Agenturprotokoll


Die Funktion "Agentur-Protokoll" erzeugt aus den vorhandenen und noch nicht agenturmäßig verarbeiteten Rechnungen ein sogenanntes "Protokoll". Sehen Sie hierzu auch die übergreifenden Hinweise zur Agenturabrechnung.

Das Agenturprotokoll ist ein Dokument je Rechnungsgruppe, eventuell je Werk(*1) und je Buchungsmonat(*2), dass eine Summe dieser Rechnungen darstellt. Die dabei vergebene Agentur-Nummer wird im Rechnungsausgangs-Datensatz gespeichert. Es werden spezielle Buchungen erzeugt. Agentur-Nummer, -Datum, -Buchungsdatum und das Druckabbild werden in einer Datenbanktabelle gespeichert.
Beim Öffnen des Fensters prüft das Programm sicherheitshalber:
  • dass alle Buchungen zu einer/m Rechung/Gutschrift/Storno dasselbe Buchungsdatum haben
  • dass es zu jeder/m Rechnung/Gutschrift/Storno mindestens einen Lieferschein oder eine Vergütung gibt. Für stornierte Dokumente sind diese "ehemaligen" Lieferscheine und Vergütungen versteckt; man findet sie vom Fenster "Rechnungsausgang" per Doppelklick auf die Lieferschein-/Vergütungszeile.
(*1) Es gibt zwei unterschiedliche Arbeitsweisen, die per Menü "Extras - Optionen - Fakturierung" einstellbar sind: Agenturprotokolle werkweise oder werkübergreifend (werkunabhängig) erstellen. Wenn Sie werkweise arbeiten, dann sollten Sie die Werke im Fenster "Werke bearbeiten" mit dem Kennzeichen "separat abrechnen" versehen. Dann werden werkübergreifende Rechnungen schon beim Erstellen verhindert. Sicherheitshalber prüft das Programm jetzt, beim Erzeugen der Protokolle nochmals, dass keine werkübergreifenden Rechnungen existieren und verhindert bei Verletzung dieser Bedingung die Weiterarbeit.

(*2) Die spätere Verbuchung erfolgt für das Protokoll und die einbezogenen Rechnungen gemeinsam; daher ist die Einschränkung auf einen Buchungsmonat für alle Rechnungen/Gutschriften/Stornos je Protokoll zwingend notwendig; auch das Protokoll muss denselben Buchungsmonat wie die Rechnungen haben.

Wenn Rechnungen/Gutschriften/Stornos zu verschiedenen Buchungsmonaten vorliegen, wählen Sie zunächst den gewünschten Buchungsmonat aus. Wenn es nur zu einem einzigen Buchungsmonat Daten gibt, dann ist dieses Auswahlfeld deaktiviert. - Das Programm zeigt Ihnen dann in der nebstehenden Liste die in diesem Buchungsmonat vorkommenden Rechnungsgruppen an. Sie können gleichzeitig alle oder mehrere oder nur eine einzelne Rechnungsgruppe selektieren.

Über den Schalter Details-Kontrollanzeige können Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Rechnungen verschaffen, zum Beispiel auch um Fehler wegen werkübergreifender Rechnungen aufzuklären. Es werden diejenigen Rechnungen angezeigt, die eine Rechnungsgruppe haben, aber noch auf keinem Agenturprotokoll enthalten sind.