Optionen - Druckeinstellungen

Frachtvergütung andrucken - abhängig hiervon wird der Preis inclusive oder exclusive der Frachtvergütung ausgewiesen; und es wird ein Kennzeichen für die Formulargestaltung gesetzt, um bei Wunsch die Frachtvergütung separat darzustellen. (Insoweit besteht eine Analogie zu "Rabatte andrucken".) Die Wirkung des Häkchens kann fahrzeugweise durch ein Häkchen im Fahrzeug abgeschaltet werden.

Rabatte andrucken - abhängig hiervon wird der Preis inclusive oder exclusive dem Rabatt ausgewiesen; und es wird ein Kennzeichen für die Formulargestaltung gesetzt, um bei Wunsch den Rabatt separat darzustellen; es beteht also eine Analogie zu "Frachtvergütung andrucken". Die Wirkung dieses Häkchens kann durch das Häkchen bei Preis 0.00 nicht andrucken und durch das Häkchen bei Gutschriftsbelegen nicht andrucken eingeschränkt werden.

Fusstext am Ende andrucken - ohne dieses Häckchen werden die Fusstexte vor der Artikelübersicht auf der Rechnung / Storno angedruckt. -Wenn das Häckchen gesetzt ist, werden die Fusstexte ganz am Ende der Rechnung / Storno angedruckt.

Die Auswahlmöglichkeiten in der Gruppe Artikelübersicht steuern die Darstellung einer zusätzlichen tabellenförmigen Übersicht aller auf der Rechnung vorkommenden Artikel am Rechnungsende. Die Optionen nie und immer sind selbsterklärend. Bei mehrfachen Artikeln erscheint die Übersicht dann, wenn mindestens ein Artikel mehrfach auf der Rechnung vorkommt. Dabei ist es unerheblich, ob der Artikel mehrfach auf einem Lieferschein oder auf verschiedenen Lieferscheinen der Rechnung vorkommt. Die Darstellung hängt weiterhin davon ab, ob und wie im verwendeten Formular die Artikelübersicht vorgesehen ist. (Unterscheiden Sie hiervon das Häkchen "Artikelbestand".)

Das Häkchen Artikelbestand bewirkt den zusätzlichen Druck nur derjenigen Artikel, die zur Bestandführung vorgesehen sind, und zwar den gesamten beim Kunden vorhandenen Bestand. Der Bestand wird beim endgültigen Erzeugen von Rechnungen und Stornierungen/Gutschriften fortgeschrieben und kann zusätzlich über das Fenster Bestände anpassen beeinflusst werden. Die Darstellung muss im Formular vorgesehen sein. (Unterscheiden Sie hiervon das Häkchen "Artikelübersicht".)

Vorzeichen mit negativer Summe nicht umkehren - Wenn die Summe einer Rechnung negativ wird, dann setzt das Programm ein Kennzeichen, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Das Kennzeichen kann bei der Formulargestaltung abgefragt werden und der Formulargestalter kann dadurch zum Beispiel im Rechnungskopf statt "Rechnung" das Wort "Gutschrift" darstellen. Das Programm dreht in diesem Fall die Vorzeichen aller Summenbeträge (Netto, Steuer, Brutto, Skonto, ...), damit diese Beträge als (normale) positive Zahlen dargestellt werden. Das Drehen der Vorzeichen lässt sich durch dieses Häkchen abschalten. Bei gesetztem Häkchen werden die Summenbeträge der Gutschriften also negativ dargestellt. Das betrifft auch Gutschriften aus Vergütung. Das Häkchen hat keine Auswirkungen bei Stornos und bei Gutschriften aus Rechnungen.

Negative Menge positiv darstellen - Das Programm kehrt lediglich das Vorzeichen des errechneten Positionsbetrages um. Das Vorzeichen der Menge selbst wird dadurch nicht beeinflusst.
Das Häkchen Skonto auf Gutschriften setzt bei der Rechnungserstellung ein Kennzeichen, das bei der Formulargestaltung ausgewertet werden kann. Dadurch lassen sich Gutschriften aus Lieferscheinen mit negativem Betrag sowie Gutschriften aus Vergütungen bezüglich der Skontodarstellung genauso behandeln wie Rechnungen.

Für eine spätere Agenturabrechnung gibt es das Häkchen Rechnungen einzeln je Rechnungsgruppe. Damit lässt sich der Erstellen von Rechnungen und Gutschriften aus Vergütung so einschränken, dass ein Erzeugungslauf nur für eine einzelne Rechnungsgruppe möglich ist.

Die Randeinstellungen links und oben werden an das Formular übergeben und können bei der Formulargestaltung verwendet werden.

Die unter Rechnungsnummer-Präfix beziehungsweise -Suffix eingestellten Zeichen werden der Rechnungsnummer - nur beim Ausdruck - voran- beziehungsweise nachgestellt.

Die Frachtvergütung hat nur mittelbar mit Druckeinstellungen zu tun. Inhaltlich gehört sie eher zu den Fakturier-Einstellungen. Sie wird bei der Preisberechnung anstelle der Frachtvergütung aus Sonderkonditionen/Produktgruppen verwendet, wenn es jene nicht gibt. Weiterhin ist es möglich, eine Mindestmenge für die Frachtvergütung festzulegen; die Frachtvergütung wird nur dann verwendet, wenn die Lieferscheinmenge mindestens so groß wie dieser Grenzwert ist. - Der zugehörige Text für Frachtvergütung ist direkt für den Ausdruck auf Rechnung/Gutschrift/Storno vorgesehen und von der Formulargestaltung abhängig.

Durch Gemeinsame Rechnungs- und Stornoformulare vereinfacht und verbessert sich die Formulargestaltung. Es müssen dazu aber auch einige zusätzliche Besonderheiten beachtet werden.

In der Auswahlgruppe elektronische Rechnungen sollte unter Aktivierung im Regelfall die Auswahl aktiviert (Standard) getroffen werden. Die Einstellung deaktiviert kann im Ausnahmefall verwendet werden, wenn ausnahmsweise einmal keine elektronischen Dokumente erstellt werden sollen/können. Beim Öffnen des Fensters zum Erstellen von Dokumenten erhalten Sie dann eine entsprechende Warnung, wenn sowohl das folgende Häkchen für die zutreffende Belegart gesetzt ist als auch Geschäftspartner zum elektronischen Versand vorgesehen sind. Die Einstellung intern ist nur für einen speziellen Sonderfall vorgesehen.

Die Optionen Text-Format oder Html-Format steuern das Aussehen der EMail. Im Html-Format bestehen erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten, beispielsweise durch Schriftarten und Schriftgrößen. Je nach gewählter Option müssen die Formulare passend gestaltet sein.

Die Priorität versieht die E-Mail mit einem entsprechenden Kennzeichen.

Das Erstellen elektronischer Dokumente kann separat gesteuert werden für Rechnungen, Stornos/Gutschriften aus Rechnungen, Gutschriften aus Vergütung, Stornos aus Gutschriften aus Vergütung, Frachtgutschriften und Stornos aus Frachtgutschriften. Gutschriften aus negativen Lieferscheinen fallen in die Kategorie 'Rechnungen'. Die elektronischen Dokumente werden nur dann erzeugt, wenn sowohl die Auswahl 'aktiviert' getroffen ist als auch das Häkchen für die jeweilige Dokumentenart gesetzt ist. Betroffen sind für Rechnungen, Stornos und Gutschriften aus Rechnungen/Vergütungen nur solche Kunden und Händler, die in den Stammdaten das Häkchen 'elektronische Rechnungen' und eine gültige E-Mail-Adresse haben. Frachtgutschriften und deren Stornos werden dann elektronisch erzeugt, wenn in den Stammdaten unter 'Spediteur' das Häkchen gesetzt und die E-Mails-Adresse eingetragen ist. Alle anderen Geschäftspartner erhalten die Dokumente als Druckdatei.
Zum Erstellen von elektronischen Dokumenten müssen zwingend auch die entsprechenden Einstellungen auf der Karteiseite elektronischer Versand vorgnommen werden.
E-Mails werden nur bei der endgültigen Verarbeitung erstellt, beim Entwurf werden die Dokumente für alle Geschäftspartner als Druckdatei erzeugt. Abhängig von den vorliegenden Daten kann es sein, dass überhaupt kein Druckdokument erzeugt wird, sondern nur E-Mails entstehen, oder umgekehrt. Das Erzeugen von E-Mails wird durch temporäre Meldungen angezeigt und außerdem in einem Protokoll vermerkt.

Das Häkchen Werke-Einzelauswahl verändert das Fenster zum Erstellen von Rechnungen. Anstelle der Von-Bis-Spanne für Werke ist dann dort eine ComboBox vorhanden, aus der Sie die einzubeziehenden Werke auswählen können. Die Einträge der ComboBox definieren Sie hier in diesem Fenster. Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird eine mehrzeiliges Eingabefeld sichtbar, in dem Sie je eine Zeile für jeden ComboBox-Eintrag festlegen können. Die zulässige Syntax erkennen Sie an den Beispielen.

Folgende Häkchen/Einstellungen werden derzeit nicht verwendet:
  • Rabatt-Einzelpreis unterdrücken
  • Druckqualität