Lieferscheine übernehmen

Diese Aktion setzt sich aus drei Einzelschritten zusammen:
a) Einlesen der Lieferscheine aus einer Steuerungsanlage/Datei oder Einlesen von einer Waage oder Einlesen aus Abruflieferscheinen oder aus Pumpaufträgen oder aus Kranaufträgen
b) manuelle Korrektur und Prüfung der Daten
c) Übernahme der geprüften Lieferscheine in die Lieferschein-Datenbanktabellen

Schritt a), das Einlesen, geschieht über separate Fenster, welche Sie über einen der beiden Schalter Datei oder Datenbank erreichen, je nachdem, in welcher Form Ihnen die zu übernehmenden Daten vorliegen. Der zweite Schalter ist deaktiviert, wenn es in der Datenbank für den vorliegenden Mandanten keine übernehmbaren Daten gibt. Falls in der Datenbank sowohl Daten aus einer Waage, aus Abruflieferscheinen beziehungsweise aus Pumpaufträgen vorliegen, werden die zu übernehmenden Daten in einem Folgefenster abgefragt. Im folgenden wird das Korrigieren und Übernehmen der Lieferscheine beschrieben.


Dieses Fenster enthält eine Tabelle, in der Sie die Lieferscheine sehen, die aus der Steuerungsanlage eingelesen wurden, aber noch nicht geprüft und übernommen worden sind.
Zuerst entscheiden Sie durch folgende Bedienelemente, welche Daten Sie bearbeiten wollen:
Bei der Auswahl akt. Benutzer werden nur diejenigen Daten angezeigt, die von Ihnen selbst eingelesen worden sind, bei der Auswahl alle Benutzer sehen Sie alle Daten unabhängig davon, welcher Benutzer sie eingelesen hat.
Die Daten werden in der Regel werkweise, immer nur für ein Werk bearbeitet. Die Suchfunktion (F3) in diesem Feld zeigt eine Liste derjenigen Werke mit zugehöriger Satzzahl an, für Daten in der hier zu bearbeitenden Tabelle vorhanden sind. Mit Werk 0 = alle können Sie die Lieferscheine werkübergreifend bearbeiten.
Über das Häkchen Datum und das zugehörige Eingabefeld können Sie die zu bearbeitenden Daten auf ein Datum beschränken. Wenn Sie zusätzlich das Häkchen Datum bis und das zugehörige Eingabefeld verwenden, dann ändert sich die Bedeutung des ersten Datums in Datum von; es werden dann die Lieferscheine dieser Datumsspanne bearbeitet.
Sie können entscheiden, ob Sie alle Kunden oder nur einen bestimmten Kunden-Nummernkreis oder einen bestimmten Kunden-Namenskreis bearbeiten wollen. Im zweiten beziehungsweise im dritten Fall sind (geringfügig versetzt) Eingabefelder für Ziffern oder für Textzeichen aktivierbar. Beachten Sie die Sortierfolge für Textzeichen. Wenn Sie beispielsweise von "A" bis "M" vorgeben, sind Kunden mit dem Namen "Meier" nicht enthalten, weil "Meier" größer als "M" ist. Die Auswahl nach Namen bezieht sich auf den im Geschäftspartner hinterlegten Namen. Wenn die Kundennummer in einem Lieferschein derartig falsch ist, dass es keinen zutreffenden Geschäftspartner gibt, wird der Lieferschein also nicht mit angezeigt.

Das Anzeigen wird durch den gleichnamigen Schalter ausgelöst. Dabei sperrt das Programm die von Ihnen getroffene Auswahl gegen gleichzeitige Bearbeitung durch andere Benutzer. Die Sperre wird aufgehoben, wenn Sie abbrechen, das Fenster schließen oder die Daten (mit F7) übernehmen. Der beiden Schalter "anzeigen" und "abbrechen" sind immer nur alternativ aktiviert, "anzeigen" setzt weiterhin voraus, dass die Auswahlfelder vollständig belegt sind. Während der Anzeige ist das Einlesen deaktiviert, umgekehrt sind außerhalb der Anzeige die Schalter zum Bearbeiten der Lieferscheine deaktiviert. Wenn ein Teil Ihrer Datenauswahl bereits von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, erhalten Sie einen Hinweis auf die Bearbeitungssperre und können sich Details zu den Sperren anzeigen lassen.
Eine Sonderfunktion hat die Tastenkombination Strg-Anzeigen: Dadurch werden die Lieferschein-Übernahme-Sperren angezeigt.

Das Häkchen "beim Öffnen des Fensters gleich anzeigen" ist dann nützlich, wenn Sie immer nur einunddasselbe Werk oder alle Werke und den gesamten oder denselben Kundenkreis zu bearbeiten pflegen. Außerdem erfolgt bei gesetztem Häkchen die Neuanzeige auch nach dem Speichern, wenn nicht alle Sätze verarbeitet wurden.
Dieses Häkchen wird bei jeder Änderung sofort gespeichert; die anderen Auswahloptionen werden dann für die nächstmalige Verwendung gespeichert, wenn Sie die Anzeige auslösen.

Die Anzeige in diesem Fenster enthält alle Felder der Datenbanktabellen LSCHEIN und LSCHEIN2 (Lieferschein-Kopfdaten und Positionen) und einige weitere mehr. Die meisten Informationen werden Sie nicht kennen und nicht benötigen. Besonders wichtige Spalten stehen im linken Teil der Tabelle, weniger wichtige Daten stehen weiter rechts in derselben Reihenfolge wie in der Datenbanktabelle. Links stehen insbesondere auch solche Felder, die beim Einlesen auf das Vorhandensein von Stammdaten geprüft werden und die bei Nichtvorhandensein von Stammdatensätzen Fehler auslösen können.
Die fehlerauslösenden Felder sind farblich rot hervorgehoben. Zeilen, die Fehler enthalten, sind darüberhinaus in der gesamten Länge mit einer schwachen Einfärbung unterlegt, damit Sie auch auf solche Fehler aufmerksam werden, die eventuell weiter rechts im nichtsichtbaren Bereich liegen und zu denen Sie erst mit der horizontalen Bildlaufleiste scrollen müssen. In einer abweichenden gelben Farbe werden in folgenden Fällen Warnungen dargestellt:
- Einzelpreise, die identisch mit dem Listenpreis sind
- wenn Baustelle oder Rahmenbaustelle eine abgelaufene Rabattgültigkeit oder Sonderpreisgültigkeit enthält
- wenn eine zutreffende Sonderkondition der Baustelle oder der Rahmenbaustelle abgelaufen ist
- wenn ein zutreffender Sonderpreis abgelaufen ist
- wenn ein Artikel als inaktiv gekennzeichnet ist
- Feld 'Fahrzeug', wenn die Fracht Null ist, außer bei Selbstabholern, und nur dann, wenn in den 'Optionen' aktiviert
Durch bläuliche Farbe werden folgende Warnungen angezeigt:
- wenn Einzelpreis Null ist
- wenn Einzelpreis gleich Frachtanteil ist (kann Warnfärbung "Einzelpreis=Listenpreis" überdecken)
- wenn Frachtanteil Null ist, außer bei Selbstabholern, und nur dann, wenn in den 'Optionen' aktiviert (wie zuvor Feld 'Fahrzeug')
Die Lieferscheine mit Warnungeinfärbung lassen sich trotzdem verarbeiten.
Zum besseren Verfolgen der Zeilen werden die Zeilen lieferscheinweise alternierend mit einer abweichenden Hintergrundfarbe unterlegt, soweit nicht eine der vorstehend genannten Einfärbungen wirksam ist.
Sie können die verwendeten Farben benutzerweise abweichend von den genannten Standardfarben über den Menüpunkt Optionen - Eingabefenster selbst konfigurieren.

Sie können die Reihenfolge und Breite der Spalten auch individuell anpassen.
Sie können ebenfalls die Sortierung der Zeilen ändern. Beim Klick auf eine Spaltenüberschrift wird diese Spalte zum primären Sortierfeld. Dabei bleiben bisher vorhandene Sortierfelder als Sekundär-Sortierungen (und weiterfolgende Sortierungen) erhalten, solange der Schlüsselbegriff nicht eindeutig ist. Wenn Sie aber beim Klick auf die Spaltenüberschrift die Strg- oder die Shift-Taste gedrückt halten, dann werden alle vorherigen Sortierfelder rückgesetzt und die Sortierung wird bei Bedarf mit Lieferschein-Nr, Datum und Tab-Zeilen-Nr aufgefüllt. Zur Kontrolle zeigt das Programm mit einer temporären Meldung die aktuelle Sortierung an. Beispiel: Wenn Sie nach Artikel-Nr und innerhalb gleicher Artikelnummern nach Einzelpreis sortieren wollen, dann klicken Sie zuerst bei gedrückter Strg-Taste auf die Spalte 'EPreis' und dann ohne gedrückte Strg-Taste auf die Spalte 'Artikel'. Durch Klick auf die Spalte 'LS-Nr' bei gedrückter Strg-Taste wird die Standard-Sortierung eingestellt.

Sie können die Daten korrigieren, indem Sie ein Feld mit den Pfeiltasten oder mit der Maus auswählen und dann F2 drücken oder nochmals auf das Feld klicken (Doppelklick allein genügt nicht) oder mit der Eingabe von Textzeichen beginnen. Felder, an denen Sie Änderungen vorgenommen haben, werden mit einer anderen Farbe dargestellt. Wenn Sie ein Sortierfeld geändert haben, dann wird die Zeile in dem Augenblick neu einsortiert, wenn der Tastatur-Fokus die Zeile verlässt; die Zeile kann dann an völlig anderer Stelle in der Auflistung stehen.
Wenn Sie das Feld Kunde (=Kunden-Nr) geändert haben und verlassen, dann wird ggf. das Barzahler-Kennzeichen automatisch gesetzt. - Wenn Sie das Feld Baust (=Baustellen-Nr) im Änderungsmodus verlassen, dann belegt das Programm gegebenenfalls die Felder BaustellenName1, BName2, BName3 und Baustellenort (Bort) sowie das Gebiet, die Tarifzonen und gegebenenfalls den Händler in den Lieferscheindaten mit den korrespondierenden Feldern aus den Baustellendaten. Und zwar geschieht dies dann, wenn der BaustellenName oder die anderen betroffenen Felder innerhalb der Lieferscheindaten noch leer ist oder wenn Sie die BaustellenNr verändern. Ebenfalls werden diese Daten aktualisiert, wenn Sie von diesem Fenster aus eine neue Baustelle anlegen. - Wenn Sie das Feld Fahrz (=Fahrz-Nr) geändert haben und verlassen, dann wird der Fahrzeugtyp automatisch geändert. - Falls ein Lieferschein mehrere Positionen hat, dann werden die gemeinsamen Kopfdaten (Kunde Baustelle, Fahrzeug und andere) automatisch in allen Positionen des Lieferscheines mitgeändert. Das geschieht auch dann, wenn die zusammengehörigen Lieferscheinpositionen wegen der Sortierung nicht unmittelbar beieinander stehen.
Die Taste F4 zeigt die Details zur Preisberechnung derjenigen Position an, in der sich der Eingabefokus befindet. Die Funktion ist nicht wirksam, wenn Daten, die zur Preisermittlung benötigt werden, noch fehlerhaft sind.
Nach Betätigung des Schalters Anzeige aktualisieren (F5) können Sie in einem untergeordneten Fenster Zusatzfunktionen auswählen: Bepreisung erneut vornehmen / Baustellenklartexte aus den Baustellenstammdaten neu belegen / Tarifzonen aus Baustellen belegen. Das Programm prüft die ganze Tabelle auf noch bestehende Fehler und stellt die Einfärbung erneut dar. Abhängig von Ihrer Auswahl werden alle Preise neu ermittelt, sofern die Daten hierfür ausreichend fehlerfrei sind. Das Vorbelegen der Baustellenklartexte bezieht sich auf die beiden Namensfelder und das Feld für die Straße. Diese Felder existieren im Lieferschein unabhängig von den Baustellenstammdaten, um nicht zwingend für jeden Lieferschein eine eigene Baustelle anlegen zu müssen. Die Tarifzone wird aus der Baustelle übernommen, nicht etwa aus Sonderkonditionen - falls Sie die letztgenannte Funktionsweise benutzen, dann dürfen Sie die Tarifzonen an dieser Stelle nicht aktualisieren. Der Zeilenpreis (aus Einzelpreis und Menge) wird neu errechnet und angezeigt. Es werden unabhängig von den Zusatzfunktionen keine Daten in der Datenbank verändert - das geschieht erst durch ausdrückliches "Speichern".

In den Feldern, die sich auf Stammdaten beziehen, nämlich Kunde, Baustelle, Fahrzeug, Werk, Gebiet, Tarifzone, Händler, Spediteur und Artikel, können Sie mit Taste F6 oder mit dem entsprechenden Schalter den Stammdatensatz bearbeiten. Wenn der entsprechende Datensatz existiert, wird er angezeigt und kann bearbeitet werden, Wenn er noch nicht existiert, wird die Bearbeitung in einigen Fällen verhindert, in anderen Fällen wird der Schlüsselbegriff (wie z.B. die Artikelnummer) bereits vorgeschlagen; Sie müssen nur noch fehlende Klartexte und andere Informationen zufügen und speichern, um den Stammdatensatz zu erzeugen. Gegebenenfalls werden auch Klartexte, nämlich Adressdaten, die in der Übernahmedatei vorliegen, im Stammdatenfenster entsprechend vorbelegt. Im Falle von Geschäftspartnern und Fahrzeugen müssen Sie ggf. erst die globalen, mandantenübergreifenden Daten speichern und dann die mandantenabhängigen Daten; je nach Ihrer Aktion öffnet sich das zweite Fenster im Bedarfsfall automatisch oder nicht. Das Bearbeiten der Stammdaten wird verhindert, wenn Sie kein Recht dazu besitzen. Nach dem Bearbeiten von Stammdaten prüft das Programm, ob ein erforderlicher und vorher nicht vorhandener Stammdatensatz jetzt vorhanden ist; falls ja, wird das Feld, in dem sich der Eingabefokus gerade befindet, wie bei einer Datenänderung eingefärbt. Wenn andere Zeilen dieselbe Fehlerursache haben, behalten die dortigen Felder die Fehlerfarbe; Sie brauchen trotzdem den Stammdatensatz nur einmalig zu erzeugen.
Im Feld "Preisliste" hat die Taste F6 eine erweiterte Funktion, aber nur dann, wenn ein Bepreisungsfehler vorgelegen hat, das Feld also durch die Warneinfärbung markiert war. Je nach Ursache des Bepreisungsfehlers haben Sie die Möglichkeit, entweder einen fehlenden Artikelpreis anzulegen oder die Preisliste in einem Stammdatenfenster zu korrigieren; Einzelheiten dazu finden Sie unter Lieferscheine bearbeiten (speziell Punkt 6. Fehler bei der Preisberechnung).
Im Feld "Langtext" öffnet Taste F6 ein kleines Fenster zur mehrzeiligen Bearbeitung dieses Feldes.
Falls Sie Dispo.NET verwenden, können Sie die Zuordnung von Dispo-Baustellen vornehmen (Einzelheiten sind dort beschrieben), indem Sie die Umschalttaste gleichzeitig mit Taste F6 drücken; diese Funktion ist in der gesamten Zeile anwendbar, selbst wenn der Stammdaten-Schalter deaktiviert ist.

Nachdem Sie alle oder einige Fehler korrigiert haben und in allen als richtig befundenen Datensätzen das Häkchen OK gesetzt haben, können Sie die Übernahme (F7) vornehmen. Das Programm prüft dabei alle Zeilen erneut. Fehlerfreie Daten mit dem Häkchen OK werden in die Lieferscheintabellen übernommen. Die übrigen Daten, die also noch fehlerhaft sind oder nicht als OK gekennzeichnet waren, bleiben als nichtübernommene Lieferscheine erhalten. Falls ein Lieferschein mehrere Artikelpositionen enthält, wird der Lieferschein nur dann übernommen, wenn alle Positionen fehlerfrei sind und alle Positionen das OK-Häkchen haben. Mit der Übernahme endet die oben beschriebene Bearbeitungssperre für andere Benutzer.
Zur Erleichterung können Sie mit dem Schalter alle OK das entsprechende Häkchen in allen Positionen setzen, die zu diesem Zeitpunkt fehlerfrei sind.
Der Schalter Position zufügen (F8) erzeugt eine neue Position zu demjenigen Lieferschein, in dessen Zeile sich der Eingabefokus befindet. Dabei werden alle Daten (außer der ZeilenNr - diese erhält eine fortlaufende Nummer) kopiert; Sie sollten dann selbst in der kopierten Position die erforderlichen Änderungen vornehmen, beispielsweise an der ArtikelNr, an der Menge und am Einzelpreis. Beim Zufügen wird eine Meldung angezeigt, wenn Sie diese Meldung nicht in "Optionen - Eingabefenster - Optische Effekte bei der LS-Übernahme" abschalten.
Falls Sie einen übergebenen Datensatz ignorieren wollen, müssen Sie die ganze betreffende Zeile löschen, indem Sie die Zeile auf dem linken Tabellenrand markieren und dann die Entf-Taste drücken. Sie können sämtliche Zeilen entfernen, indem Sie mit dem linken oberen Randfeld alle Zeilen gemeinsam markieren.

Beachten Sie bitte folgendes: Änderungen in dieser Anzeige werden erst wirksam, wenn Sie den Schalter Übernahme (F7) betätigen. Wenn Sie das Fenster durch ESC verlassen oder ohne Übergabe schließen, dann bleiben alle Änderungen wirkungslos. Das betrifft auch das Löschen von Zeilen in der angezeigten Tabelle.
Sie erhalten eine Zeile für jede Lieferscheinposition. Daher kann es etliche Zeilen mit gleicher LieferscheinNr und gleichem LS-Datum geben. Diese mehreren Positionen eines Liefenscheines werden gemeinsam verarbeitet. Sie werden also nicht übernommen, wenn eine andere Position des Lieferscheines noch fehlerbehaftet ist.
Das Programm speichert schon beim Einlesen der Lieferscheine von der Steuerungsanlage den Zustand des Häkchen überschreiben. Wenn in der Zwischenzeit zwischen dem Einlesen und der Übernahme oder dem Aktualisieren ein gleicher Lieferschein im Lieferscheinbestand erzeugt wurde, dann wird dieser Lieferschein bei gesetztem Häkchen jetzt (gegebenenfalls nochmals) gelöscht. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, dann verursacht der doppelte Lieferschein einen Fehler bei den Feldern LS-Nr und Datum, genau wie dann, wenn ein schon berechneter gleicher Lieferschein vorhanden ist. Dieses Häkchen "überschreiben" ist nur im erweiterten Modus veränderbar.
Die laufende Pos-Nr innerhalb eines Lieferscheines, Spalte TabZlNr, wird vom Programm bei allen Verarbeitungsfunktionen (Anzeige, Aktualisieren, Speichern, Übernehmen) zu einer eindeutigen laufenden Nummer gemacht, wobei die von Ihnen vorgegebene Reihenfolge weitwöglichst beibehalten wird. Falls Nummern kleiner als 1 vorkommen, werden alle Nummern je Lieferschein erhöht, Lücken werden zusammengeschoben und mehrfach gleiche Nummern werden ohne Beachtung einer Reihenfolge auf fortlaufende Nummern erweitert. Beispiel: aus 6 Positionen mit den TabZlNr 9-9-9-2-2-0 werden die neuen TabZlNr 5-6-2-3-4-1. Falls Sie auf die Reihenfolge der Positionen Wert legen, sollten Sie die Spalte TabZlNr in den sichtbaren Tabellenbereich verschieben und deren Feldinhalt beachten und bei Bedarf anpassen.

Aus Sicherheitsgründen bleiben einige Felder, die Sie in aller Regel nicht zu ändern brauchen und nicht ändern sollten, gegen unbeabsichtigte Änderungen gesperrt. Das sind zum Beispiel Lieferschein-Nr und Lieferschein-Datum, Werk, der Fehlerstatus, Dateiname und Zeile der Übergabedatei und Übergabezeitpunkt. Wenn Sie diese Daten dennoch ändern wollen, und wenn Sie sich absolut sicher und über alle Auswirkungen im Klaren sind, dann müssen Sie das Häkchen erweiterte Änderungen setzen. Dabei erhalten Sie nochmals eine entsprechende Warnung. Das Feld "Werk" bleibt auch bei erweiterten Änderungen weiterhin gesperrt.
Es gibt eine weitere Möglichkeit zum Bearbeiten der Übernahmedaten, nämlich die Einzelsatzverarbeitung (F10). Dabei sehen Sie die Informationen je einer Zeile auf ein ganzes Fenster verteilt, also größer, dafür nicht so übersichtlich. Sie können die Daten wahlweise hier oder dort ändern, aber nur hier in die Lieferscheintabellen übernehmen. In der Einzelsatzverarbeitung gibt es zusätzlich eine Suchmöglichkeit nach Stammdaten-Sätzen, Sie können dort aber keine Positionen zufügen und nicht alle-OK-setzen. Sie können aber jederzeit zwischen beiden Fenstern wechseln. Die Funktionen "alle/akt. Benutzer", "Lieferscheine einlesen", "Aktualisieren" und "Übernehmen" schließen die Einzelsatzverarbeitung. In der Einzelsatzverarbeitung erfolgt das Aktualisieren der genannten Baustellendaten analog zu den oben beschriebenen Bedingungen, allerdings gibt es hier keinen Änderungsmodus und die Übernahme nach einem neuerzeugten Satz erfolgt erst nach dem Verlassen des Feldes "Baustelle".

Musterablauf am Beispiel "neuen Kunden anlegen mit Anpassung der Kunden-Nr":
Gesetzt den Fall, es kommt von der Steuerungsanlage ein neuer Kunde, der in Beton.NET noch nicht angelegt ist, dessen Nummer aber über die Nummer der LS-Übergabe-Nr angepasst werden soll. Dann steht im Feld Kunden-Nr zunächst diejenige Nummer, die von der Steuerungsanlage kam und ist als Fehler farblich hervorgehoben. Man ändert jetzt zunächst die Kunden-Nr, indem man z.B. die Mandanten-Nr davorschreibt oder anfügt, und drückt dann F6. Dabei wird das Geschäftspartner-Fenster bereits mit der geänderten KundenNr und mit den Klartexten vorbelegt. Man drückt F7 zum Speichern, dann ESC (oder gleich ESC und bei der Frage "Speichern?" OK). Dann geht automatisch das Fenster Mandanten-Daten auf, Häkchen "Kunde" ist vorbelegt; man positioniert zur Seite "Fakturierung" zum Feld "LS-ÜbergabeNr". Und wenn man vorsorglich vor dem Ändern der Kunden-Nr Strg-C gedrückt hatte, dann genügt jetzt Strg-V und dann F7+ESC (oder gleich ESC und OK).
Wenn allerdings die neue Kunden-Nr in mehreren oder gar vielen Sätze vorkommt, dann muss man die in allen Datensätze ändern oder man erleichtert sich das, indem man neu einliest.