Transportbelege aus Liefersch.übernehmen


Diejenigen Lieferungen, deren Transport ein Spediteur in Ihrem Auftrag ausgeführt hat, können Sie über dieses Fenster zu Transportbelegen übernehmen. Daraus können später Spediteur-Gutschriften entstehen.

Voraussetzungen hierfür sind folgende:
  • Es muss mindestens ein Spediteur vorhanden sein. Ein Spediteur ist ein Lieferant, bei dem das Häkchen "Spediteur" gesetzt ist.(**)
  • Dem im Lieferschein verwendeten Fahrzeug muss ein Spediteur zugeordnet sein.(**)
  • Alternativ kann der Spediteur im (unsichtbaren) Feld SPEDITEUR des Lieferscheines angegeben sein. Dieses hat Vorrang gegenüber dem Spediteur im Fahrzeug.
  • Beim Spediteur darf das Häkchen "Spediteur erhält keine Gutschrift" nicht gesetzt sein.
  • Es darf sich nicht um ein Fahrzeug handeln, das als Selbstabholer gekennzeichnet ist.
  • Es werden nur Artikel einbezogen, bei denen das Kennzeichen "bei Spediteurabr. berücksichtigen" gesetzt ist.
  • Der Lieferschein muss mindestens eine zutreffende Position (entsprechend der vorherigen Bedingung) enthalten.


Innerhalb der Auswahlspanne werden nur diejenigen Lieferscheine übernommen, für die alle genannten Bedingungen erfüllt sind. Zusätzlich können Sie angeben, ob Sie nur die berechneten oder auch unberechnete Lieferscheine übernehmen wollen. Das Häkchen bereits vorhandene Belege überschreiben wirkt sich nur auf solche Transportbelege aus, die noch nicht als Spediteur-Gutschrift abgerechnet wurden. Abgerechnete Transportbelege werden in keinem Fall überschrieben, stattdessen werden die betreffenden Lieferscheine ignoriert.

Die Auswahlspanne wird vom Programm folgendermaßen vorgeschlagen: Die bis-Werte sind die größte vorkommende Lieferschein-Nummer und das höchste vorkommende Lieferscheindatum. Als von-Lieferschein-Nr wird diejenige Nummer vorgeschlagen, die um 1 höher ist als die höchste Lieferschein-Nr Ihner vorhergehenden Übernahme. Als von-Lieferschein-Datum wird das größte Lieferscheindatum Ihrer vorhergehenden Übernahme vorgeschlagen. Diese Nummern werden benutzerweise gespeichert; ein anderer Mitarbeiter hat also in der Regel andere von-Werte. - Wenn Sie mit verschiedenen Lieferschein-Nummernkreisen arbeiten, nützen Ihnen diese Vorschlagswerte in der Regel wenig. Sie müssen dann individuelle Werte vorgeben oder große Auswahlbereiche (wie 1 bis 9999999) verwenden und die längere Programmlaufzeit in Kauf nehmen.
Während Sie an der folgenden Fortschrittsanzeige erkennen, dass der Vorgang zu lange dauern wird, können Sie notfalls noch abbrechen, die Auswahldaten besser eingrenzen und wiederholen.

Das Häkchen vor Beginn zählen / Detailanzeige gibt Ihnen vor der eigentlichen Verarbeitung eine Kontrollinformation und erlaubt Ihnen dann einen Abbruch oder eine Detail-Anzeige. Ein erneuter Aufruf des Zählens und der Detail-Anzeige erfordert nur dann erneute Verarbeitungszeit, wenn Sie zwischendurch Auswahlkriterien geändert haben. Die Detail-Anzeige verlassen Sie entweder durch die ESC-Taste, oder indem Sie den Fokus mit der Tab-Taste oder mit der Maus aus dem Datengitter heraussetzen; im ersten Fall wird dabei wieder das Fenster mit den Kontrollinformationen angezeigt. In der Detail-Anzeige sind diejenigen Zeilen farblich herausgehoben, die beim Fortsetzen übernommen werden. Bei den nichtmarkierten Zeilen erkennen Sie aus den letzten sechs Spalten, warum die betreffenden Lieferscheine nicht mit übernommen werden. Die Spalten-Tooltipps zeigen kurze Erläuterungen. Der Umfang der gezählten und angezeigten Lieferscheine ergibt sich aus den beiden von-bis-Spannen und dem Häkchen "auch unberechnete". - Die Kontrollzählung erfolgt übrigens intern auch ohne das von Ihnen setzbare Häkchen, sie wird ohne das Häkchen lediglich nicht angezeigt. Wenn keine zutreffenden Lieferscheine vorhanden sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung und die Anzahlen werden angezeigt.

Durch Doppelklick auf eine Preisdetails-Zeile können Sie den zugehörigen Lieferschein im Bearbeitungsfenster anzeigen lassen oder Einzelheiten zur Frachtberechnung anzeigen lassen. Im zweiten Fall öffnet sich eine Zwischen-Auswahl/-Anzeige, wenn mehrere Positionen infrage kommen oder wenn es nichtübernehmbare Positionen gibt.

Das Häkchen nach Übernahme gleich bearbeiten öffnet nach der Übernahme automatisch das Fenster Transportbelege bearbeiten.

Das Protokoll enthält dieselben Daten, die Sie auch in der Detail-Anzeige sehen, nur in etwas anderer, druckaufbereiteter Form. Das Protokoll entsteht in einem Arbeitsschritt mit der Übernahme. Bedenken Sie hierbei den möglicherweise höheren Zeitaufwand für die Verarbeitung. Das Häkchen ist deaktiviert, falls die erforderliche Formulardatei "FrachtUebern.frm" nicht verfügbar ist oder das Druckausgabeverzeichnis nicht eingestellt ist.

Die übernommenen Daten erklären sich zum großen Teil von selbst, wenn Sie die Daten im Fenster Transportbelege bearbeiten ansehen. Besonderheiten bestehen bei den Feldern Menge und Preis:

Die Menge ergibt sich zunächst aus der Lieferschein-Menge. Wenn aber beim Spediteur eine Mindestmenge hinterlegt ist, wird die Lieferschein-Menge gegebenenfalls auf diese Mindestmenge erhöht.


Der Preis ergibt sich ...
  • (1)... in der Regel aus dem Sonderpreis - ermittelt auf demselben Weg wie bei der Lieferscheinbepreisung, nämlich aus Kunde, Baustelle und Artikel, unter Berücksichtigung von Rahmenbaustelle, Werk und der Gültigkeitsspannen. Es werden aber nur diejenigen Sätze ohne Verpackung berücksichtigt. Aus dem Sonderpreis-Datensatz wird das Feld "Fracht FU" (Spalte Fr.Sped) verwendet. Wenn ein abweichender Sonderpreis für den vorliegenden Spediteur hinterlegt ist (siehe separate Registerkarte im Fenster Baustellen), so hat dieser Vorrang. Zu der so ermittelten Frachtkomponente wird weiterhin auf dieselbe Weise der Sonderpreis des Frachtartikels ermittelt und dazu addiert; der Frachtartikel wird aus dem Fahrzeugtyp laut Lieferschein ermittelt; wenn er (zufällig) gleich dem Lieferscheinartikel ist, geht er nicht nochmals ein. Der Frachtartikel kann durch das Häkchen "Frachtartikel ignorieren" im Artikel-Fenster unwirksam gemacht werden. Das ist möglicherweise dann notwendig, wenn der Frachtartikel nur bei einer von mehreren Lieferscheinpositionen in die Preisberechnung eingehen soll.
    Als vorrangig in diesem Sinn gilt auch ein Spediteurpreis ohne Werk gegenüber einem Sonderpreis mit zutreffendem Werk.
  • (2) Wenn im Artikel das Häkchen "nur Sonderpreise verwenden" nicht gesetzt ist und wenn es sich um ein Fremdfahrzeug handelt, und wenn zugleich kein Sonderpreis-Datensatz hinterlegt ist, oder wenn der Wert des Feldes "Fracht FU" (Spalte Fr.Sped) Null ist, dann ergibt sich der Preis aus dem Frachtanteil des Artikelpreises für diejenige Preisliste, die beim Spediteur als Spediteur-Preisliste hinterlegt ist. Wenn keine Preisliste oder kein Artikelpreis hinterlegt sind, bleibt der Preis zunächst Null. Zusätzlich wird der Tarifzonenaufschlag, Feld "Frachtgutschrift", addiert. Er ergibt sich unter Berücksichtigung von Tarifzone, Fahrzeugtyp (aus dem Lieferschein, nicht aus dem Fahrzeug) und Produktgruppe.
  • (3) Wenn im Artikel das Häkchen "nur Sonderpreise verwenden" nicht gesetzt ist und wenn es sich um ein Fremdfahrzeug handelt, und wenn zusätzlich in den Optionen das Häkchen 'Kunden-Spediteur-Preise verwenden' gesetzt ist, dann verwendet das Programm (abweichend von (2), also unabhängig vom Vorhandensein von Sonderpreisen) die Kunden-Spediteur-Preise, die auf einer separaten Registerkarte im Fenster 'mandantenspezifische Geschäftspartnerinformationen' hinterlegt sind. Nur wenn kein Kunden-Spediteur-Datensatz angelegt ist (auch Wert Null gilt als angelegt), wird der Sonderpreis verwendet.
  • (4) Wenn im Artikel das Häkchen "nur Sonderpreise verwenden" nicht gesetzt ist und wenn es sich um ein Eigenfahrzeug handelt, dann ergibt sich der Preis aus dem Frachtanteil des Lieferscheines, falls es sich um die Prod-Menge "separate Fracht" handelt, dann aus dem Gesamtpreis der Position.
  • (5) Höchsten Vorrang haben Spediteur-Entfernungs-Preise, wenn a) eine Entfernung im Lieferschein enthalten ist und b) für die vorliegende Konstellation aus Spediteur, Fahrzeugtyp, Produktgruppe und gegebenenfalls Werk überhaupt Daten hinterlegt sind. Wenn zwar Daten hinterlegt sind, die vorliegende Entfernung aber nicht eingeschlossen ist, dann wird die Position als fehlerhaft gekennzeichnet. Als "hinterlegt" in diesem Sinne gilt auch schon allein das Vorhandenensein einer Produktgruppen-Verbindung. Enzelheiten sind unter Spediteur-Entfernungs-Preisen beschrieben.
  • Es wird (bei allen Positionen) der beim Spediteur hinterlegte prozentuale Aufschlag zugefügt.
Zur Übersicht wird die Fallunterscheidung von (1) bis (4) zusätzlich noch tabellarisch dargestellt:
Häkchen
'nur Sonderpreise verwenden'
im Artikel
Fremdfahrzeug Häkchen
'Kunden-Sped-Preise'
in Optionen
Methode
neinneinbeliebig(4) aus Lieferschein
neinjanein(1) aus Sonderpreisen/Spediteurpreisen oder
(wenn vorstehender nicht existiert oder Null ist)
(2) aus Artikelpreisen der Spediteur-Preisliste plus Tarifzonenaufschlag
neinjaja(3) aus Kunden-Spediteur-Preisen oder
(wenn vorstehender nicht exisitiert)
(1) aus Sonderpreisen/Spediteurpreisen
jabeliebigbeliebig(1) aus Sonderpreisen/Spediteurpreisen

Zusätzlich zu den Lieferschein-Positionen fügt das Programm zutreffendenfalls eine Wartezeit-Position je Lieferschein hinzu. Dazu muss eine Wartezeit-Artikelnummer im Menüpunkt "Optionen" hinterlegt sein. Der Artikel darf aber nicht das Häkchen "Spediteur-Abrechnung" haben. Im Spediteur muss der Wert "Durchsatz pro Stunde" größer als Null hinterlegt sein. Die Wartezeit ergibt sich im Regelfall (*1) dann aus der Differenz zwischen Rückfahr-Zeitpunkt und Ankunfts-Zeitpunkt des Lieferscheines, vermindert um die Menge geteilt durch den Durchsatz; die Menge (*2) ist diejenige der (ersten) Produktionsmengen-Position, der Durchsatz wird in Minuten umgerechnet. Die zugefügte Position erhält als Artikel den Wartezeit-Artikel, als Menge die Wartezeit. Für die Preisberechnung gibt es zwei Möglichkeiten: a) wenn im Spediteur das Feld "Tarif je Minute" belegt ist, wird dieses verwendet; b) andernfalls ergibt sich der Preis als Frachtanteil des Artikelpreises unter Verwendung derjenigen Preisliste, die als Spediteur-Preisliste hinterlegt ist. - Auch zur Wartezeit-Position wird der prozentuale Spediteur-Aufschlag zugefügt.
(*) Besonderheit: Im Regelfall wird die Menge der (ersten) Produktionsmittel-Position nach der eventuellen Erhöhung auf die Spediteur-Mindestmenge (wie weiter oben beschrieben) verwendet. Wenn aber in den Optionen das Häkchen "aus echter Menge" gesetzt ist, dann erfolgt diese Wartezeitberechnung mit der Original-Menge des Lieferscheines, vor der Erhöhung auf die Spediteur-Mindestmenge. Die Wartezeit kann dadurch höher werden als ohne das Häkchen.
(**)Wenn der Spediteur und das Fahrzeug in einem anderen Mandanten angelegt sind erscheint eine Fehlerausgabe, in der Sie die Nummer des Geschäftspartners sehen. Durch klicken auf das (+)Symbol vor dieser Nummer erhalten Sie Zusatzinformationen (Nr. des Geschäftspartners | Fahrzeugnummer | Fahrzeugbezeichnung | Lieferscheinnr.). Mit diesen Daten sollten Sie in der Lage sein, bei Bedarf den Lieferschein bzw. den Geschäftspartner zu ändern, damit die Lieferscheine übernommen werden können.