Erstellen von Frachtgutschriften

Die Funktionsweise ist vergleichbar mit dem Erstellen von Rechnungen. In diesem Fall werden jedoch nicht die Lieferscheine, sondern die Transportbelege bearbeitet. Statt Rechnungen entstehen Frachtgutschriften für Spediteure.

1. Öffnen des Fensters
Das Fenster kann nicht gleichzeitig mehrfach geöffnet werden, auch nicht zeitgleich mit Fenstern zum Erzeugen von Rechnungen, Gutschriften und Stornos. Es darf auch nicht im selben Mandanten durch denselben Benutzer auf einem anderen Arbeitsplatz geöffnet sein. Diese Einschränkungen dienen dazu, um einerseits die gleichmäßige und nichtüberschneidende Vergabe der Rechnungs-/Gutschriftsnummern zu sichern, und um andererseits die eindeutige Verwendung von Objektvariablen zu garantieren. Einzelheiten hierzu stehen unter Verarbeitungssperren rücksetzen.

2. Vorbelegen und Auswahl
Das Vorbelegen der Auswahlfelder erfolgt nach folgenden Prinzipien:
  • a) aktuell = aus den vorhandenen Transportbelegen; das Häkchen "Entwurf" wird dabei gesetzt
  • b) aus der letztverwendeten Auswahl des jeweiligen Benutzers
  • Wenn keine unberechneten Transportbelege existieren, dann wird der Schalter OK gesperrt.
  • Buch- und Gutschrifts-Datum werden bei a) mit dem Tagesdatum vorbelegt, bei b) aus der letztverwendeten Auswahl
  • Der Druckdateiname wird mit "FrachtGut_" und der Benutzer-Nummer vorbelegt.
  • Formular, Sortierung und Zwischensummierung werden stets aus der letztverwendeten Auswahl vorgeschlagen. Beachten Sie zu letzterem die Hinweise unter 5.
  • Das Druckdatenverzeichnis wird beimÖffnen des Fensters auf Vorhandensein geprüft. Im negativen Fall wird der OK-Schalter gesperrt.
  • Bei Wechsel der Vorbelegung werden zwischenzeitliche Änderungen nicht gespeichert
  • Sie können einen Kopf- und einen Fustext auswählen. Der entsprechende Text wird auf jeder Frachtgutschrift dargestellt, zusätzlich zu eventuellen Kopf-Fuss-Texten des jeweiligen Spediteurs.
  • Die Gültigkeit des Druckdateinamens wird nicht geprüft - Falscheingabe kann zu unkontrolliertem Fehler führen; Druckdateiname bis 20 Zeichen eingebbar; (geht auch mit Leerzeichen - nicht empfohlen)
  • Der Echtdruck von Frachtgutschriften wird farblich hervorgehoben, um versehentlichen Echtdruck zu vermeiden.
  • Wenn in den Optionen das Häkchen 'elektr.Frachtgutschriften' gesetzt ist, dann erfolgen folgende Prüfungen: Das Programm sucht im bearbeiteten Mandanten für die unberechnete Frachtbelege diejenigen Spediteure, die das Häkchen 'elektronische Frachtgutschrift' und eine zugehörige EMail-Adresse haben. Eine Auflistung kann anschließend per Bedienhandlung angezeigt werden. Das Programm prüft die Syntax dieser EMail-Adressen. Falls dabei Fehler festgestellt werden, werden die betroffenen Spediteure bei der Anzeige markiert. Es erfolgt eine Warnung. Sie können abbrechen, dann wird das Fenster geschlossen, oder fortsetzen, dann wird der elektronische Versand deaktiviert.
  • Falls im vorstehenden Schritt zutreffende Spedeteure gefunden wurden, dann prüft das Programm weiterhin, ob Outlook oder eine andere in den Optionen eingestellte E-Mail-Software installiert ist und darauf zugegriffen werden kann.
  • Außerdem prüft das Programm, ob die Verbindung zum Software-Hersteller (www.cibamberg.de) zur späteren Abrechnung der in Anspruch genommenen EMail-Versendungen aufgenommen werden kann. Wenn vom vorherigen Programmlauf noch eine solche Meldung offen geblieben war, wird die betreffende Anzahl jetzt nachträglich übermittelt.
Wenn eine der beiden letzten Prüfungen fehlschlägt, wird ebenfalls für diesen einen Gutschriftslauf das Erstellen von elektronischen Dokumenten deaktiviert. Falls Sie fortsetzen, werden alle Gutschriften als Druckdokumente erzeugt. Sie können - wie schon erwähnt - die Anzeige der betroffenen elektronischen Spediteure vornehmen, um das Ausmaß der Auswirkung abzuschätzen. Sie können die Auflistung auch per Zwischenablage an eine andere Stelle kopieren.
Falls elektronische Dokumente erzeugbar sind, können Sie diese trotzdem für diesen einen Gutschriftslauf Deaktivieren oder wieder Aktivieren. Wenn sie deaktiviert sind, werden alle Gutschriften in dem gemeinsamen Druckdokument erzeugt.

3. Verarbeitung
Nach Betätigen von "OK" werden folgende Schritte ausgeführt und deren Fortschritt durch temporäre Meldungen signalisiert:

  • Die Benutzer-Auswahlfelder werden auf Einhaltung der Reihenfolge "von < bis" geprüft, und es wird geprüft, ob ein Formular ausgewählt ist. Im negativen Fall wird die Verarbeitung mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
  • Das Vorhandensein freier Rechnungsnummern in der Tabelle RAUSGANG wird geprüft. Das ist notwendig, damit nicht verschiedene Rechnungen/Gutschriften mit gleicher Nummer entstehen. Beachten Sie hierzu im Menüpunkt "Extras - Optionen" die Einstellung der letzten verwendeten Spediteur-Gutschriftsnummer. Von dieser Nummer an aufsteigend müssen in der Tabelle RAUSGANG so viele Rechnungsnummern unbenutzt sein, wie jetzt Spediteure vorkommen. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird die weitere Verarbeitung mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
  • Dann startet die eigentliche Verarbeitung. Der Fortschritt wird durch die Nummer der jeweils in Arbeit befindlichen Gutschrift signalisiert. Das Programm durchläuft die Transportbelege, ergänzt um die erforderlichen Stammdaten, in der gewünschten Sortierung, erzeugt dabei einerseits die Druckdatei und nimmt zusätzlich - aber nur bei der endgültigen Erstellung - Änderungen an der Datenbank vor. Dort erhält einerseits jeder verarbeitete Transportbeleg eine Kennzeichnung mit Gutschrifts-Nummer und Datumsangaben, damit er nicht nochmals berechnet werden kann. Andererseits werden einige Kopfdaten und das gesamte Druckabbild im Rechnungsausgang gespeichert und es werden Buchungen erzeugt.
  • Im Unterschied zur Rechnungserstellung erfolgen hier während der Verarbeitung nur minimale Berechnungen, nämlich folgende:
    • Produktionsmenge und Positionspreise werden für die Zwischensummen und für die Gesamtgutschrift addiert. In den Preisen ist auch der Maut-Anteil enthalten.
    • Der zu verwendende Steuerschlüssel wird in der Regel abhängig von der Gültigkeitsspanne der Mehrwertsteuerschlüssel durch Vergleich mit dem aktuellen Tagesdatum ermittelt. Es kann durchaus ein anderer Steuerschlüssel zur Anwendung kommen, als bei der Rechnung für denselben Lieferschein. Wenn keine Gültigkeitsspanne eines Steuerschlüssels das aktuelle Tagesdatum einschließt, entsteht eine Gutschrift ohne Steuer. Wenn mehrere Steuerschlüssel zutreffen, wird ein beliebiger von diesen verwendet. Wenn aber unter den Lieferanten-Stammdaten des Spediteurs im gleichnamigen Datenblock das Feld "Steuerschlüssel" gesetzt ist, dann hat dieser Steuerschlüssel Vorrang vor dem datumsabhängigen ermittelten Steuerschlüssel.
    • Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Feld 'Zahlungsvereinbarung' der Lieferantendaten (nicht der Kunden-/Baustellendaten) ermittelt. Die unter den Optionen eingestellte Standardzahlungsvereinbarung wird nicht benutzt.
    • Die Spediteur-Bearbeitungsgebühr wird prozentual von der Summe aller Positionen (ohne Maut) abgezogen. Danach wird die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
    • Der skontierfähige Betrag ergibt sich aus dem Frachtanteil, also ohne Maut, erhöht um die Steuer. Die Bearbeitungsgebühr geht nicht in den skontierfähigen Betrag ein, verringert ihn also nicht.
    • Die Konten für die Verbuchung werden weitgehend aus den Spediteurdaten verwendet, nämlich die Kreditor-Nummer und das Gegenkonto. Das eventuelle Zwischenkonto und das eventuelle Konto Bearbeitungsgebühr werden aus den "Optionen" entnommen (Ausnahme siehe 3.), das Steuerkonto ergibt sich wie oben beschrieben.
4. Verbuchung
Es gibt folgende Möglichkeiten:
  • Im einfachsten Fall gibt es je Gutschrift zwei Sätze in der Buchungstabelle, nämlich über den Nettobetrag und über die Steuer.
  • Wenn Sie aber in den Optionen das Häkchen "Einzelverbuchung" setzen, dann wird statt des einen Netto-Buchungssatzes für jede Transportbeleg-Position ein eigener Buchungssatz erzeugt. Die Konten der Einzelsätze sind im einfachen Fall gleich den Konten beim Netto-Gesamtsatz. Wenn aber das Gegenkonto Null ist und wenn gleichzeitig in den Optionen - Eingabefenster das Häkchen "Kundenspediteurpreise verwenden" gesetzt ist, dann ermittelt das Programm die Konten jeder Position über die "Eigenartikel - Frachterlösgruppe" und deren Feld "Aufwand".
    Die Buchungen unterscheiden sich einerseits natürlich durch den Betrag, andererseits durch die Kostenstelle und letztlich wird zusätzlich das Feld Werk-Kostenstelle belegt.
    Die Belegung des Feldes "Kostenstelle" im Buchungssatz hängt von der in den Optionen gesetzten untergeordneten Auswahl ab:
    • aus Baustelle
    • aus Fahrzeug
    • aus Spediteur oder Ware - Dabei hat die Kostenstelle im Spediteur Vorrang. Nur dann, wenn sie nicht belegt ist, wird sie über die Kennzeichen 'FremdProduktion' (aus Frachtbeleg) und 'Selbstabholer' (aus Fahrzeug) aus der Artikel-Warenkostenstelle ermittelt.
    In allen drei Fällen wird bei Nichtvorhandensein einer Kostenstelle das Buchungsfeld mit der Summe aus Spediteur-Kostenstelle und Werk-Kostenstelle (wie folgt) belegt.
    Die Werk-Kostenstelle wird aus der Tabelle 'Werke' belegt, und zwar abhängig von einem Häkchen in den Optionen aus Feld 'Kostenstelle' oder aus dem Feld 'Aufschlag Kostenstelle Fracht'.
    Der skontierfähige Betrag wird für jede Position ermittelt und belegt; bei der letzten Position mit der größten Lieferscheinnummer erfolgt ein Rundungsausgleich.
  • Wenn eine Spediteur-Bearbeitungsgebühr vorliegt und wenn Sie unter den "Optionen" ein Konto für die Bearbeitungsgebühr eingestellt haben, dann wird die Bearbeitungsgebühr als zusätzlicher Buchungssatz mit diesem Konto erzeugt. Er hat im Gegensatz zu den übrigen Buchungen der Frachtgutschrift einen positiven Betrag. Er hat keinen skontierfähigen Anteil, keine Menge und keine Werkkostenstelle.
  • Wenn eine Spediteur-Bearbeitungsgebühr vorliegt, aber wenn Sie kein separates Konto für deren Verbuchung eingestellt haben, dann wird die Bearbeitungsgebühr in den bisherigen Buchungssatz / in die Buchungssätze hineingerechnet. Bei Gesamtverbuchung ist das eine normale Differenz. Bei Einzelbelegverbuchung wird die Gebühr anteilmäßig auf die Einzelsätze verteilt; bei der letzten Position mit der größten Lieferscheinnummer wird ein eventuell nötiger Rundungsausgleich vorgenommen. Dadurch kann auch eine Buchung über zum Beispiel 0,01 oder -0.01 entstehen, wenn diese vor dem Rundungsausgleich den Betrag Null hatte.
  • Wenn Sie mit Zwischenkonto arbeiten, dann wird - wie auch bei Rechnungen und an anderen Stellen - in allen bisher genannten Buchungssätzen dieses Zwischenkonto statt des Spediteur-Kontos verwendet. Zusätzlich wird ein Bruttobuchungssatz vom Zwischenkonto auf das Spediteur-Konto erzeugt.
  • Im Steuer- und im eventuellen Brutto-Buchungssatz wird die Kostenstelle mit derjenigen aus dem Spediteur belegt.
5. abschließende Anzeigen
  • Falls es innerhalb der Auswahlspanne keine zutreffenden Daten gab, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
  • Falls ein für die Verbuchung erforderliches Konto den Wert Null hat, dann werden die betroffenen Transportbelegpositionen in einer tabellarischen Darstellung angezeigt,. Wenn es sich beim Versuch um eine endgültige Gutschriftserstellung handelte, wird die gesamte Druckdatei verworfen und alle vom Programm bereits vor Fehlereintritt vorgenommenen Datenbank-Änderungen werden wieder rückgesetzt. Wenn es sich um einen Entwurfsdruck handelte, dann bleibt die Druckdatei erhalten.
  • Bei Ende der Verarbeitung kann eine Kontroll-Information über die Anzahl der erzeugten Gutschriften und der betroffenen Transportbelege angezeigt werden. Diese Anzeige ist benutzerweise während der Anzeige ein- und abschaltbar. Im abgeschalteten Zustand erhalten Sie die Anzeige trotzdem, wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Das ist dann nötig, wenn Sie die abgeschaltete Anzeige wieder einschalten wollen; Sie können diese Funktion auch benutzen, um nur einmalig oder gelegentlich die Kontrollanzeige zu erhalten. Das Halten der Strg-Taste muss entweder gleichzeitig mit dem Betätigen von OK erfolgen, oder genau zum Zeitpunkt der möglichen Kontroll-Info-Anzeige (nach dem Verarbeiten der letzten Frachtgutschrift).
  • Wenn elektronische Frachtbelege erzeugt worden sind, erhalten Sie sowohl temporäre Meldungen für jede EMail als auch eine Schluss-Meldung mit Info über die EMail-Protokoll-Datei.
  • Wenn elektronische Frachtbelege erzeugt worden sind, dann wird deren Anzahl zur späteren Abrechnung an einen Dienst im Hause des Software-Herstellers (www.cibamberg.de) gemeldet.
6. Zwischensummierung
Die Zwischensummierung hängt vom gewählten Sortierkriterium ab. Wenn Sie das Sortierkriterium "Fahrzeug und Kunde" verwenden, dann kommt eine untergeordnete Zwischensumme dann, wenn in der Datenauflistung das Fahrzeug oder der Kunden wechselt, also je eine Summe für alle Daten, bei denen Fahrzeug und Kunde gleich sind. Die übergeordnete Zwischensumme kommt dann, wenn das Fahrzeug wechselt, also jeweils ein Mal für alle Daten mit gleichem Fahrzeug. Für andere Sortierkriterien gelten diese Aussagen sinngemäß. Die übergeordnete Zwischensumme beinhaltet jeweils die Summe der zugehörigen untergeordneten Zwischensummen. Sie können untergeordnete und übergeordnete Zwischensummen unabhängig voneinander zu- oder abschalten. Beachten Sie aber, dass die Formulargestaltung anwenderspezifisch erfolgt und dass das Formular ebenfalls die entsprechende Summendarstellung enthalten muss. Wenn die Summe im Formular nicht vorgesehen ist, dann nützen Ihnen die Häkchen nicht, sondern das Formular muss angepasst werden.