Stornieren von Frachtgutschriften

Diese Funktion dient zum Stornieren von Frachtgutschriften. Es wird für jede stornierte Gutschrift ein Datensatz im Rechnungsausgang erzeugt, es werden Buchungen in der umgekehrten Richtung wie die Gutschriftsbuchungen erzeugt und aus den betroffenen Transportbelegen wird das Kennzeichen "gutgeschrieben" entfernt, damit daraus neue Frachtgutschriften erstellt werden können.

Die Suchfunktion im ersten Auswahlfeld für die Gutschriftsnummer zeigt alle vorhandenen und berechneten Frachtgutschriften an; bei der Verarbeitung gehen nur solche Gutschriften ein, zu denen (noch) Transportbelege existieren.

Der Umfang der zu stornierenden Gutschriften, nämlich eine einzige oder mehrere mit der von-bis-Spanne bedarf keiner Erläuterung. Das Buchungsdatum können Sie wählen. Das Stornodatum hingegen ist das aktuelle Tagesdatum, Sie können es nicht abweichend vorgeben.

Sie können wählen, ob Sie die Stornierung als Protokoll darstellen oder versendbare Dokumente erstellen wollen oder beides zusammen. Eine der beiden Ausgabeformen müssen Sie mindestens wählen. Wenn Sie sowohl Protokoll als auch Dokument wünschen, dann sind diese beiden Teile in einer gemeinsamen Druckdatei enthalten. Sie können den Druckumfang beim späteren Ausdruck auf Papier über die Seiten-Nummer noch steuern, zum Beispiel Seite 1 auf einem Drucker mit neutralem, weißen Papier drucken, und die Seiten 2 bis zum Ende auf einem Drucker mit vorgedrucktem Papier.

Das Protokoll ist eine übersichtliche Auflistung der stonierten Frachtgutschriften, bestehend aus der Nummer der Frachtgutschrift, der Nummer des Stornos, dem Betrag und den enthaltenen Lieferscheinen. Es ist für den internen Gebrauch bestimmt.

Für das Erzeugen eines Druckdokuments gibt es zwei prinziell verschiedene Möglichkeiten.
  1. Erzeugen aus den Frachtbelegen - nach demselben Algorithmus wie beim Erstellen der Frachtgutschrift. Wenn in der Zwischenzeit Stammdaten geändert worden sind, beispielsweise die Anschrift eines Spediteurs oder die Bezeichnung eines Artikels, dann kann sich das Aussehen des Stornos vom Aussehen der Gutschrift unterscheiden. Zahlenmäßige Abweichungen können auftreten, wenn in der Zwischenzeit beispielsweise die Bearbeitungsgebühr des Spediteurs oder sein Steuersatz geändert wurde. Es kann dasselbe Formular wie zum Erzeugen einer Frachtgutschrift verwendet werden. Im Formular sollte die Unterscheidung zwischen Frachtgutschrift und Storno beachtet sein, wird hier aber nicht ausdrücklich geprüft.
    Das Programm verwendet automatisch diejenige Sortierfolge und Zwischenüberschriften, die Sie (benutzerweise) beim letztmaligen Erstellen von Frachtgutschriften verwendet hatten.
  2. Erzeugen aus dem Dokument der Frachtgutschrift - das Dokument wird modifiziert. Zum Beispiel kann die Überschrift ("Storno" statt "Gutschrift"), die Dokument-Nummer und das Datum abgewandeln werden und es können bestimmte Zusätze eingebaut werden. Die Unterschiede müssen in einer speziellen Syntax in einem Formular hinterlegt sein, die unter Formulare, Storno aus Dokument, beschrieben sind. Die im Formuar eingestellte Erweiterung zum Stornieren muss zu dem Formular passen, das beim Erstellen der Frachtgutschrift verwendet wurde. Wenn die syntaktische Erweiterung in dem gewählten Formular nicht eingestellt ist, dann ist die Auswahlmöglichkeit "aus Dokument" deaktiviert.
Die Kopf- und Fusstexte wirken sich naturbedingt in beiden Methoden der Dokument-Erzeugung unterschiedlich aus: Beim Erzeugen aus Frachtbelegen werden die Texte laut Auswahl und die Texte des Spediteurs "normal", wie beim Erzeugen der Frachtgutschrift, einbezogen. Beim Erzeugen aus Dokument werden die Texte laut Auswahl zusätzlich zu den eventuell bereits im Dokument vorhandenen Texten dargestellt. Bei der Formulargestaltung muss dieser Fall besonders beachtet werden. Andere Teile des Dokuments werden etwas verkleinert, um Platz für die zusätzlichen Texte zu gewinnen. Die Länge der verwendbaren Texte ist eingeschränkt auf 10 Zeilen. Texte aus dem Spediteur gehen nicht (nochmals) ein.

Analog zu Rechnungen, Frachtgutschriften und anderen Druckdokumenten können Sie auch hier elektronische Dokumente erzeugen, indem Sie das entsprechende Häkchen in den Optionen setzen. Beim Öffnen des Fensters werden alle Spediteure bereitgestellt und geprüft, die für elektronische Dokumente vorgesehen sind. Sie können - wie beim Erstellen von Rechnungen und Frachtgutschriften - die Auflistung anzeigen oder den elektronischen Versand deaktivieren.