Zusammenfassen durch manuelle Auswahl

Sie geben ein Suchkriterium vor. Das Programm zeigt Ihnen eine Liste zutreffender Geschäftspartner. Sie wählen aus der Liste mehrere zusammenzufassende Geschäftspartner aus. Bei der Verarbeitung bleibt genau einer der gleichzeitig selektierten Geschäftspartner erhalten, die anderen werden entfernt. Notiz und Kontaktdaten der gelöschten Geschäftspartner werden auf den verbleibenden Geschäftspartner übertragen, andere Daten gehen verloren. - Unterscheiden Sie hiervon zwei andere Möglichkeiten: Überblick über das Zusammenfassen von Geschäftspartnern.

Das Suchkriterium wird auf den Inhalt der Datenfelder Firmencode, Name1, Name2 und Ort angewendet. Wenn die von Ihnen eingegebene Zeichenfolge in einem dieser Felder enthalten ist, dann wird der betreffende Geschäftspartner in der Liste angezeigt. Sie können zügig mehrere Zeichen nacheinander eingeben; sobald Sie eine Verzögerung einlegen, spätestens beim Verlassen des Feldes, wird die Tabelle angezeigt. Wenn Sie das Feld leer lassen, sind alle vorhandenen Datensätze betroffen.

Durch die Satzzahl können Sie die Größe der Tabelle begrenzen. Dadurch wird die Anzeige beschleunigt; sie sehen aber möglicherweise nicht alle Geschäftspartner, die Ihrem Kriterium entsprechen. Sie erhalten bei Überschreitung der Satzzahl eine Warnung, andernfalls einen Hinweis auf die Anzahl zutreffender Geschäftspartner. Wenn Sie die Satzzahl "0" vorgeben, werden alle Geschäftspartner angezeigt, die Ihrem Kriterium entsprechen. Der Vorschlagswert bei der Erstanzeige ist 100. Das Programm liest die Daten erneut ein, sobald Sie die Satzzahl verändern und das Feld verlassen.

Die Auswahl der anzuzeigenden Spalten und deren Reihenfolge können Sie auswählen, wenn die Tabelle den Fokus hat und Sie die Menütaste drücken (auch Anwendungstaste genannt; entspricht oft dem Kontextmenü) oder mit der rechten Maustaste auf die Überschrift klicken. Die Standardspalten sind Nummer, Name1, Name2 und Ort. Die Sortierung ändern Sie wie üblich durch Klick auf ein Überschriftsfeld. Die Standardsortierung beim Einlesen erfolgt nach dem Feld "Nummer".

In der Liste können Sie mit den windowsüblichen Methoden mehrere Geschäftspartner selektieren. Es müssen mindestens zwei Geschäftspartner selektiert sein, um zusammenfassen zu können.

Mit dem Schalter verarbeiten oder mit der Eingabetaste oder mit Taste F7 starten Sie das Zusammenfassen. Das Programm prüft zuerst die selektierten Geschäftspartner auf Zulässigkeit. Dann erfolgt eine Sicherheitsabfrage und dann das eigentliche Zusammenfassen.
Die Prüfung erstreckt sich darauf, dass zu genau einem Geschäftspartner direkt abhängige Daten existieren müssen/dürfen. "Direkt abhängige Daten" in diesem Sinn sind andere Tabellen, in denen der Geschäftspartner vorkommt. Das kann und wird häufig die Tabelle mit mandantenabhängigen Daten zu dem Geschäftspartner sein, es kann sich aber auch zum Beispiel um ein Angebot oder um ein Fahrzeug handeln. (Indirekt abhängige Daten sind im Gegensatz zum Beispiel Baustellen und Lieferscheine - diese werden nicht geprüft, weil sie ohnehin nur dann existieren können, wenn es auch die mandantenabhängigen Geschäftspartnerdaten gibt.)
Zur Verarbeitung werden die Notizen und die Kontaktdaten derjenigen Geschäftspartner, die entfernt werden, auf den verbleibenden Geschäftspartner kopiert. Die zu entfernenden Geschäftspartner werden in einer separaten Tabelle mit Namen "GeloeschteGP" protokolliert und dann in der Originaltabelle gelöscht.

Der Schalter Details blendet ein Zusatzfenster ein oder aus. Der Schalter ist nur aktivierbar, wenn die Liste Daten enthält. Sie können das Zusatzfenster bei Bedarf so geschickt positionieren, dass es die Daten in der Liste nicht zudeckt. Beim erneuten Einlesen von Daten wird das Zusatzfenster automatisch geschlossen. Der Inhalt des Detailsfensters passt sich an den jeweils aktuellen Geschäftspartner in der Liste an. Den "aktuellen" Geschäftspartner erkennen Sie in der Regel an der Einfärbung, solange es nur einen einzigen selektierten Geschäftspartner gibt. Wenn mehrere Geschäftspartner selektiert sind, sehen Sie um die aktuell ausgewählte Zelle einen gepunkteten Rahmen. Außerdem wissen Sie von Ihrer letzten Bedienhandlung her, welches der aktuelle Geschäftspartner ist.
Das Detailfenster enthält
-eine Information darüber, ob und gegebenenfalls in welchen direkt abhänigen Tabellen der betreffende Geschäftspartner vorkommt.
- eine eventuelle Notiz des Geschäftspartners
- vorhandene Kontaktdaten des Geschäftspartners
Die hier angezeigte Notiz und die hier angezeigten Kontaktdaten gehen beim Zusammenfassen nicht verloren, im Gegensatz zu anderen Feldern, die Sie in der Tabelle einblenden können.