Formulare bearbeiten

Formulare für Druckfunktionen werden seit Februar 2011 nicht mehr als Einzeldateien, sondern in einer Datenbanktabelle vorgehalten. Zur Verwaltung der Formulare und damit zur Gestaltung der Druckdokumente dient dieses Fenster. Die Druckfunktionen erfordern jeweils ein fest vorgegebenen Formular oder die Auswahl eines gewünschten Formulars innerhalb einer Kategorie.

Das zu bearbeitende Formular wird über die Comboboxen Kategorie und Formular ausgewählt. Die standardmäßigen Navigationsschalter gibt es nicht. Die Kategorien sind fest vorgegeben und nicht änderbar. Innerhalb der Kategorien Rechnung bis LastschrSEPA gibt es jeweils beliebige Formulare, die zum Druckvorgang im korrespondierenden Druckfenster ausgewählt werden können. In der Kategorie nn sind solche Formulare enthalten, die fest vorgegebene, nicht änderbare Bezeichnungen haben und die in den Druckfenstern nicht ausgewählt werden können. Die Kategorie Alt enthält den ursprünglichen Zustand von solchen Formularen, die durch die Qualifizierung (siehe weiter unten) durch das Programm verändert wurden; sie dient nur zur Dokumentation und zum Vergleich mit dem aktuellen Dokument.

In den ersten 6 Kategorien, nämlich Rechnung, Storno, FrachtGut, ProdGut, ZahlErinn und Lastschr.SEPA werden vorwiegend anwenderspezifische Formulare verwendet, es gibt aber auch Formulare zur Demonstration und Formulare mit Sonderfunktionen, die nur im Entwurfsmodus zulässig sind. Das Programm verhindert die engültige Verarbeitung in diesen Kategorien, wenn in der Formularbezeichnung die Wortteile "Diagnose", "Liste", "Muster", "Ueberblick", "Uebersicht" oder "##" vorkommen.

Mit den Druckzeilen wird festgelegt, nach wieviel Zeilenvorschüben ein Seitenwechsel im Druckdokument erfolgen soll. Wenn die Angabe fehlt (also Null ist), wird in einigen Funktionen als Standard 50 angenommen. Zeilenvorschübe werden durch den xpd-Befehl [ZZ.] gezählt; der Seitenwechsel erfolgt beim Befehl [SW.].

Das Feld lfd. Nummer wird automatisch belegt und ist nicht änderbar.

Im Feld Sortierung können in mehreren aufeinanderfolgenden Zeilen sind die Feldnamen angegeben werden, nach denen innerhalb einer Rechnung/(Fracht-/Produktions-))Gutschrift sortiert werden soll. Die Feldnamen sind durch den Tabellennamen zu qualifizieren. Ein Minuszeichen nach dem Feldnamen kehrt die Sortierfolge um. Nach den Feldnamen kann der Kernname für ein Label angegeben werden. Das Programm verlängert die Kernnamen um die Suffixe "_BEG" und "_END" und ruft beim Wechsel der Sortierbegriffe während der Verarbeitung die entsprechenden Label auf.

Im Formularinhalt ist die Suche nach Textfolgen möglich: Bei Betätigung des Schalters in der Werkzeugleiste oder Strg-F oder beim erstmaligen Betätigen von F3 öffnet sich das Suchfenster zur Eingabe der Such-Textfolge und zugehöriger Optionen, mit F3 oder Shift-F3 kann vor oder rückwärts weitergesucht werden. Solange das Suchfenster geöffnet ist, egal ob aktiv oder inaktiv, schließt ESC das Suchfenster, nicht das Formlularbearbeitungsfenster.

Die Funktion Speichern wird dann aktiviert, wenn ein angezeigtes Formular verändert wurde oder wenn Sie ein neues Formular eingeben. Beim Speichern erfolgt die Prüfungen auf Richtigkeit der Datenbank-Ersatzausdrücke, wie weiter unten beschrieben. Das Löschen bezieht sich auf das jeweils angezeigte Formular; der Lösch-Schalter wird bei Beginn einer Datenänderung deaktiviert. Mit dem Schalter Aktualisieren brechen Sie eine begonnene Datenänderung ab, ohne zu speichern.

Die Funktion Neu beginnt mit der Dateneingabe eines neuen Dokumentes in derjenigen Kategorie, die Sie gerade ausgewählt haben. Der Status NeuEing wird in der Werkzeugleiste rechts angezeigt. Je nach der Kategorie können Sie die Formularbezeichnung eingeben oder in der Kategorie "nn" eines der verfügbaren Formulare auswählen. Letzteres ist nur möglich, solange noch nicht alle vorgesehenen Formulare in der Datenbank existieren. Während der Neueingabe kehren Sie durch den Schalter "Aktualisieren" oder durch die Taste ESC (schließt also in dieser Situation nicht das Fenster) in den Anzeigemodus zurück.

Falls im Formularverzeichnis/Arbeitsverzeichnis separate Formulardateien existieren, die in der Datenbank nicht vorhanden sind, ist der Schalter Importieren aktiviert. Bei Betätigung des Schalters erhalten Sie eine Information über die verfügbaren und übernehmbaren Dateien. Bei Fortsetzung können Sie gegebenenfalls Formulare in die Datenbank übernehmen. Eine Einzelauswahl von Formularen ist dabei nicht vorgesehen.

Mit dem Schalter Formulartest links unten im Fenster können Sie eine Funktion aufrufen, mit der sich ein Formular an Hand von Testdaten prüfen lässt. Das Programm kann die Testdaten selbst erzeugen. Einzelheiten sind in einem Textfeld im Test-Fenster und als Detail-Infos beschrieben.

Ehemalige, abgeschaffte Häkchen:
Das Häkchen Trimmen entfernt Leerzeichen vor und nach allen Feldinhalten/Druckvariablen. Diese Aktion erfolgt jetzt stets, nicht mehr abhängig von einem Häkchen.

Das Häkchen Kontrollinfos fügt bei Frachtgutschriften, Produktionsgutschriften und Zahlungserinnerungen in der Druckdatei in runden Klammern (mit dem Textbetrachter also unsichtbar) zur Information (Unterstützung zur Formulargestaltung) eine Auflistung der doppelt vorhandenen Feldnamen im Recordset hinzu. Die Einstellungen kann jetzt - statt durch ein Häkchen - per Eingriff in die Datenbank mit einem SQL-Werkzeug vorgenommen werden.



Beim Selektieren eines Rechnungs- oder Storno-Formulars werden zwei Arten von Prüfungen vorgenommen:
  • Qualifizierbarkeit: Zu qualifizieren sind solche Rechnungs-/Storno-Formulare, die veraltete Ersatzausdrücke [SATZ...] oder [IF.SATZ...] oder [IFNOT.SATZ...] enthalten. Nach einer Sicherheitsabfrage versucht das Programm, die symbolischen Bezeichner SATZ durch den jeweis zutreffenden Tabellennamen zu ersetzen. Der Originalzustand des Formular wird in der Kategorie "Alt" mit dem Namenspräfix "Re-" beziehungsweise "St-" gespeichert. - Falls das Qualifizieren nicht oder nur teilweise gelingt, erhaltenSie eine entsprechende Meldung und sollten durch eigene Änderungen die Qualifizierung vornehmen/vervollständigen. Suchen Sie hierzu nach "satz".
  • Richtigkeit der Qualifizierungen: In qualifizierten Formularen werden die Ersatzausdrücke daraufhin geprüft, ob Tabellen-und FEldnamen zueinander passen und in der Datenbank exisiteren.

Weitere Hinweise im Zusammenhang mit Formularen befinden sich an folgenden Stellen: