Dokument suchen

Das Fenster wird in verschiedenen Situationen für verschiedene Zwecke aufgerufen:
  1. Auswahl einer Rechnung oder einer Gutschrift aus Vergütung oder Frachtgutschrift zum Stornieren
  2. Auswahl eines Dokuments zum Nachdrucken
  3. Auswahl eines Dokuments zum nachträglichen E-Mail-Versand
  4. Auswahl eines Dokuments zur Anzeige des Rechnungs-/Dokument-Ausgangs
  5. Auswahl einer Rechnung zur Korrektur des Werks oder der Rechnungsgruppe
Je nach dem Weg, auf welchem das Fenster aufgerufen wurde, gibt es kleine Unterschiede in der Anzeige.
Im ersten Fall werden die anzuzeigenden Dokumente beim Öffnen des Fensters automatisch gefiltert. Das Filter hängt vom aufrufenden Stornofenster ab, indem auf stornierbare Rechnungen oder auf stornierbare Gutschriften aus Vergütung oder auf stornierbare Frachtgutschriften eingeschränkt wird. Stornierbar in diesem Sinn sind Dokumente, die bisher noch nicht storniert worden sind. Das erkennt das Programm daran, dass kein Stornodokument existiert, das sich auf das Originaldokument bezieht. Beim Nachdrucken und beim nachträglichen E-Mail-Versenden hängt das Filter von der Dokumentenart ab, die im übergeordneten Fenster gewählt wurde, indem nur die zutreffende Dokumentenart angeboten wird, zum Beispiel nur Rechnungen oder nur Gutschr.aus Rechnung oder nur Stornos aus Rechnung oder nur Gutschr.aus Vergütung oder nur Frachtgutschriften oder nur Frachtgut-Stornos oder nur Stornos aus Vergütung. Sie können das Filter abschalten, indem Sie die Option alle Belegarten wählen, um übersichtshalber auch andere Dokumente zu sehen. Dann werden diejenigen Dokumente, die nicht dem Filter entsprechen, eingefärbt angezeigt.
Beim Aufruf zum Nachdrucken für alle Belegarten und in den letzten beiden Fällen gibt es in diesem Fenster keine Filterung.

Wenn im aufrufenden Fenster eine Kunde vorausgewählt war, wird der Kunde hier ebenfalls vorbelegt. Sie können in diesem Fenster den Kunden ändern oder (statt auf Kunden) auf einen Händler beziehen, aber die Einschränkung nicht aufheben. Beachten Sie dabei, dass in den aufrufenden Fenstern zum Stornieren und zum Nachdrucken nur nach Kunden gefiltert wird, nicht nach Händlern. Nur im Fenster "E-Mail nachträglich versenden" bezieht sich der dort eingegebene Geschäftspartner auf Kunden oder auf Händler.

Um die Verarbeitungszeit in vertretbarer Grenze zu halten, unterscheidet das Programm, ob die Anzahl anzuzeigender Belege innerhalb der vorgegebenen Anzahl Belege liegt. Falls ja, wird bei einer Änderung der Auswahlkriterien gleich angezeigt, falls nein, müssen Sie zusätzlich den Schalter Anzeigen betätigen. Die vorgegebene Anzahl beträgt beim Öffnen des Fensters 50, kann von Ihnen aber verändert werden. Sie bezieht sich zunächst auf die letzten Dokumente, also diejenigen mit den größten Nummern. Sie können den Bezug ändern auf die entsprechende Anzahl ab einer bestimmten Rechnungsnummer oder ab einem bestimmten Dokumentendatum. Das Wort 'Rechnungsnummer' steht in diesem Sinn auch für Storno- oder Gutschriftsnummer.

Beachten Sie auch das Fehler-Kennzeichen *. Es wird dargestellt:
  • beim Stornieren: wenn es zu einer Rechnung fehlerhafterweise keine Lieferscheine gibt, oder zu einer Gutschrift aus Vergütung keine Vergütungen oder zu einer Frachtgutschrift keine Frachtbelege
  • beim Nachdrucken: wenn der Inhalt des Dokuments fehlerhafterweise leer ist

Mit Doppelklick oder mit der Eingabetaste können Sie ein Dokument auswählen. Im oben genannten vierten Fall wird das ausgewählte Dokument im Fenster Rechnungsausgang angezeigt. In den anderen Fällen wird die Rechnungsnummer in das aufrufende Fenster übernommen. Dabei erfolgen Kontrollen: Es muss sich um ein Dokument mit einer passenden Belegart handeln. Zum Nachdruck und zum nachträglichen E-Mail-Versand muss der Inhalt belegt sein. Zum Stornieren müssen Lieferscheine/Vergütungen/Frachtbelege vorhanden sein. Sie können aber auch ausnahmsweise eine schon stornierte Rechnung zum nochmaligen Stornieren auswählen, für den Fall, dass sie nur teilstorniert war; dazu müssen Sie die Einstellung 'alle Belegarten' benutzen.