können sofort in dieses Fenster zu diesem Feld wechseln.

Das Häkchen Rechnung pro Baustelle bewirkt eine separate Rechnung je Baustelle.

Händlernummer: Wenn dieser Kunde (evtl. nur teilweise) über Händler abgerechnet wird, so wählen Sie hier diesen Händler aus. Diese Nummer wird bei der Lieferscheinerfassung im Feld Händler vorgeschlagen. Sie kann dort gelöscht bzw. geändert werden, falls er einmal nicht oder über einen anderen Händler abgerechnet wird. - Ist jedoch bei der betroffenen Baustelle eine abweichende Händlernummer eingetragen, so hat diese Vorrang.

Rabatt auf Endbetrag kann für eine gesamte Rechnung entweder prozentual oder auf die Menge bezogen vergeben werden. Wenn der Prozentwert eingegeben wird, dann gilt dieser. Nur wenn der Prozentwert Null ist, dann gilt der Betrag pro Menge. Das Häkchen nur auf Warenwert gilt nur für den prozentualen Rabatt, weil sich die Menge nicht in Ware und Fracht unterscheiden lässt. Der Endbetrag-Rabatt wird unabhängig von der Rabattfähigkeit des Artikels vergeben, also auch für nicht-rabattfähige Artikel. Alternativ kann Endrabatt produktgruppenweise in der Baustelle eingestellt werden.

Kunden-Nr. bei LS-Übernahme: Hier steht die Nummer des Kunden, die er in den Daten der Steuerung hat. Da manche Steuerungen nicht so viele Stellen verarbeiten können wie die Beton.NET, ist es in diesen Fällen erforderlich, die Kunden-Nummern auf diese Weise umzuschlüsseln.

Letzte Lief.: Zeigt das Datum der letzten Lieferung an diesen Kunden. Als Grundlage hierfür wird das Datum des letzten fakturierten Lieferscheines herangezogen (ohne Disposition) oder bei gekoppelter Disposition das Datum der tatsächlich letzten Lieferung.

Kopf-/Fußtexte auf Rechnung: Wenn Sie in Stammdaten -> Kopf/Fußtexte verwalten Textblöcke erfasst haben, können Sie diese hier für einen Kunden spezifisch zuschalten. Sollte z.B. ein Kunde säumig sein, Sie wollen ihn jedoch nicht mahnen, erfassen Sie einen Text (z.B.: "Bitte gleichen Sie Ihre offenen Rechnungen aus, damit wir Sie nicht in unser Mahnverfahren nehmen müssen!"). Wenn Sie als Verkäufer der Meinung sind, ein Kunde müsste an seine Zahlungsmoral erinnert werden, aktivieren Sie in seinen Stammdaten den entsprechenden Textblock.

Durch Auswahl eines Formulars können Sie veranlassen, dass für diesen Kunden ein anderes als das Standard-Formular verwendet werden soll. Das Standardformular bestimmt - unabhängig vom kundenspezifischen Formular - eventuell die Sortierung.

Ein eingegebener Infotext wird in den Fenstern "Lieferscheine bearbeiten" und "Lieferscheine übernehmen" in mehreren Situationen angezeigt beziehungsweise als Spalte dargestellt. Die Anzeige des Infotextes erfolgt zum Beispiel bei der Anzeige eines Lieferscheins und bei Änderung der Kundennummer, wenn für den Kunden ein solcher Text hinterlegt ist.

Durch die Anzahl Rechnungsduplikate fügt Duplikate beim Rechnungsdruck in dem gemeinsamen Druckdokument unmittelbar nacheinander ein. Dasselbe Feld wird auch unter Lieferant - Spediteur als "Duplikate für Frachtgutschriften" angezeigt und identisch verwendet. Die Kennzeichnung der Duplikate wird im Formular eingestellt.

Die Anzahl Rechnungen für Zahlungsmoral schränkt die Auswertung des Dokuments "Details - Druck Kundeninformationen" ein. Einbezogen werden nur die letzten Rechnungen entsprechend dieser Anzahl, umgekehrt sortiert nach Zahlungsdatum.

Das Bankinstitut mit Bankleitzahl und BIC wählen Sie durch den nebstehenden Suchschalter aus. Durch den darunterliegenden Lösch-Schalter lässt sich die Bankverbindung wieder entfernen. Die BLZ ist die nationale Bankleitzahl, BIC ist die internationale Bankleitzahl, auch Swift genannt. Konto gilt für nationale Bankgeschäfte, IBAN ist die internationale Konto-Nummer. Für den Datenaustausch mit der Bank über das Fenster Lastschrift-DTA (nur Inland) werden bis auf weiteres die Felder BLZ und Konto (nicht BIC und IBAN) verwendet.
Die Tabelle der Bankleitzahlen wird in der Regel bei der Installation eingelesen und kann in gewünschten Abständen aktualisiert werden. Es werden dabei nur nationale Banken bereitgestellt. Sie können die Bankleitzahldaten selbst abändern und erweitern. Letzteres ist notwendig, wenn Sie Bankleitzahlen anderer Länder zufügen wollen.
Zur Erleichterung der Dateneingabe schlägt Ihnen das Programm bereits eine IBAN vor, wenn sowohl das IBAN-Feld noch leer ist, als auch eine 8-stellige Bankleitzahl eingestellt ist, als auch das Konto belegt ist. Die IBAN wird nur nach der Vorschrift für deutsche Kreditinstitute ermittelt. Die vorgeschlagene IBAN wird zur Kennzeichnung auf farbigem Hintergrund hinterlegt. Zur endgültigen Vergabe der IBAN ist nur Ihr Kreditinstitut berechtigt. Lassen Sie sich von Ihrer Bank die IBAN mitteilen, betätigen Sie dann den mit gleicher Hintergrundfarbe gekennzeichneten Schalter und korrigieren Sie die vorgeschlagene Nummer bei Bedarf.

Das SEPA-Mandat und das zugehörige SEPA-Datum, zu dem das Mandat ausgestellt bzw. erteilt wurde, erfassen Sie gemäß Ihren Unterlagen. Diese Einträge sind für den Zahlungsverkehr mit dem SEPA-Verfahren notwendig. Das Kennzeichen/Häkchen Mandat verwendet wird programmseits gesetzt. Es dient zur Unterscheidung des erstmaligen Lastschrifteinzugs für diesen Kunden gegenüber den folgenden Einzügen, weil der erste Einzug besonders gekennzeichnet werden muß und weil für den ersten Einzug andere Fristen als bei folgenden Einzügen gelten.

Die Funktion des Häkchen Skonto auf Endbetrag wirkt mit den Skonto-Einstellungen des Artikels zusammen und ist bei der Skontierfähigkeit erläutert.

Die Zahlungsart kann 'Überweisung' oder 'Basis-Lastschrift' oder 'Firmen-Lastschrift' oder 'Express-Lastschrift' oder 'Barzahlung' oder 'Vorkasse' sein. Die Kennzeichnung als Lastschrift kann zur Kennzeichnung/Fristberechnung auf der Rechnung benutzt werden, Für Barzahler-Kunden werden die Lieferscheine als 'barbezahlt' gekennzeichnet. Die Barzahlerlieferscheine können bei de Rechnungserstellung ausgeschlossen werden oder die daraus entstehenden Rechnungen können formularabhängig gekennzeichnet werden und auch einen eigenen Nummernbereich erhalten. Vorkasse-Kunden müssen vor der Lieferung/Rechnungserstellung einen Vorkasse-Betrag eingezahlt haben. Das wird bei der Rechnungserstellung geprüft und formularabhängig ausgewiesen. In der Datenbank werden Vorauszahlungen und In-Anspruch-Nahme gegeneinander abgeglichen. Die Zahlungsart kann mit Einschränkungen durch Händler/Rahmenbaustellen/Baustelle abweichend festgelegt werden, muss innerhalb einer Rechnung aber einheitlich sein. Für Basis-Lastschriften und Firmenlastschriften können SEPA-Lastschriften erzeugt werden.

Die abweichende Debitorennummer wird - wenn sie eingetragen ist - für die Übergabe an die Buchhaltung anstelle der Kundennummer verwendet.

Kostenstelle: Wenn die Finanzbuchhaltung Buchungssätze für diesen Kunden auf einer festen Kostenstelle erwartet, geben Sie diese Nummer bitte hier ein.

Kreditoren Nr. beim Kunden: Hier können Sie die Kreditoren-Nr. eingeben, unter der Ihr Kunde Sie als Lieferant führt. Diese Information kann formularabhängig in den Rechnugnsausdruck einbezogen werden.

Das Feld Jahresbonus können Sie für interne Auswertungen verwenden. Es hat keine anderweitigen Auswirkungen.

Informationen zu Zahlungsvereinbarungen stehen unter dem Fenster Zahlungsvereinbarungen verwalten.

Durch Pumpen unterscheiden können abweichende Zahlungsvereinbarungen für Pumpen festgelegt werden. Einzelheiten dazu stehen unter dem Fenster Zahlungsvereinbarungen verwalten.

Sperrkennzeichen: Dieses Kennzeichen wird entweder automatisch von der angeschlossenen Finanzbuchhaltung gesetzt, oder kann von Hand gesetzt werden. Auswirkungen hat es bei direkt angeschlossener Disposition oder Steuerung, wenn dadurch eine Lieferung unterbunden wird.
  1. aus der FIBU ein Sperrkennzeichen zu erhalten (GESPERRT) und dieses in CIBDISPO zu verwenden, damit dort keine Lieferungen veranlasst werden.
  2. an ein Steuerungssystem ein Sperrkennzeichen (LIEFSPERRE) zu übergeben, damit dort keine Lieferungen ausgeführt werden. Es gab weder in CIBBETON DOS noch in CIBBETON Windows je eine Funktionalität, die das Erfassen von Lieferscheinen bei gesperrten Kunden unterbindet. Das hat einen ganz einfachen Grund: Wenn der Lieferschein erfasst wird ist eine Lieferung in der Regel bereits von einem Fremdsystem (Waage, Dosiersteuerungen) erzeugt. Daher nützt ein Sperrkennzeichen nichts.
  3. einige der Auswahlmöglichkeiten werden im Fenster Zahlungserinnerungen verwendet.
Nur wenn das Häkchen Lieferant gesetzt ist, dann wird die gleichnamige Registerseite verwendbar. Wenn nur dieses Häkchen gesetzt ist, nicht aber Kunde, Interessent und Händler, dann wird diese Seite gleich automatisch mit der Anzeige eines Datensatzes geöffnet.
Das Häkchen Spediteur aktiviert den darunterstehenden Datenblock. Diese Daten werden für den Menüpunkt Frachtabrechnung benötigt. Einzelheiten finden Sie unter Transportbelege übernehmen und unter Erstellen von Frachtgutschriften. Aber auch die abweichende Kreditoren-Nr und die Kostenstelle finden beim Verbuchen der Frachtgutschriften Verwendung.

Nach dem erstmaligen Speichern der mandantenabhängigen Geschäftspartnerdaten wird automatisch eine erste Baustelle erzeugt und angezeigt, wenn es sich um einen Kunden handelt und wenn die entsprechenden Einstellungen unter "Optionen" gesetzt sind.

Registerkarte Versicherung Je Kunde können drei Informationen zu Kreditversicherung und Bonität hinterlegt werden: Unter Versicherung kann eine Vertragsnummer, der versicherte Betrag und das Datum des Betrages eingetragen werden. Unter Bonität kann ein Betrag (in der Regel ein von der Versicherungssumme abweichender, niedrigerer Betrag, wenn dieser Kunde von mehreren Firmen beliefert wird und die Bonität auf alle Firmen entsprechend der gesamten Versicherungssumme aufgeteilt wird) angegeben werden und das Datum, zu dem dieser Betrag freigegeben wurde. Im Feld Kreditlimit kann ein von der Bonität abweichender Betrag (in der Regel höher als die Bonität) angegeben werden, der den absolut kreditierbaren Betrag widerspiegelt. Wofür diese drei der Buchhaltung zuarbeitenden Felder im Einzelfall verwendet werden, erfragen Sie bitte bei der Schulung oder späteren Hotlinetelefonaten. Eine direkte Auswertung in der Fakturierung erfolgt (derzeit) nicht. Die Sperrkennzeichen (buchhalterisch) und Liefersperre (produktionstechnisch) dienen zur Übermittlung an angeschlossene Systeme (FIBU oder Mischanlagen), bzw. korrespondieren mit der Auftragsannahme der CIBDISPO.
Achtung: unterscheiden Sie hiervon die gleichnamige Registerkarte unter Geschäftspartnerdaten

Registerkarte Spediteur-Preise
Diese Seite ist nur sichtbar, wenn Sie in den Optionen das entsprechende Häkchen gesetzt haben; die erforderlichen Stammdaten müssen angelegt sein. Die Seite dient zur Eingabe von Fracht und Maut zu diesem Kunden je Werk, je Spediteur und je Fahrzeugtyp. Spediteure sind diejenigen Geschäftspartner, bei denen das entsprechende Häkchen unter "Lieferanten" gesetzt ist. Die Kundenspediteurpreise werden bei der Frachtberechnung für Transportbelege (Frachtgutschriften) verwendet, siehe Übernahme Transportbelege.
Die vorhandenen Daten werden für das ausgewählte Werk nach Spediteur und Fahrzeugtyp sortiert angezeigt. Das Zufügen von Zeilen (durch den entsprechenden Schalter oder Funktionstaste) erfolgt für das momentan ausgewählte Werk. Sie müssen dann einen Spediteur auswählen; das Programm schlägt für das vorliegende Werk und den gewählten Spediteur den ersten Fahrzeugtyp vor, der noch nicht vorkommt. Jeder Fahrzeugtyp darf für ein Werk und einen Spediteur nur einmal vorkommen. Wenn bereits alle Fahrzeugtypen für ein Werk und einen Spediteur vergeben sind, erhalten Sie ein Fehlermeldung. Änderungen des Fahrzeugtypes auf einen schon vorhandenen Typ werden vom Programm abgewiesen und ignoriert. Je Zeile ist entweder Fracht oder Fracht-pauschal und Maut oder Maut-pauschal eingebbar; der jeweils alternative Wert wird automatisch entfernt. Sie können einen Wert löschen oder mit 0.00 belegen; beim Speichern werden beide Fälle gleich behandelt. Wenn sich der Fokus im Gitterelement befindet, können Sie mit der Entf-Taste die ganze Zeile löschen.

Registerkarte Elektronische Rechnung
Diese Seite ist separat lizenziert. Wenn die Lizenz diese Seite nicht einschließt, sind die Eingabefelder deaktiviert.
Die Seite dient dazu, Rechnungen nicht per Papierversand auszuliefern, sondern dem Rechnungsempfänger in elektronischer Form im PDF-Format zuzustellen. Das Rechnungsformular muss dafür geeignet gestaltet sein. Voraussetzung ist weiterhin eine EMail-Adresse; wenn Sie mehrere Adressen durch Semiklon getrennt eingeben, dann wird die Rechnung an alle angegebenen Empfänger versendet. Durch das Häkchen dieser Kunde erhält ... können Sie das Versenden elektronischer Rechnungen explizit zulassen oder einschränken; das ist nützlich, wenn ein Kunde trotz eingetragener EMail-Adresse eine Rechnung in Papierform erhalten soll. Das Feld Bemerkungen können Sie nach eigenem Belieben verwenden.
Im Feld Rechnungsaustauschformat können Sie dem Kunden eine Formatdefinition zuordnen, mit deren Hilfe beim Erstellen von elektronischen Rechnungen zusätzlich zum Rechnungsabbild im Pdf-Format weiterhin Rechnungsdaten in einer Übergabedatei bereitgestellt und mit dem Pdf-Dokument zusammen gesendet werden können. Die Formatdefinition muss in der serverseitigen Export-Definitionsdatei hinterlegt sein.

Registerkarte Lieferant
Diese Seite ist aktivierbar, wenn oben das Häkchen Lieferant gesetzt ist.
Für Bank und Konto gelten die Erläuterungen zu Debitoren-Bankdaten sinngemäß. Es gibt aber keinen automatischen Zahlungsverkehr mit Lieferanten. Das Vorschlagen der IBAN ist nicht implementiert.

Die Kreditoren-Nr und die Kostenstelle werden für das Verbuchen von Frachtgutschriften verwendet.

Das Häkchen Spediteur kennzeichnet den Lieferanten so, dass er einem Fahrzeug, einem Lieferschein oder einem Frachtbeleg als Spediteur zugeordnet werden kann. Die zugehörigen Daten werden zur Preisberechnung von Frachtbelegen und zum Erstellen und Verbuchen von Frachtgutschriften verwendet.

Das Häkchen elektronische Frachtgutschriften mit der zugehörigen EMail-Adresse bewirkt das Erzeugen von elektronischen Frachtbelegen statt Papierdokumenten, abhängig von den Einstellungen unter Optionen.

Das abweichende Formular für Frachtbelege wird beim Erstellen von Frachtgutschriften anstelle desjenigen Formulars verwendet, das im Fenster zum Erstellen der Frachtgutschriften ausgewählt ist. Sinnvoll ist ein abweichendes Formular unter anderem zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten im Sinne einer "Voll-Layout-Darstellung", wenn es auch solche Teile enthält, die sich bei Papierdokumenten auf dem Vordruck befinden.

Die Anzahl Duplikate für Frachtgutschriften ist identisch mit dem Feld "Anzahl Rechnungsduplikate" unter Kunde - Fakturierung. Die Anzahl wird an beiden Stellen identisch angezeigt und kann hier oder dort eingegeben werden. Sie wird sowohl beim Erstellen von Rechnungen als auch beim Erstellen von Frachtgutschriften verwendet. Das Feld ist in der Datenbank nur ein Mal für beide Zwecke vorhanden.

Sie können einstellen, welche Felder bei Neuanlage der mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten automatisch vorbelegt werden sollen. Sehen Sie hierzu Vorlagedaten für Kunden.