Gesch-Partner gruppenw. zusammenführen

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, mehrere oder viele Geschäftspartner in einer Aktion zusammenzufassen.
Unterscheiden Sie hiervon zwei andere Möglichkeiten: Überblick über das Zusammenfassen von Geschäftspartnern.


Die Benutzung dieser Funktionen erfordert es, dass Sie mit der Datenstruktur der Geschäftspartner und deren mandantenabhängigen Daten vertraut sind und dass Sie diese Zusammenhänge verstehen und beachten.

ACHTUNG: Das Programm nimmt möglicherweise umfangreiche Änderungen an Ihrem Datenbestand vor, die sich in allen Mandanten auswirken können und die sich möglicherweise nicht mehr rückgängig machen lassen. Verwenden Sie diese Funktionen nicht leichtfertig, sondern nur dann, wenn Sie sich über die Konsequenzen im Klaren sind. Sie sollten über eine aktuelle Datensicherung verfügen und in der Lage sein, die gesicherten Daten im Bedarfsfall wiederherzustellen.


Diese Funktion fasst Geschäftspartner nur unter folgenden Voraussetzungen zusammen:
  • Die zusammenzufassenden Geschäftspartner müssen hinsichtlich eines Auwahlkriteriums (Name/Adresse) genau übereinstimmen.
  • Jeder zusammenzufassende Geschäftspartner muss in genau einem einzigen Mandanten angelegt sein, das heißt, er muss einmandantig sein.
  • Es darf innerhalb eines Mandanten keine weiteren Geschäftspartner geben, die dasselbe Auswahlkriterium wie der zusammenzufassende Geschäftspartner haben.

Neben der Hauptfunktion, dem Zusammenfassen, bietet Ihnen das Fenster noch folgendes:
  • Informationen über Geschäftspartner; diese können Ihnen möglicherweise auch zum Bearbeiten der Geschäftspartner oder der mandantenspezifischen Daten unabhängig vom Zusammenfassen von Geschäftspartnern nützlich sein.
  • die Möglichkeit zu Anpassungen an Geschäftspartnern; mit diesen Mitteln können Sie Ihre Geschäftspartner für das anschließende Zusammenfassen vorbereiten.

Hinweise zu den einzelnen Funktionen:

  • Überblick:
    Zur Auflistung der Mandanten sind keine Hiweise nötig. Die Gruppierung der Geschäftspartner hinsichtlich deren mandantenabhängigen Daten summiert sich immer zur Gesamtzahl der Geschäftspartner. Diejenigen Geschäftspartner ohne mandantenspezifische Daten finden Sie im einzelnen unter der Funktion "Geschäftspartner bereinigen / angleichen". Nur diejenigen Geschäftspartner, die in genau einem Mandanten vorkommen, werden entsprechend der oben genannten Voraussetzung beim Zusammenfassen einbezogen.

  • Kriterienauswahl:
    Diese Auswahl wird in allen drei Funktionen verwendet. Durch Auswahl der Textfelder legen Sie fest, wie das Programm zusammenzufassende Geschäftspartner ermittelt. Wenn Sie nur das Kriterium "Firma" wählen, dann bezieht das Programm im folgenden Schritt nur diejenigen Geschäftspartner ein, bei denen das Feld "Firma" identisch belegt ist (und bei denen die anderen jeweils notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind), aber unabhängig davon, wie die anderen vier Textfelder belegt sind. Wenn Sie hingegen alle fünf Textfelder auswählen, dann bezieht das Programm nur solche Geschäftspartner ein, bei denen Firma, Name1, Name2, Ort und Straße identisch belegt sind. Je nachdem, wie Sie Ihre Geschäftspartnerdaten angelegt haben, müssen Sie eine sinnvolle Kombination wählen. Mindestens ein Feld müssen Sie in jedem Fall wählen.

    Außer zur Datenauswahl verwendet das Programm die Kriterien auch zur Anzeige. Genau diese von Ihnen ausgewählten Feldinhalte werden in die folgenden Auflistungen übernommen.

    Die Auswahl einer Geschäftsbeziehung (Kunde/Händler/...) ist optional. Wenn Sie eines oder mehrere dieser Häkchen setzen, dann schränkt das Programm die Suche zusätzlich ein. Sie müssen für jedes gesetzte Häkchen zusätzlich wählen, ob diese Geschäftsbeziehung bestehen soll oder nicht.
    Ein Beispiel: Sie wählen das Häkchen "Interessent" und "nein" und das Häkchen "Kunden" und "ja". Dann bezieht das Programm nur solche Geschäftspartner ein, in deren mandantenspezifischen Daten das Häkchen "Interessent" nicht gesetzt ist, das Häkchen "Kunde" aber gesetzt ist; die Häkchen "Händler" und "Lieferant" der mandantenspezifischen Daten werden nicht beachtet.

  • doppelte Geschäftspartner:
    Das sind solche Geschäftspartner, bei denen das gewählte Kriterium innerhalb eines Mandaten mehrfach vorkommt. Sie sind entsprechend der oben genannten Voraussetzung nicht zusammenfassbar. In der Liste sehen Sie jeweils zwei oder mehr Zeilen nacheinander mit gleichem Inhalt des Kriteriums und gleicher Mandantennummer. - Allerdings gibt es eine Ausnahme zur letzten Aussage: Wenn Sie die Auswahl der Geschäftspartner durch Vorgabe einer Geschäftsbeziehung einschränken, dann sehen Sie möglicherweise auch nur einfach vorkommende Zeilen, weil die andere(n) zutreffende(n) Zeile(n) wegen der Geschäftsbeziehung ausgeblendet ist/sind.

    Die Anzahl dieser Daten wird in der Regel größer sein als die Anzahl mehrdeutiger Daten im Schritt "zusammenfassen", weil hier alle mandantenspezifischen Daten eingehen, dort aber nur diejenigen, deren Geschäftspartner einmandantig sind.

    Die Liste können Sie gegebenenfalls verwenden, um über den Menüpunkt "Geschäftspartner verwalten" den Inhalt eines der Kriterienfelder zu verändern und dann das Zusammenfassen erneut zu versuchen.

  • Mandanten-Kennzeichnung:
    Um die Vorschlagsliste der zusammenfassbaren Geschäftspartner übersichtlich darzustellen, wird dort das Vorkommen eines Geschäftspartners in einem Mandanten durch jeweils ein Textzeichen angezeigt. Es muss deshalb für jeden Mandanten ein solches Zeichen festgelegt werden. Das Programm schlägt selbst ein solches Zeichen vor, nämlich das erste Zeichen der Mandantenbezeichnung; wenn das erste Zeichen schon vergeben ist, dann das jeweils nächste Zeichen; wenn alle Zeichen der Mandantenbezeichnung schon vergeben sind, dann ein beliebiges anderes Zeichen. Sie können/sollten die Kennzeichen so abändern, dass Ihnen die Auflistung möglichst übersichtlich/plausibel wird. Eine triviale Regel: vermeiden Sie hierbei zum Beispiel ähnlich aussehende Zeichen wie "i" und "j" oder "B" und "8". Sie ändern die Zeichen durch zweimaliges (nicht Doppel-) Anklicken mit der Maus. Es wird nur das erste Zeichen je Zeile verwendet.

  • Liste zusammenfassbarer Geschäftspartner:
    Mehrere Geschäftspartner, die bei gleichem Inhalt des Kriteriums in mehreren Mandanten vorkommen, werden in jeweils einer Zeile dargestellt. In der ersten Spalte sind die betroffenen Mandanten durch das von Ihnen zuvor festgelegte Kennzeichen bezeichnet. Wichtig sind die Häkchen am Zeilenanfang: Alle mit einem Häkchen versehenen Zeilen werden im nächsten Schritt verarbeitet. Die Häkchen werden vom Programm vorbelegt; Sie können/sollten sie im Bedarfsfall entfernen. Wenn sich der Tastaturfokus in der Liste befindet, dann können Sie mit F2 alle Häkchen entfernen, mit Shift-F2 alle Häkchen wieder setzen.
    Wenn Sie eine Zeile markieren, dann zeigt Ihnen das Programm in einem Zusatzfenster die betroffenen Geschäftspartnernummern und zusätzlich diejenigen Daten, die nicht im Kriterium enthalten sind, die also für die Geschäftspartner der markierten Zeile verschieden sein können. Wenn Sie sich mit den vertikalen Pfeiltasten (oder auf andere Art) in der Liste bewegen, dann sehen Sie übersichtlich alle betroffenen Daten. Am unteren Fensterrand sehen Sie die Anzahl betroffener Geschäftspartner und die zugehörige Anzahl mandantenspezifischer Daten; letztere wird immer mindestens doppelt so groß wie die erstere sein, weil nur solche Geschäftspartner angeboten werden, die in mindestens zwei Mandanten vorkommen. Weiterhin wird die Anzahl mehrdeutiger Daten angezeigt, die also wegen doppelten Vorkommens nicht zusammenfassbar sind. Deren Anzahl wird in der Regel niedriger sein als die Anzahl doppelter Daten in der Funktion "Überblick", weil hier nur die einmandantigen Geschäftspartner eingehen, dort aber alle.
    Ihr Handlungsablauf:
    • Prüfen Sie, dass im Fenster "Optionen" der Nummernkreis für die neuen Geschäftspartnernummern wunschgemäß eingestellt ist.
    • Prüfen Sie alle aufgelisteten Geschäftspartner daraufhin, ob Sie sie wirklich zusammenfassen wollen. Entfernen Sie anderenfalls das Häkchen am Zeilenanfang.
    • Betätigen Sie erst dann den Schalter "weiter".
    Das Programm führt dann - nach einer Sicherheitsabfrage - für jede angehakte Zeile folgende Aktionen aus:
    • Es sucht für jeden neuen Geschäftspartner ab dem eingestellten Nummernkreis die erste freie Geschäftspartnernummer.
    • Es erzeugt unter dieser neuen Nummer einen neuen Geschäftspartner. Dabei werden die Daten aus demjenigen bisher vorhandenen Geschäftspartner mit der kleinsten Mandantennummer verwendet.
    • In allen Tabellen, in denen die alten Nummern vorkommen, einschließlich in den mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten, in Lieferscheinen, Rechnungen und so weiter, werden die alten Nummern durch die neue Nummer ersetzt.
    • Der alte Geschäftspartner wird gelöscht.
    • Der neue Geschäftspartner erhält im Feld "Notiz" einen zusätzlichen Vermerk, aus dem die Herkunft ersichtlich ist.
    • Der Vorgang wird in der Protokolldatei 'GPZusammen.txt' in Ihrem Datenverzeichnis protokolliert.

  • Liste löschbarer Geschäftspartner:
    Diese Liste wird im Schritt "Geschäftspartner bereinigen / angleichen" angeboten. Sie enthält oben diejenigen Geschäftspartner, zu denen es weder mandantenspezifische Daten noch sonstige direkt abhängige Daten gibt. Sie sind untereinander nach Nummern sortiert und durch ein Minuszeichen nach der Geschäftspartnernummer gekennzeichnet. Sie kommen also auch nicht in Fahrzeugen (als Spediteur), nicht in Personen und nicht in der Disposition (als Interessent oder Kunde) vor.
    Dann folgen diejenigen Geschäftspartner, zu denen es zwar mandantenspezifische Daten gibt, aber keine weiteren Stammdaten, also keine Baustellen, sie kommen nicht in Lieferschein und nicht an anderen Stellen vor, weder als Kunden, noch als Händler noch als Spediteure. Falls die mandantenspezifischen Geschäftspartnerdaten in zwei oder mehr Mandanten angelegt sind, kennzeichnet das Programm sie durch ein Sternchen nach der Geschäftspartnernummer; diejenigen ohne Sternchen kommen also nur in einem einzigen Mandnaten vor. Sie sind untereinander ebenfalls nach Nummern sortiert.
    Wenn Sie sicher sind, einige oder alle diese Geschäftspartner nicht mehr zu benötigen, dann können Sie diese mit einem Häkchen versehen. Wie oben lassen sich Shift-F2 beziehungsweise F2 verwenden um alle Häkchen zu setzen/rückzusetzen. Die angehakten Geschäftspartner werden dann bei der Fortsetzung mit "weiter" nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Das Löschen kann auch für das folgende Zusammenführen von Geschäftspartnern hilfreich sein, wenn nämlich andere Geschäftspartner mit gleichem Namen oder gleichem Kriterium vorkommen und deren Zusammenfassen bisher wegen des doppelten Vorkommens verhindert wird.

  • Liste angleichbarer Geschäftspartner:
    Möglicherweise lassen sich Geschäftspartner nur deshalb nicht zusammenfassen, weil geringe, unbeabsichtigte Unterschiede in der Schreibweise bestehen. Diese Unterschiede können Sie hiermit angleichen.
    Das Programm zeigt alle existierenden Geschäftspartner an, gegebenenfalls entsprechend den ausgewählten Geschäftsbeziehungen, sortiert nach dem Auswahlkriterium. Beachten Sie hierbei: Ein Geschäftspartner wird dann in die Liste einbezogen, wenn die vorgegebene Geschäftsbeziehung zumindest in einem der vorhandenen mandantenspezifischen Daten vorliegt (bei "ja") oder nicht vorliegt (bei "nein"). Wenn Sie also eines der Geschäftsbeziehungshäkchen setzen, dann werden die Geschäftspartner ohne mandantenspezifische Daten nicht mit angezeigt, gleichgültig, ob Sie "ja" oder "nein" wählen.
    Markieren Sie jetzt gleichzeitig (unter Verwendung von Strg oder Shift) zwei oder mehr Geschäftspartner mit ähnlichem, die aber nicht bei allen völlig identischem Inhalt des Auswahlkriteriums. Dann wird der Schalter angleichen aktiviert. Durch Betätigen des Schalters, durch die Eingabetaste oder durch Doppelklick auf den letztgewählten Geschäftspartner werden die Daten aller markierten Positionen hinsichtlich des Auswahlkriteriums angeglichen. Dabei werden die Daten des letztmarkierten Geschäftspartners verwendet. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Nach Bestätigung wird die Änderung sofort wirksam; die Aktionen können wiederholt werden; der Schalter "weiter" ist außer Funktion.
    Als Folge des Angleichens können Sie möglicherweise anschließend durch Verwendung der entsprechenden Funktion weitere Geschäftspartner zusammenfassen.