Lastschriften - DTA

Das Fenster dient zum Erstellen einer Datenträgeraustauschdatei (DTA) für diejenigen Rechnungsposten, für die Sie mit Ihren Kunden Lastschrifteinzug oder Abbuchung vereinbart haben. Die Datenträger-Austauschdatei können Sie nach dem Erstellen bei Ihrer Bank einreichen.

Das Programm bietet Rechnungen zum Einzug an, die folgende Bedingungen erfüllen:
  1. Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung muss der Bankeinzug wirksam gewesen sein. Diese Rechnungen erkennen Sie an dem Häkchen "Bankeinzug" im Fenster Rechnungsausgang.
  2. Es muss sich um echte Rechnungen (keine Gutschriften, keine Stornos, keine stornierten Frachtgutschriften) mit positivem Rechnungsbetrag handeln.
  3. Jede Rechnung geht nur ein einziges Mal in einen Datenträger ein. Bei der Verarbeitung wird zur Kennzeichnung das Häkchen "DTA erfolgt" gesetzt. Auch dieses Häkchen ist im Fenster "Rechnungsausgang" sichtbar.
  4. Der Kunde/Händler darf nicht die Zahlungsart "Barzahler" haben.
  5. Der Kunde/Händler muss eine gültige, 8-stellige Bankleitzahl haben.
  6. Der Kunde/Händler muss eine gültige Kontonummer haben. Sie darf maximal 10 Ziffern enthalten; zur leichteren Lesbarkeit darf sie zusätzliche Leerzeichen oder Minuszeichen enthalten sein; diese Sonderzeichen werden nicht mit in die DTA-Datei übernommen.
Wenn eine der letzten drei Bedingungen verletzt ist, erhalten Sie beim Öffnen des Fensters eine Fehlermeldung; Sie können dann alternativ entweder die Fehlerursachen im Detail anzeigen lassen oder (wenn vorhanden) nur diejenigen Positionen bearbeiten, die diese Bedingungen nicht verletzen.
Je nachdem, ob es sich um Händler-Rechnungen oder um Kunden-Rechnungen handelt, werden die Bank-/Einzugsdaten des Händlers oder des Kunden verwendet. Im Fenster "Rechnungsausgang" stehen unter "Kunden" gegebenenfalls die Daten des betreffenden Händlers.
Ob ein Einzug oder eine Abbuchung vorgenommen wird (die sich hinsichtlich ihrer Verbindlichkeit unterscheiden), können Sie unter den mandantenspezifischen Daten des Geschäftspartners festlegen. Wenn dort keine "Abbuchung" vergesehen ist, erfolgt "Einzug". Das trifft auch dann zu, wenn Häkchen "Einzug" in der Baustelle zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung gesetzt war ("Abbuchung" gibt es in der Baustelle nicht), oder wenn die Zahlungsart "Abbuchung" nach Rechnungserstellung wieder geändert wurde.
Ein wichtiges Datenfeld ist das Datum der Rechnungen, weil darüber die Auswahl abhängig vom Bezugsdatum gesteuert wird. Die Spalte Datum enthält bei Rechnungen ohne Skonto das Fälligkeitsdatum der Rechnung, bei Rechnungen mit Skonto das Skontodatum. An der folgenden Spalte Skto erkennen Sie, welcher der beiden Fälle vorliegt.
Das Bezugsdatum können Sie auf mehrfache Art ändern, durch Eingabe oder Inkrementierung/Dekrementierung mit den Pfeiltasten im Textfeld, durch Öffnen der Kalenderansicht oder durch (monatsübergreifendes) Verändern mit dem rechts angefügten In-/Dekrementierungselement. Bei jeder Änderung des Bezugsdatum ändert sich automatisch die Auswahl der Rechnungen dergestalt, dass alle Rechnungen einbezogen werden, deren Datum vor dem Bezugsdatum liegt oder gleich dem Bezugsdatum ist. Darüberhinaus können Sie die Auswahl der Rechnungen durch Einzelauswahl per Strg-Taste und Mausklick ändern. Beachten Sie, dass diese Einzelauswahl-Änderung bei anschließender Veränderung des Bezugsdatums wieder verloren geht.
Durch Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung (anfangs nach Rechnungsnummern) ändern.
Über das Häkchen Einstellungen sichtbar können Sie diejenigen Datenfelder ein- und ausblenden, die Sie in der Regel nur einmalig einzugeben brauchen. Durch das Ausblenden sparen Sie Platz und sehen dadurch mehr Rechnungen auf einem Blick, erhöhen also gegebenenfalls die Übersichtlichkeit.

Das Häkchen DTA tageübergreifend bewirkt einen entscheidenden Unterschied in der Funktionsweise des Programms. Wenn das Häkchen gesetzt ist, erzeugt das Programm einen gemeinsamen Datenträgeraustausch für die ausgewählten Rechnungen. Wenn für einen Kunden neben Rechnungen auch Gutschriften/Stornos ausgewählt werden, verrechnet das Programm die Beträge miteinander; die Gesamtsumme je Kunde muss dabei positiv bleiben; sonst lässt sich kein Einzug ausführen - der OK-Schalter bleibt dann deaktivert. Wenn das Häkchen aber nicht gesetzt ist, dann erzeugt das Programm für jedes vorkommende Einzugsdatum und jede vorkommende Einzugsart (Abbuchung oder Einzug) einen separaten Datenträgeraustausch bestehend aus DTA-Datei und den beiden oder allen drei Dokumenten. Zur Unterscheidung werden die Ergebnisse in verschiedenen Verzeichnissen abgelegt, sowohl die DTA-Dateien als auch die Druckdokumente. Die Verzeichnisstruktur beinhaltet "Abbuch" und "Einzug" sowie Verzeichnisse je Einzugsdatum. Die Druckdokumente entstehen zusätzlich noch einmal im gewohnten Druckdateiverzeichnis je nach Dokumentenart (Begleitschein, Liste, Einzelnachweis) über Einzugsart/Einzugsdatum zusammengehängt. In dieser Version werden nur Rechnungen bearbeitet; Gutschriften und Stornos werden nicht zur Auswahl angeboten.

Für Ihr eigenes Bankkonto gelten dieselben Regeln wie für die Kunden-Konten (maximal 10 Ziffern, durch Leerzeichen oder Minuszeichen auflockerbar).
Ihre eigene Bankleitzahl können Sie über die Suche mit F3 auswählen. Wenn Sie zuvor einen Teil des Banknamens oder des Ortes eingeben, erhalten Sie eine entsprechend gefilterte Auswahl. (Wenn im Eingabefeld eine Zahl steht, werden ab dieser Nummer alle folgenden Bankleitzahlen zur Auswahl angeboten.)

Maßgeblich für den Einzug ist das Netto-Fälligkeitsdatum einer Rechnung wenn kein Skonto gewährt wird beziehungsweise das Skontodatum abhängig von der Skontofrist laut Zahlungsbedingungen. Die an die Bank zu übertragende Datei erhalten den fest eingestellten Namen DTAUS1. Darüberhinaus wird in demselben Verzeichnis eine identische Datei zur Sicherung gespeichert. Der Dateiname besteht aus Datum und Dateierweiterung "dta", wobei an den Dateinamen die Buchstaben "a" bis "z" angefügt werden, wenn an einem Tag mehrere DTA-Dateien erzeugt werden. Pfad und Dateiname werden im Datenträgerbegleitschreiben dargestellt.
Laut Anforderung der Bank muss für jeden Datenträgeraustausch ein Begleitschreiben existieren. Der Wortlaut ist vor (oder seit) Jahren vorgeschrieben, mutet heutzutage allerdings etwas altmodisch an, zum Beispiel wegen "MS-DOS, 1440 KB".
Das Programm erzeugt neben dem Datenträger-Begleitschein eine weiteres Dokument, nämlich eine Liste aller Rechnungen, die eingezogen werden.
Beim Einzug oder bei Abbuchung von wenigen Rechnung pro Kunde werden die für den Kunden notwendigen Daten unmittelbar in der Datenträger-Austauschdatei in den dafür vorgesehenen Informationsfeldern untergebracht. Es handelt sich um die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und das gewährte Skonto. Der Platz in der Datenträgerdatei reicht aber nur für bis zu 6 Rechnungen. Wenn mehr Rechnungen je Kunde betroffen sind, dann erzeugt das Programm zusätzlich ein Einzel-Schreiben an den betroffenen Kunden, in dem die einzuziehenden Rechnungen aufgeführt sind.
Es gibt verschiedene Programme, mit denen Sie sich kontrollhalber den Inhalt einer Datenträgerdatei einmal anzeigen lassen können. Ein Beispiel dafür ist folgende Internetseite: https://www.xpecto.de/index.php?id=148,7.