Lastschriften - SEPA

SEPA ist das Verfahren zum Datenaustausch mit Banken, seit 2010 definiert, seit 2013 in CIBFAKTURA implementiert. Es löst das bis dahin gültige DTA-Verfahren (Datenträgeraustausch) ab.

Für Sie als CIBFAKTURA-Anwender sind folgende Einzelheiten wichtig/nützlich:
Voraussetzung für die Anwendung sind richtig hinterlegte Stammdaten. Der Kunde muss eine BIC (internationale Bankleitzahl, 8- oder 11 stellig), eine IBAN (internationales Konto, max. 34-stellig) und ein Mandat (Einzugserlaubnis) mit Datum haben. Falls das Feld Mandat nicht belegt ist, verwendet das Programm stattdessen die Geschäftspartner-Nummer. Diese Daten sind unter den mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten beschrieben. Das Mandat dient gleichzeitig zum Identifizieren des Kunden (CI = Creditor Identifier).

Für Ihr eigenes Konto benötigen Sie natürlich auch BIC und IBAN und außerdem eine SEPA-Gläubiger-ID (unter Optionen, Grundeinstellungen).

Es wird zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift unterschieden (in der ersten kommt in der SEPA-Datei das Wort CORE vor, in der zweiten das Wort B2B. (Bis 2017 gab es darüberhinaus auch die Expresslastschrift (COR1), die dann abgeschafft wurde.) Basislastschriften entsprechen der früheren Zahlungsart "Einzug", Firmenlastschriften der Zahlungsart "Abbuchung". Die beiden Lastschrift-Arten dürfen in einer Datei nicht gemischt vorkommen. Deshalb können bei einem Programmlauf mehrere Dateien entstehen. Das Programm erzeugt Dateien mit dem Tagesdatum im Dateinamen und als Zusätze die Buchstaben "Ba" und "Fi" für Basis/Firmen. Bei mehreren Dateien gleicher Art pro Tag werden sie durch Folgeziffern unterschieden.

Abhängig vom Häkchen einzeln je Fälligkeitstag können noch mehr SEPA-Dateien bei einem Lauf entstehen. Es gibt Programme/Portale, die unterschiedliche Fälligkeitsdaten innerhalb einer Datei - entgegen der offiziellen SEPA-Spezifikation - nicht akzeptieren.

Manche Programme akzeptieren auch nicht den offiziellen SEPA-Zeichensatz. Zulässig sind Buchstaben ohne Umlaute und ohne ß, Ziffern, das Leerzeichen und die folgenden 10 Zeichen ':?,-(+.)/ . Dabei ist der Schrägstrich als erstes und letztes Zeichen eines Datenfelds und doppelt nacheinander verboten. Wenn andere Zeichen zum Beispiel im Namen des Kunden vorkommen, ersetzt das Programm die unzulässigen Zeichen durch Leerzeichen. Im Feld ausgeschlossene Zeichen können Sie den zulässigen Zeichenvorrat noch weiter einschränken, indem Sie ein oder mehrere der eigentlich zulässigen Zeichen festlegen, die Ihr SEPA-Programm aber nicht versteht, und die ebenfalls in der SEPA-Datei durch Leerzeichen ersetzt werden sollen.

In einer SEPA-Datei werden Lastschriften übermittelt, die in einem Zeitraum von einem Tag bis zu 2 Wochen ausgeführt und wirksam werden. Der Ausführungstermin, im folgenden Fälligkeitstermin genannt, wird in der SEPA-Datei angegeben. Er darf frühestens 1 Tag nach dem Einreichdatum und spätestens 14 Tage nach dem Einreichdatum liegen, Die Datensätze müssen nach dem Fälligkeitstermin gruppiert sein. - Das Programm ändert daher bei Bedarf den mit dem Kunden vereinbarten Skonto- oder Fälligkeitstermin entsprechend vorstehenden Regeln abhängig vom Einreichdatum auf das früheste zulässige Fälligkeitsdatum ab. Der Übersicht wegen werden die Daten auch auf der Liste nach dem banktechnischen Fälligkeitsdatum sortiert. Falls Einzugs- oder Abbuchungstermine mehr als 14 Tage nach dem Einreichdatum vorkommen, werden sie bei der Vorselektierung nicht markiert.

Um die Anzahl Buchungen gering zu halten, werden Rechnungen je Fälligkeitsdatum und Kunde zusammengefasst.

Die Länge des Namens ist auf 70 Zeichen beschränkt; zu lange Namen werden abgeschnitten.

Es wird nur die Währung EUR verwendet.

Das SEPA-Format bietet eine Form der Referenzierung je Datei, Fälligkeitsdatum und Datensatz an. Um diese Möglichkeit zu nutzen, nummeriert das Programm die Programmläufe, Fälligkeitsdaten und Kunden. Daraus entsteht die mehrteilige Identifikationsnummer, die in der SEPA-Datei enthalten und auf den Kontoauszügen ersichtlich ist, und die auf der Liste ausgewiesen wird. Dadurch lassen sich eventuelle Rückfragen der Kunden eindeutig zuordnen.

Für den Zahlungsgrund stehen 140 Zeichen zur Verfügung. Das Programm übermittelt im Zahlungsgrund die Rechnungsnummer, den Brottobetrag, das Skonto und den Einzugs-/Abbuchungsbetrag, wenn kein Skonto vorliegt entfallen zwei Angaben. Der Platz reicht je nach Stelligkeiten für 2 bis vier Rechnungen. Das sollte in der Regel wegen der Gruppierung dach Fälligkeitsdatum genügen. Wenn es aber nicht genügt, dann kürzt das Programm diese Daten zusätzlich, indem die Skontierungsangaben und bei Bedarf auch die Beträge weggelassen werden. Im Extremfall, der aber nicht zu erwarten ist, werden auch die Rechnungsnummern gekürzt.

Den Zahlungsgrund mit Informationen über Rechnungen und gegebenenfalls Beträge und Skonto erhalten Ihre Kunden über den Kontoauszug. Falls Ihre Kunden jedoch zusätzliche, ausführlichere Informationen erhalten sollen, können Sie Benachrichtigungen erzeugen. Das Druckdokument enthält dann außer der zur Archivierung bestimmten SEPA-Auflistung weitere Seiten, die Sie an Ihre Kunden senden können. Den Umfang der Benachrichtigungen können Sie durch ab ... Rechnungen steuern. Bei "ab 1 Rechnung" wird für jeden Kunden eine Benachrichtigung erzeugt. Bei "ab zwei Rechnungen" wird genau dann eine Benachtichtigung erzeugt, wenn in mindestens einer SEPA-Datei zwei oder mehr Rechnungen vorkommen. Wenn Sie zum Beispiel "Einzeldateien je Fälligkeitstag" wählen und für einen Kunden mehrere Rechnungen mit immer verschiedenem Fälligkeitdatum vorliegen, dann kommt in jeder SEPA-Datei nur eine Rechnung des Kunden vor, im Zahlungsgrund steht ein ausführlicher Text und es wird kein Benachrichtungsschreiben erzeugt.

Im Entwurfsmodus wird in der Regel nur das Druckdokument erzeugt, es wird keine SEPA-Datei erzeugt und es erfolgt keine weitere Verarbeitung der Daten. Es gibt aber eine Zusatzoption: Wenn Sie beim Betätigen von OK gleichzeitig die Strg- oder die Großschalttaste drücken, dann erzeugt das Programm trotzdem die SEPA-Datei als Demonstration. Es kommt eine diesbezügliche Warnung; Sie sollten die Demo-SEPA-Datei so bald wie möglichst wieder löschen, um ein versehentliches Einreichen bei der Bank zu vermeiden.

Abweichende Debitorennummern werden nicht berücksichtigt. Für den Einzug / die Abbuchung sind IBAN und Mandat wichtig, und diese Felder sind je mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten definiert. Da abweichende Debitoren nicht zwingend eindeutig zugeordnet sind, kann man sich darauf nicht beziehen.

Das Programm bietet Rechnungen zum Einzug an, die folgende Bedingungen erfüllen:
  1. Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung muss der Bankeinzug wirksam gewesen sein. Diese Rechnungen erkennen Sie am Feld "Bankeinzug" im Fenster Rechnungsausgang.
  2. Jede Rechnung geht nur ein einziges Mal in einen Datenträger ein. Bei der Verarbeitung wird zur Kennzeichnung das Häkchen "DTA erfolgt" gesetzt. Auch dieses Häkchen ist im Fenster "Rechnungsausgang" sichtbar.
  3. Der Kunde/Händler darf nicht die Zahlungsart "Barzahler" haben.
  4. Der Kunde/Händler muss eine gültige BIC haben.
  5. Der Kunde/Händler muss eine gültige IBAN haben. Sie darf maximal 34 Ziffern enthalten; zur leichteren Lesbarkeit darf sie zusätzliche Leerzeichen oder Minuszeichen enthalten; diese Sonderzeichen werden nicht mit in die SEPA-Datei übernommen.
  6. Der Kunde/Händler muss ein gültiges Mandat haben, am eingetragenen Datum erkennbar. Wenn das Feld SEPA-Mandat leer ist, verwendet das Programm die Geschäftspartner-Nummer als Mandat.
Wenn eine der letzten Bedingungen verletzt ist, erhalten Sie beim Öffnen des Fensters eine Fehlermeldung und eine Anzeige der Fehlerursachen unter der Überschrift nicht einziehbare Rechnungen. Sie können dann alternativ entweder die Fehler beseitigen oder nur diejenigen Positionen bearbeiten, die diese Bedingungen nicht verletzen. Zum Beheben der Fehler klicken Sie doppelt auf die betreffende Zeile oder betätigen Sie die Eingabetaste, um das Fenster "mandantenspezifische Geschäftspartnerdaten" für den betroffenen Kunden/Händler zu öffnen. Der Fokus wird gleich auf den Suchschalter für die Bankverbindung gesetzt. Während der Fehlerbearbeitung ist die Spalte für den Fehlergrund gegenüber der Belegart (im folgenden Bearbeitungsschritt) verändert und die Spalte Skonto ist ausgeblendet.

Um zugunsten einer größeren Auflistung im Fenster Platz zu sparen, können Sie diejenigen Daten, die nur einmalig oder selten eingegeben/geändert werden, durch das Häkchen Einstellungen sichtbar ein-/ausblenden.
Wenn das Häkchen mit Gutschriften und Stornos nicht gesetzt ist, dann gehen nur echte Rechnungen (keine Gutschriften, keine Stornos, keine stornierten Frachtgutschriften) mit positivem Rechnungsbetrag ein. Wenn Sie das Häkchen setzten, dann werden auch Rechnungen mit negativem Gesamtbetrag, Gutschriften und Stornos aus Rechnungen und separate Gutschriften einbezogen. In der Auflistung der Belege erkennen Sie die Belegarten an dem Kürzel GU=Gutschrift, ST=Storno, SG=separate Gutschrift aus Vergütung, SV=Storno einer Gutschrift aus Vergütung. Beim Ausführen des Einzugs / der Abbuchung versucht das Programm, die Gutschriften/Stornos gegen Rechnungen aufzurechnen. Dabei werden die Gutschriften/Stornos dem frühest möglichen Ausführungsdatum zugeordnet.

Spaltenbreiten und Schriftgröße für die Tabelle können Sie wie in anderen Fenstern anpassen. Beachten Sie die oben genannte Besonderheit während der Fehlerbearbeitung.

Durch Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung (anfangs nach Rechnungsnummern) ändern. Die letzte angeklickte Spalte ist das höchste Sortierkriterium; die anderen bisher geklickten Spalten bleiben als untergeordnete Sortierkriterien bestehen, bis sie sich wiederholen oder bis Sie beim Klick gleichzeitig die Großschalttaste oder die Steuerungstaste drücken. Die aktuelle Sortierung wird im schreibgeschützten Feld angezeigt. Beim Unsortieren bleibt die bisherige Markierung erhalten.

Bei Veränderung des Einreichdatums oder des Folge-Einzugs selektiert das Programm alle Belege, die eingezogen werden sollen. Sie können diese beiden Felder entweder eingeben, oder durch Inkrementierung/Dekrementierung mit den Pfeiltasten ändern oder das Einreichdatum nach Öffnen der Kalenderansicht auswählen. Das Einreichdatum darf nicht in der Vergangenheit liegen. Selektiert werden diejenigen Belege, deren Fälligkeit vor dem geplanten folgenden Einzug liegt. Hierzu ein Beispiel: Wenn das Einreichdatum der 1. September ist und der Folge-Einzug 10 Tage lautet, heißt das, Sie wollen am 11. September das nächste Mal einziehen. Es werden deshalb diejenigen Belege selektiert, deren Fälligkeit bis zum 10. September lautet. Denn Belege mit Fälligkeit ab dem 11. September sollen das nächste Mal eingezogen werden. Der Folge-Einzug ist auf 15 Tage begrenzt, weil SEPA nur Fälligkeitsdaten bis 14 Tage im voraus akzeptiert. Sie können die Selektion anschließend manuell ändern. Wenn Sie einen Beleg mit einem späteren Fälligkeitsdatum ausdrücklich manuell markieren, dann wird das Einzugsdatum in der SEPA-Übergabe auf den letztmöglichen Termin, nämlich 14 Tagen nach dem Einreichdatum, vorgezogen.

Je nachdem, ob es sich um Händler-Rechnungen oder um Kunden-Rechnungen handelt, werden die Bank-/Einzugsdaten des Händlers oder des Kunden verwendet.
Die Lastschriftart Basis oder Firmen können Sie unter den mandantenspezifischen Daten des Geschäftspartners festlegen und gegebenenfalls auch baustellenabhängig modifizieren.

Durch Doppelklick auf eine Zeile können Sie das angezeigte, von der Rechnungserstellung her vorgegebene Skonto ändern.

Wenn in der Auflistung solche Belege enthalten sind, die Sie weder jetzt noch später jemals einziehen wollen, dann können Sie diese Belege selektieren und mit der Schaltfläche markierte Belege ausschließen für immer aus der Lastschriftsbearbeitung entfernen.

Nach jeder Veränderung der Selektion prüft das Programm, ob die Summe aller Beträge je Kunde/Händler größer als Null ist. Nur dann wird der Schalter Verarbeiten aktiviert. Wenn der Schalter deaktiviert ist, sehen Sie als Tooltipp (Sprechblase am Mauszeiger) über dem Schalter diejenige Kundennummer(n) mit unzulässigem Betrag.

Es gibt diverse Programme zum Prüfen von SEPA-Dateien. Beispiel: www.sepa-explorer.net (30-Tage-Test-Version). Zum Prüfen wähle man das Schema "pain.008.003.02.xsd". Im Stand bis Febr. 2014 ist dieses Schema allerdings noch nicht vorhanden. Man muss es sich von anderen Stellen herunterladen, dabei das Zeichenformat beachten: Es darf nicht Unicode sein, sondern UFT-8.