Kassenbuch bearbeiten

Das Kassenbuch kann Barzahler-Lieferscheine und manuell eingegebene Positionen aufnehmen.

Durch den Toolbarschalter Waage-Dispo-Lieferscheine übernehmen oder Taste F2 werden über ein separates Fenster die bereits gedruckten Barzahler-Lieferscheine übernommen. Stornierte Barzahler-Lieferscheine werden überlesen. Jeder Lieferschein wird nur ein Mal übernommen; die Übernahme ist nicht wiederholbar. Als Betrag wird das Datenbankfeld 'BarEndbetrag' verwendet. Je nach Vorhandensein lassen sich Waage-Lieferscheine oder Dispo-Lieferscheine übernehmen. Wenn beide Arten von Lieferscheinen vorhanden sind, werden Sie zuvor gefragt, welche Art Sie übernehmen wollen.
Bei der Übernahme von Dispo-Lieferscheinen können Sie eine Stationsnummer eingeben, die dann in das Kassenbuch übernommen wird. In Waage-Lieferscheinen ist die Station bereits enthalten.
Es werden das Gegenkonto und die Kostenstelle ermittelt. Dazu wird über die Dispo-Artikel-ID auf die Faktur-Artikel und über die Dispo-Fahrzeug-ID auf die Faktur-Fahrzeuge zugegriffen. (Wenn mehrere Faktur-Datensätze existieren, wird ein beliebiger verwendet). Zum Zugriff auf die Artikelnummer wird jeweils der erste Artikel des Lieferscheins verwendet. Aus dem Fahrzeug wird das Feld "Selbstabholer" verwendet, aus dem Artikel werden - je nach Selbstabholer - die Felder Erlösgruppen ab-Werk oder frei-Bau und die Kostenstellen ab-Werk oder frei-Bau für Eigenproduktion verwendet. Der Steuerschlüssel wird aus demjenigen Steuersatz ermittelt, der in den Optionen der Disposition hinterlegt ist; wenn es mehrere Steuerschlüssel mit dem eingestellten Steuersatz gibt, dann wird ein beliebiger verwendet. Aus Erlösgruppe und Steuerschlüssel ergibt sich das Gegenkonto. Es finden keine weiteren Manipulationen (baustellen- oder werkabhängig) an Konten und Kostenstellen statt.

Darüberhinaus können Datensätze manuell eingegeben werden. Die Lieferscheinnummer ist für manuell eingegebene Daten gesperrt. In den Datensätzen, die aus Barzahler-Lieferscheinen stammen, können nur die Felder Gegenkonto und Kostenstelle manuell geändert werden; diese Datensätze sind nicht löschbar. Wenn in den "Optionen - Eingabefenster" das entsprechende Häkchen gesetzt ist, können außerdem die Bemerkung und der Betrag geändert werden. Generell sind bereits verbuchte Datensätze nicht mehr änderbar und nicht mehr löschbar. Das Feld Werk dient zur Unterscheidung mehrerer Verwiegestellen. Und aus dem Werk wird das Konto=Kassenkonto ermittelt. Die Datenfelder Gegenkonto und Kostenstelle dienen zum Erzeugen von Buchungen.

Auf beiden Wegen wird die laufende Kassenbuch-Nummer vom Programm vergeben; sie ist nachträglich nicht mehr änderbar. Der Anfangswert der Buchungsnummer ist in den Optionen einstellbar; ab der dort eingestellten Start-Nummer sucht sich das Programm die erste freie Nummer, die im Kassenbuch noch nicht belegt ist. Diese Nummer wird bei der späteren Verbuchung als "Belegnummer" in die Buchung übernommen und gegebenenfalls an die Buchhaltung übergeben. - Beim Öffnen des Fensters prüft das Programm zusätzlich, dass die erste freie Kassenbuchnummer noch nicht als Belegnummer in vorhandenen Buchungen vorkommt; bei der laufenden Vergabe von Kassenbuch-Nummern werden eventuell vorhandene Belegnummern übergangen.

Im Kopfbereich sehen Sie den Bestand des Kassenbuches. Das ist die Summe aller vorhandenen Datensätze. Falls eine Selektion nach Werk oder Station eingestellt ist (siehe Gruppierung) bezieht sich die Bestandsanzeige auf die jeweilige Auswahl.

Über den Toolbarschalter Drucken oder mit der Taste Druck/Print erreichen Sie ein Fenster zur Druckauswahl nach Datum zum nachfolgenden Druck einer Liste. Durch die Option werkweise drucken werden die Kassenbucheinträge nach Werken sortiert, bei Ende eines Werkes erscheint eine Zwischensumme und das neue Werk beginnt auf einer neuen Seite. Analog werden durch die Option stationsweise drucken die Kassenbucheinträge nach Stationen sortiert mit Zwischensummen und Zwischenüberschriften je Station dargestellt. beide Optionen gleichzeitig sind nicht wählbar. In beiden Fällen folgt auf dem letzten Blatt vor dem gesamten Endbestand zwecks Plausibilität noch eine Liste derjenigen Werke / Stationen, zu denen es in der ausgewählten Datumsspanne keinen einzigen Datensatz gibt.

Der Toolbarschalter buchen dient zum Verbuchen aller noch ungebuchten Daten. Das Programm prüft auf Vorhandensein der Konten/Kostenstellen und meldet beim Fehlen eines dieser Daten einen Fehler. In den Optionen/Finanzbuchhaltung ist einstellbar, ob auch eine Kostenstelle als Pflichteintrag verlangt wird. Eine Eingrenzung nach Datum ist möglich. Beim Verbuchen erzeugt das Programm einerseits Datensätze in der Tabelle "Buchung", andererseits wird im Kassenbuch das Häkchen verbucht gesetzt. Als Verbuchungskonto wird das Kassenkonto aus dem jeweiligen Werk verwendet.
Sie können entscheiden, ob der Steuereschlüssel aus dem Kassenbuch in die Buchungen übernommen werden soll oder nicht. Falls bei der späteren Übergabe der Buchungen an eine Fibu die Option "MWST aufrechnen" verwendet werden soll, darf der Steuerschlüssel nicht übergeben werden, damit die Kassenbuch-Beträge (ohnehin schon Brutto-Beträge) nicht nochmals um einen Steuerbetrag erhöht werden.

Mit den Schaltern Kopieren und Einfügen können Sie den Inhalt eines Datensatzes in einen anderen Datensatz einfügen. Das Einfügen ist nur möglich, sofern der Ziel-Datensatz änderbar ist, also nicht nach Übernahme von Waage oder Dispo und nicht mehr nach dem Verbuchen. Das Schlüsselfeld "Kassenbuchnummer" und die Lieferscheinnummer sind vom Einfügen ausgeschlossen.
Sie können Daten auch zwischen mehreren geöffneten Kassenbuchfenstern innerhalb des Client-Hauptfensters kopieren / einfügen.

Beträge mit negativem Vorzeichen werden in roter Farbe dargestellt. Sie gelten als Kassen-Ausgabe - im Gegensatz zu Beträgen mit schwarzer Schrift (=Kassen-Eingänge). Das Programm verhindert solche manuellen Datenänderungen (einschließlich Neueingabe und Löschen), durch die der Bestand negativ würde.

Für die Kontonummer gibt es ein gemeinsames Feld, das wahlweise mit einem Sachkonto oder mit einem Personenkonto (Geschäftspartner / Debitor) belegt werden kann. Um im Bedarfsfall beides voneinander unterscheiden zu können, gibt es ein zusätzliches Häkchen Konto ist G-Partner. Das Häkchen wird bei Auswahl über die Suchfunktion automatisch belegt oder entfernt, kann von Ihnen aber nachträglich geändert werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Suche. Über den Suchschalter in der Werkzeugleiste und durch Betätigen von F3 in den meisten Eingabefeldern wird die Suche nach einem Kassenbuch-Datensatz ausgelöst. Bei Suche vom Feld 'Datum' aus wird dabei der aktuelle Inhalt dieses Feldes gleich im Suchfenster als Anfangssuchtext vorbelegt.
Die Suchschalter nach den Feldern Werk, Gegenkonto und Steuerschlüsseln suchen einen Stammdatensatz in den jeweils passenden Stammdaten-Tabellen. In diesen Feldern veranlasst auch F3 oder die Eingabe eines Buchstabens diese Suche. Allerdings ist diese Suche bei bereits verbuchten Datensätzen gesperrt oder wenn das jeweilige Feld Werk oder Steuerschlüssel bei übernommenen Barzahler-Lieferscheinen nicht verändert werden darf. Dann wird gegebenenfalls ebenfalls nach einem Kassenbuch-Datensatz gesucht. Für das Feld Gegenkonto gibt es zwei Such-Möglichkeiten: F3 oder Buchstabeneingabe oder der erste Suchschalter sucht nach Erlöskonten abhängig vom Steuerschlüssel, der zuvor eingegeben oder ausgewählt werden muss. Der zweite Suchschalter sucht nach einem Geschäftspartner.

Im Feld Kostenstelle zeigt F3 oder Buchstabeneingabe die bereits im Kassenbuch vorkommenden Kostenstellen in einer separaten Combobox an. Sie können per Pfeiltasten oder per Maus eine davon auswählen; die Combobox verschwindet wieder, sobald Sie ein anderes Feld aktivieren.

Über den Toolbarschalter Stammdaten oder Taste F6 kann bei bereits verbuchten Datensätzen die zugehörige Buchung angezeigt werden.

Im Menüpunkt "Optionen - Eingabefenster" können Sie festlegen, ob das Kassenbuch gruppiert bearbeitet werden soll. Falls ja, sehen Sie im Fenster oben eine zusätzliche Werk-/Stations-Auswahlbox. Sie können dann sowohl weiterhin "alle Werke" oder "alle Stationen" oder aber ein bestimmtes Werk oder eine bestimmte Station bearbeiten. Der angezeigte Bestand bezieht sich auf das jeweils ausgewählte Werk oder die Station. Das Eingabefeld für das ausgewählte Werk / die ausgewählte Station bleibt stets deaktiviert und wird beim Anlegen eines neuen Satzes gleich vorbelegt. Blätteraktionen (zum ersten, nächsten, letzten, vorherigen Datensatz) beziehen sich auf das ausgewählte Werk beziehungsweise die ausgewählte Station.
Zur Gruppierung stehen diejenigen Werke/Stationen zur Verfügung, zu denen es mindestens einen Datensatz gibt. Um den jeweils ersten Datensatz zu einem Werk / einer Station einzugen, müssen Sie bei Bedarf die Auswahl "alle" wählen. Durch Löschen oder Ändern von Datensätzen kann es vorkommen, dass sich die Einträge in der Auswahlbox ändern. In bestimmten Fällen wird von der Anwendung automatisch auf "alle" geändert, zum Beispiel nach Auswahl eines Datensatzes, der nicht zur aktuellen Auswahl passt, oder bei Anzeige eines fehlerhaften Satzes beim Verbuchen.
Die Auswahlbox steht mit demselben Inhalt auch in den untergeordneten Fenstern zum Drucken und zum Verbuchen zur Verfügung. Auch dort können Sie die jeweilige Aktion auf ein Werk / eine Station beschränken.